ابزار شناخت بیشتر سازمان
سید محمد اعظمی نژاد* منبع: Mindtools این سناریو را در نظر بگیرید: به دلیل اتخاذ سیاست‌های انقباض مالی یک شرکت، مدیرعامل از دستیار خود می‌خواهد برای ماموریت‌های بین شهری کارکنان فروش، ارزان‌ترین پروازهای ممکن و هتل‌های محل اقامت را پیدا کند. اما همین تصمیم به ظاهر بی ضرر، سازمان را با مشکلات عجیبی مواجه کرد، چرا که به دلیل خدمات دهی نامناسب چنین شرکت‌های هواپیمایی از جمله تاخیر در پرواز (البته این موضوع در برخی کشورها به گرانی و ارزانی شرکت هواپیمایی ارتباطی ندارد!)، برخورد نامناسب و توهین‌آمیز مهمانداران هواپیما، پذیرایی غذایی و اسکان نامناسب در هتل موجب احساس خستگی، کم حوصلگی و در نهایت تضعیف روحیه در کارکنان به‌ویژه کارشناسان فروش شرکت و در نتیجه افت شدید میزان فروش شد.
مثال ساده‌ای که بیان شد نمایانگر زمانی است که درک مناسبی از ارتباط اهداف یک تیم با اهداف کلی سازمان حاصل نشده است. البته در این سناریو هدف سازمان که کاهش هزینه‌های ناشی از سفرهای کاری بود، محقق شد؛ اما در عوض آسیبی جدی بر عملکرد کلی سازمان وارد شد!
استفاده از ابزار مدل دانش سازمانی دمینگ در چنین مواردی می‌تواند مفید واقع شود. این ابزار به شما کمک می‌کند تا اهداف تیمی خود را با در نظر گرفتن اهداف سازمانی تنظیم کنید.
معرفی ابزار
ابزار مدل دانش سازمانی دمینگ، برای اولین بار توسط پروفسور ادوارد دمینگ ارائه شده است. این ابزار به شما کمک می‌کند تا به سازمان به صورت کلی نگاه کنید و به این ترتیب قادر خواهید بود درک بهتری از چگونگی تاثیر اقدامات تیم خود بر دیگر بخش‌های سازمان داشته باشید. با استفاده از این ابزار خواهید توانست به شکل موثرتری با کلیه قسمت‌های سازمان فعالیت مشترک انجام دهید. پروفسور دمینگ در معرفی این ابزار می‌گوید، این مدل علاوه بر بهبود تعاملات کاری می‌تواند منجر به رضایت شغلی بیشتر میان کارکنان نیز شود. شمای کلی این ابزار در شکل زیر به نمایش گذاشته شده است:
هنگام استفاده از این ابزار به ارتباط هر جزء با اجزای دیگر توجه داشته باشید چرا که تغییر در هر جز می‌تواند منجر به تاثیرگذاری در اجزای دیگر شود. برای مثال، ممکن است اتخاذ تصمیمی در سازمان (نظریه دانش) منجر به تغییراتی در فرآیندها (سیستم‌های سازمان) شود و بر اثر آن کارکنان حس بهتری نسبت به کار داشته باشند (روانشناسی) و بعد از آن بعضی افراد کار خود را بهتر انجام دهند (اثر تغییر).
۱) سیستم سازمانی: مسیری است که در آن تمام قسمت‌های سازمان، از جمله کلیه کارکنان، تامین‌کنندگان، تیم مدیریت و مشتریان با آن در تعامل بوده و با کمک آن اهداف سازمانی را محقق می‌کنند. مهم این است که این سیستم برای تمامی اجزای یاد شده هدفی مشترک در نظر می‌گیرد.
ابتدا نیاز به درک کامل سازمان و تیم‌ها و گروه‌های داخلی آن را دارید. باید به خوبی چشم‌انداز و ماموریت را درک کنید و از تاثیر عوامل بیرونی چون مشتری و تامین‌کنندگان بر آنها آگاه باشید. با استفاده از نمودار سازمانی جریان فرآیندها، می‌توانید به روابط اجزای سازمان به خوبی مسلط شوید.
۲) اثر تغییر: این بخش شامل تغییرات و تضادهایی است که می‌تواند اهداف سازمان شما را تحت تاثیر خود قرار دهد. برای مثال ممکن است گاهی در سازمان، یک واحد کار خود را با کیفیت بالاتر یا زودتر از موعد مقرر تحویل دهد یا برعکس کاری پایین‌تر از استانداردهای تعیین شده و همراه با تاخیر ارائه شود. به‌طور بدیهی هر دو حالت ممکن است اثراتی بر نحوه رسیدن به اهداف سازمان داشته باشد.
می‌توانید این موضوعات را مورد توجه قرار دهید:
 آیا فعالیت‌هایی در سازمان وجود دارند که انجام آن بیش از زمان استاندارد به طول بیانجامد؟
 آیا تا به حال به مشکلاتی در زمینه کیفیت انجام کار برخورد کرده‌اید؟
 آیا استاندارد تعریف شده کار با توانایی اعضای تیم سازگاری دارد؟
ضمنا می‌توانید پاسخ این سوالات و نحوه تاثیر این مولفه بر سه مولفه دیگر این ابزار را مورد بررسی قرار دهید.
۳) نظریه دانش: این مولفه به این معنی است که چگونه بخش‌های مختلف سازمان از دانش به اشکال مختلف داده، روند و اطلاعات برای تصمیم‌گیری در تغییر استفاده می‌کنند. برای مثال یک شرکت فروش بیمه اینترنتی، ممکن است استراتژی بازاریابی خود را از تجزیه و تحلیل میزان ترافیک سایت اینترنتی خود استخراج کند یا یک شرکت خرده فروش ممکن است دانش خود را برای جهت‌گیری رسیدن به اهداف سازمان از استقبال مصرف‌کنندگان از محصولی خاص به‌دست بیاورد.
می‌توانید این موضوعات را مورد بررسی قرار دهید:
 آیا به‌طور موثر از دانش موجود در سازمان برای تصمیم‌گیری‌ها استفاده می‌شود؟
 آیا با استفاده از اطلاعات موجود در سازمان، توانایی استفاده از فرصت‌ها و مقابله با تهدیدها را دارید؟
 آیا اطلاعات مربوط به اهداف تیم‌های دیگر بر تصمیم‌گیری‌های شما تاثیرگذار است؟
۴) روانشناسی: این مولفه مربوط به نحوه عملکرد کارکنان در سازمان است. با داشتن درک مناسب‌تر در این بخش، قادر خواهید بود اعضای تیم را با روش‌های بهتری مورد تشویق و انگیزش قرار دهید.
* عضو هیات‌رییسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران (hrjournalist.blogfa.com)

ابزار شناخت بیشتر سازمان