چهار دلیل برای اثبات نیاز به سیاست «در باز»
نویسنده: Lisa Quast مترجم:میثاق شمشیری منبع:forbes وقتی تازه در یک سمت مدیریتی انتخاب شده‌اید، احتمالا در وضعیتی قرار خواهید گرفت که اشخاص زیادی برای نصیحت کردن به نزد شما می‌آیند. البته به عنوان یک مدیر شما باید با رویی گشاده از این امر استقبال کنید. شاید بارها شنیده باشید که شنیدن نصیحت و پیشنهادهای دیگران برای شما بسیار مفید باشد، ولی اگر بدانید که باز گذاشتن در دفتر کار شما چقدر می‌تواند مفید واقع شود شگفت زده خواهید شد. آیا این کار واقعا ضرورت دارد؟
دلایل زیادی را می‌توان برای توجیه مفید بودن این رویکرد «باز گذاشتن در دفتر مدیریت» - یا همان سیاست در باز- بیان کرد. قابلیت دسترسی آسان به مدیریت و تشویق کارمندان به ارتباطی آزاد، یکی از پیامد‌هایی است که استفاده از این سیاست با خود به همراه می‌آورد.
باز بودن در دفتر مدیر منجر می‌شود تا وی بتواند به سرعت در جریان امور مهم و ضروری قرار گیرد. البته به دلیل پیدایش رابطه کاری بهتر با کارکنان، رد و بدل شدن ارتباطات معمولی هم راحت‌تر صورت می‌پذیرد.
چهار مزیت استفاده از سیاست در باز:
دسترسی: مدیرانی که سطوح دسترسی راحت‌تری را در اختیار کارکنان قرار می‌دهند، مستعد آن هستند که کارکنان آنها راحت‌تر با آنها ارتباط برقرار کرده و حتی برای مسائل کوچک‌تر که نیاز به یک گپ کوتاه دارد، بتوانند از مشورت مدیر بهره‌مند شوند. مدیرانی که در اتاقشان به روی کارمندان باز باشد، در واقع فرصت این را به خود می‌دهند که بتوانند در جریان امور باشند. از اتفاقات با خبر بوده و از تغییرات روزانه شرکت مطلع باشند.
جریان آزاد ارتباطات: کسانی که از سیاست در باز استفاده می‌کنند راحت‌تر می‌توانند انتظار شنیدن بحث‌های غیر‌رسمی را که در اغلب موارد منجر به نکات مهمی در رابطه با کسب و کار می‌شود، داشته باشند. مدیرانی که در اتاقشان را بسته نگه می‌دارند به زودی میان خود و محیط کاری و اتفاق‌هایی که در آن رخ می‌دهد، حائلی احساس خواهند کرد. آنها کم‌کم از دایره کاری شرکت دور می‌شوند، زیرا بسته بودن در به طور ضمنی این پیامد را به همراه دارد که شخص درگیر کارهای شخصی خود بوده و تمایلی برای روبه‌رو شدن با مسائل جدید از خود نشان نخواهد داد.
دسترسی سریع به اطلاعات: سیاست در باز، کارمندان را تشویق می‌کند تا به محض برخورد با موردی خاص و موقعیتی مهم یا در صورت داشتن ایده‌ای خوب به سراغ دفتر مدیر رفته و آن موارد را با او در میان بگذارند. در صنایع پر سرعت، دسترسی سریع به اطلاعات از مزیت‌های یک شرکت محسوب می‌شود. مدیرانی که در اتاقشان بسته باشد، سرعت دسترسی خود به اطلاعات را کم می‌کنند. بسته بودن در برای بسیاری از کارمندانی که با ایده‌های خوب قدم برداشته اند به معنی یک مانع خواهد بود. بسیاری از آنها نمی‌خواهند مزاحم تمرکز مدیر شوند. حتی این امر می‌تواند موجب اختلال ارتباط، در شرایط ضروری هم بشود.
ارتباط کاری نزدیک‌تر: سیاست در باز می‌تواند منجر به پیدایش فرهنگ دوستی در ارتباطات باشد. می‌تواند این باور را در کارکنان ایجاد کند که مدیر علاقه‌مند به قرار گرفتن در رخداد‌های روزمره بوده و در پی آن صمیمیت بیشتری بین آنها قابل انتظار است. بسته بودن در، نه تنها باعث رسمی شدن محیط کاری می‌شود، بلکه به موازات آن رازداری را هم در افراد پرورش می‌دهد که موجب تاثیری منفی در ارتباط مدیر و کارمند می‌شود. در این شرایط صمیمیت تبدیل به احساس فرمانبرداری می‌شود.
بسته بودن در، بعد از مدتی می‌تواند مانعی میان مدیر و زیردستان باشد. این مانع معایبی مانند ایجاد محیطی رسمی و رازآلود دارد. در محیط‌هایی مانند این، کارمندان از آزادانه صحبت کردن ترس داشته و نمی‌توانند علاقه مدیر را در کسب و کار تشخیص دهند، حتی ممکن است در این فرآیند، کارکنان اعتماد خود را به مدیر از دست داده و به صداقت وی مشکوک شوند.
اما در عین حال در حالی که یک مدیر از این سیاست استفاده می‌کند، بعضی مواقع باید پشت درهای بسته کار خود را انجام دهد، مثلا برای گرفتن تصمیمات محرمانه یا برگزاری جلسات خصوصی. در این موارد وقتی بنا بر این است که محیط کاری باید برای همه کارکنان باشد، نباید اتاق مدیر مورد استثنا باشد. در این موارد می‌توان از اتاق‌های کنفرانس برای برگزاری جلسات خصوصی و محرمانه بهره گرفت.
اما دلیل این حرف چه می‌تواند باشد؟ وقتی در طول زمان کارمندان شاهد بسته بودن در اتاق دفتر مدیر برای امور محرمانه کاری باشند، پس از مدتی وقتی مدیر یکی از کارمندان را فرا می‌خواند و در را می‌بندد باعث می‌شود تا موجی از اضطراب در میان کارمندان ایجاد شود.