آسیب‌شناسی اهمیت ندادن به زمان در شرکت‌ها
نویسنده: میشل راندال مترجم: شهلا زمانی اسکوئی منبع: Washington Post شرکت‌ها هیچ‌ گاه نمی‌خواهند رانندگان حمل کالاهایشان برای تحویل آخرین بسته‌های بار با مخزن خالی بنزین روبه‌رو شوند؛ به خصوص که اگر کالای حساسی داشته باشند و کامیون حمل بار مجبور شود کنار جاده بماند.
اما بسیاری از صاحبان کسب‌وکار، زمانی که مساله مدیریت زمان، چه برای خودشان و چه برای کارمندانشان مطرح می‌شود، رویکرد «رانندگی با باک خالی» را در پیش می‌گیرند و به اهمیت این موضوع توجهی نمی‌کنند. اغلب ما به اشتباه فکر می‌کنیم که بهره‌وری به معنی داشتن مشغله زیاد است، اما این موضوع باعث می‌شود صاحبان کسب‌وکار فرصت سوخت‌گیری مجدد فکری را از خود بگیرند. انجام بیشترین حجم کار با کمترین تعداد نیروی کار در کوتاه‌ترین زمان، ممکن است در دنیای کسب‌وکار مورد تحسین واقع شود، اما اگر همه ثانیه‌های خود را از کار پر کنید، لزوما به هدف خود نمی‌رسید. بالعکس، بهره‌وری حقیقی، با ایجاد یک فضای خالی از زمان در روز به دست می‌آید.

شما منبع انرژی نیستید
عدم‌درک صحیح شما از ارزش واقعی زمانتان، مشکلی نهفته است. اغلب صاحبان کسب‌وکار، ارزش مالی زمان کارمندان خود را می‌دانند، اما برای زمان خود ارزشی قائل نیستند. شما نیاز به شناسایی چیزی دارید که من از آن به عنوان «بهترین و بالاترین» بهره‌وری یاد می‌کنم که به معنی ارزیابی دقیق کاری است که فقط شما از عهده انجام آن برخواهید آمد.
رسیدن به «بهترین و بالاترین» بهره‌وری به این معنی است که شما در انجام کار، مؤثر، متعهد و تمام‌کننده آن کار باشید. کاری که توسط شما انجام می‌شود، سهم شما از انجام آن است، به این معنی که تنها شما می‌توانید آن را انجام داده و با انجام آن به هدف خود تحقق بخشید. از سوی دیگر، زمانی که در انجام کاری برای شما اجبار وجود نداشته باشد و شخص دیگری توان انجام آن را داشته باشد، شما به سمت دلسرد شدن و تضعیف روحیه خود پیش رفته‌اید. در این صورت خود را در موقعیتی می‌یابید که دیوانه‌وار در حال انجام کار هستید، اما حقیقت این است که تمام زمان خود را صرف کارهای تکراری کرده‌اید.

بیاموزید که چگونه خود را
مدیریت کنید
شما نمی‌توانید زمان را مدیریت کنید؛ تنها می‌توانید خود را مدیریت کنید. اکثر مدیران نمی‌توانند بر عادات کاری خوب خود ثابت‌قدم باشند. در اینجا به چند راهکار عام صاحبان کسب‌وکارهای کوچک اشاره می‌شود که می‌توانند اثربخشی بالایی داشته باشند:

۱) محول کردن کار به دیگران برای دستاوردهای بهتر
اگر شخص دیگری قادر به انجام کاری است که شما انجام می‌دهید، کار را به او محول کنید تا شما نیز بتوانید روی کارهای دیگر تمرکز کنید. استخدام نیرو هزینه‌بر است، اما هزینه آنها برای شما خیلی کمتر از سودی است که ممکن است از دست بدهید. دانستن اینکه چگونه کار را به کسی واگذار می‌کنیم، به اندازه دانستن اینکه چه چیز و به چه کسی محول می‌کنیم، اهمیت
دارد.
برای انجام موفقیت‌آمیز این کار، فرد مورد نظر را آماده و تایید کنید و از واگذاری معکوس جلوگیری کنید و مطمئن باشید او فرد مسوولیت‌پذیر و پاسخگویی خواهد بود. اغلب مدیران، در زمان واگذاری کار، تنها یک یا دو اقدام ضروری را انجام می‌دهند و در نهایت کارکنان خود را به دلیل عدم‌ دستیابی به نتیجه مطلوب، سرزنش می‌کنند.

۲) حذف کردن افراد اتلاف‌کننده زمان
مشغول بودن همیشه به معنای مؤثر بودن نیست. افرادی که وقت تلف می‌کنند را شناسایی و آنها را حذف کنید. اتلاف کردن زمان شامل مواردی همچون، وقت گذراندن در رسانه‌های اجتماعی، عدم ‌داشتن تمرکز در زمان پیچیدگی کارها و همچنین فکر نکردن درست به مسائل می‌شود. وقتی زمان‌مان را صرف انجام کارهای موثر می‌کنیم، طرز فکر و اعتماد به نفس قوی‌تری خواهیم داشت.

۳) حرکت کردن فراتر از تفکر سست‌انگارانه
من مدیران عامل بسیاری را تربیت کردم که بدون اینکه اول در مورد آنچه می‌خواهند انجام دهند خوب فکر کنند، خود را درگیر پروژه‌ها می‌کنند. این رویه معمولا باعث از دست دادن زمان، اتلاف تلاش و بدتر از همه از دست دادن فرصت‌های دیگر می‌شود.
زمانی که می‌خواهید کاری را انجام دهید، تفکر کردن در مورد موضوع مورد نظر بسیار ساده‌تر خواهد بود. روی آن موضوع تمرکز و عمل کنید. بیشتر اوقات در شرکت های کوچک این موارد بر عکس انجام می‌شود و نتایج آن فاجعه‌آمیز خواهد بود.

۴) متوقف کردن عمل و آغاز تفکر
تفکر و تمرکز کردن روی یک پروژه پیش از انجام کار، به معنای صرف کردن زمانی برای ارزیابی قسمت‌های مختلف کسب‌وکاری است که ممکن است انرژی ذهنی خود و همکارانتان را در آن به هدر دهید. با تغییراتی کوچک در بخش‌های کلیدی، می‌توانید باعث افزایش بهره‌وری شوید:
• خود را بشناسید: بالاترین و بهترین توانایی‌های خود را مشخص کنید. برای مثال، اگر شما منبع اصلی سودآوری هستید، تمرکز خود را تنها روی این مورد بگذارید و شروع به حذف کارهایی که در لیست شما باعث از بین بردن وقت مفید شما می‌شود، کنید.
• سازمان خود را بشناسید: فهرستی از کارهایی که می‌توانید به دیگران محول کنید و افرادی که مهارت و توانایی به عهده گرفتن آنها را دارند، تهیه کنید.
افراد بیشتری را جهت پر کردن شکاف‌های موجود در سازمانتان استخدام کنید.
• از تعلل جلوگیری کنید: من معمولا صاحبان کسب‌وکارهایی را می‌بینم که در مقابل یک مورد پیچیده، سریع آشفته می‌شوند. تعلل زیاد باعث حس دستپاچگی می‌شود که بهره‌وری را متوقف می‌کند. اگر بتوانید با شجاعت از عهده حل مشکلات برآیید، عملکرد شما به طور معنا داری مطلوب خواهند شد.

• زمانی را برای فکر کردن اختصاص دهید: ممکن است ابتدا غیر ممکن به نظر برسد، اما من به صاحبان کسب‌وکار توصیه می‌کنم تا زمان آزادی را در روز خود ایجاد کنند. این زمان باعث می‌شود تا ذهن شما بازتر شود و انرژی از دست رفته خود را بازیابید. اگر شما درگیر این موضوع هستید که چه زمانی به خود استراحت دهید، یک برنامه روزانه در تقویم خود جای دهید و به این برنامه عمل کنید.

• با هرج و مرج و بی‌نظمی بی‌رحمانه برخورد کنید: این‌ بی‌نظمی‌ها می‌توانند فیزیکی یا ذهنی باشند. آرامش و نظم ایجاد کنید تا بیهوده زمانی را صرف کارهایی مانند جست‌وجوی یک ایمیل خاص یا پیدا کردن قراردادی که به آن احتیاج دارید، نکنید. خود را مجبور کنید که میزتان را بعد از هر روز کاری مرتب کنید تا روز بعد کار خود را با ریخت‌و‌پاش‌های روز قبل آغاز
نکنید.
کار کردن در زمانی که ذهن و فکر شما خسته است، باعث کاهش بهره‌وری می‌شود. یک زمان آزاد یا یک نکته کلیدی می‌تواند در آماده‌سازی مجدد ذهن شما و کارکرد هوشمندانه‌تر آن مفید باشد.
اگر بیاموزید که خود را بهتر مدیریت کنید، زمان و شغل شما بسیار تاثیرگذارتر خواهد شد و از کاری که انجام می‌دهید لذت بیشتری خواهید برد.