سید‌محمد اعظمی‌نژاد* منبع: Mindtools- Forbes مدیر یک سازمان هر روز در معرض بمباران اطلاعات قرار می‌گیرد. نتیجه یک پژوهش نشان می‌دهد اطلاعاتی که یک فرد معمولی در طول یک سال دریافت می‌کند معادل اطلاعات ۱۷۴ روزنامه چاپ شده در دنیا در یک روز است. وجود این میزان اطلاعات، اهمیت مدیریت دانش را دو چندان می‌کند. سه دلیل اصلی برای شرکت‌های موفق در استفاده فعال از ابزار مدیریت دانش وجود دارد: ۱) تسهیل در قابلیت تصمیم‌گیری ۲) ایجاد سازمانی یادگیرنده ۳) ایجاد فرهنگ تغییر و نوآوری در ساده‌ترین حالت، مدیریت دانش سازماندهی، ذخیره‌سازی و به اشتراک‌گذاری اطلاعات حیاتی سازمان به طوری که در دسترس همگان باشد، تعریف می‌شود. دانش چیست؟ واژه‌هایی مانند «داده»، «اطلاعات» و «دانش» اغلب به جای یکدیگر مورد استفاده قرار می‌گیرند؛ اما تفاوت‌های مهمی بین آنها وجود دارد. • داده، عبارت است از اطلاعاتی که البته معنای خاص ندارد. برای مثال عدد ۱۰۰۰ یا نام تام اسمیت. • اطلاعات، به داده‌های سازماندهی شده می‌گویند. برای مثال عبارت«تام اسمیت یک مدیرعامل است»، «میزان تولید ۱۰۰۰ عدد در روز»، بخشی از یک اطلاع است. اینجا جزئیات بیشتری نسبت به داده در اختیار است. • دانش، اطلاعات را به صورت سازماندهی شده و آماده برای تصمیم‌گیری به ما می‌دهد. برای مثال «تام‌اسمیت مدیرعامل بزرگ‌ترین شرکت رقیب ماست» و «میزان تولید شرکت او ۱۰۰۰ عدد در روز از محصول مشابه است». تفاوت کلیدی میان دانش و اطلاعات در این است که دانش به ما قدرت تصمیم‌گیری و اقدام می‌دهد. دانش خود به دو دسته اصلی تقسیم می‌شود: دانش آشکار، شامل مواردی است که به آسانی و با روش‌های مختلف از جمله آموزش مستقیم، استفاده از یک بانک اطلاعاتی یا یک کتاب قابل استخراج است. دانش ضمنی، به راحتی قابل استخراج نیست و ماحصل تجارب، مهارت‌ها و دانشی است که در ذهن افراد قرار دارد. بنابراین مدیریت آن سخت‌تر است. پیاده سازی مدیریت دانش؛ مدیریت دانش در سازمان‌ها به دو روش قابل اجرا است، که البته تصمیم به انتخاب و استفاده از آنها به عوامل مختلفی از جمله فرهنگ سازمانی مرتبط است. - سیستم‌های سخت‌افزاری؛ این روش می‌تواند شامل روش‌هایی چون wiki‌های مشارکتی باشد؛ به طوری که در آن افراد دسترسی اضافه و اصلاح کردن اطلاعات را دارند. روش‌های دیگر همچون ایجاد یک بانک اطلاعاتی یا نرم‌افزاری که افراد به آن دسترسی برای ورود اطلاعات داشته باشند نیز قابل استفاده است. - سیستم‌های نرم‌افزاری؛ این روش شامل اقدامات خاصی چون برگزاری جلسات و ایجاد مکانیزم‌های ارتباطی افراد با یکدیگر برای تسهیم دانش است. روش‌هایی چون مربیگری (mentoring)، مرور بعد از اقدام (action after review) و مواردی از این قبیل به عنوان رویکردهایی برای سیستم‌های نرم‌افزاری در مدیریت دانش شناخته می‌شوند. نکته قابل توجه این است که دانش ضمنی سازمان اغلب با سیستم‌های نرم قابل استخراج است و دانش آشکار سازمان نیز از طریق سیستم‌های سخت قابل شناسایی است؛ به همین دلیل معمولا براساس اقتضای سازمان، تلفیقی از هر دو سیستم برای مدیریت دانش استفاده می‌شود. می‌توانید با استفاده از نکات زیر راه خود را برای پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان هموار کنید: - ابتدا دانش ضمنی سازمان را شناسایی کنید؛ در بسیاری از سازمان‌ها شناسایی دانش ضمنی افراد، مانعی بزرگ برای مدیریت دانش است. اگر قصد پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت دانش را در سازمان خود دارید، سعی کنید با تشکیل جلسات طوفان ذهنی، ایده‌های کارکنان برای چگونگی جذب و استخراج دانش ضمنی را به دست آورید. - با گروه‌های کوچک‌تر شروع کنید؛ برای اینکه بتوانید شرایط را بهتر مدیریت کنید، شناسایی و به اشتراک‌گذاری دانش را از واحدهای کوچک‌تر سازمانی آغاز کنید سپس آن را توسعه دهید. - به کارکنان کمک کنید برای تسهیم دانش خود احساس راحتی کنند؛ «فروش» مدیریت دانش به تیم‌های کاری شما ممکن است سخت باشد. ممکن است بعضی افراد تمایلی به اشتراک‌گذاری دانشی که طی سالیان زیاد در سازمان به دست آورده‌اند، نداشته باشند. سعی کنید تسهیم دانش را به بخشی از فرهنگ و فعالیتی همه‌گیر در سازمان تبدیل کنید. شاید یکی از روش‌های تشویقی برای این کار، ارتباط میزان به اشتراک گذاری دانش کارکنان با نمرات ارزیابی عملکرد آنها باشد. - روش‌های تسهیم دانش را تا حد ممکن ساده کنید؛ اغلب افراد مشغله کاری دارند بنابراین باید مکانیزمی ایجاد کنید که به اشتراک گذاری دانش خیلی برای آنها زمانبر نباشد. - برای افراد در شرف بازنشستگی برنامه ویژه داشته باشید؛ یکی از محرک‌های قوی برای سازمان‌ها در انجام مدیریت دانش، خروج افراد با تجربه سازمان به دلیل بازنشستگی است چرا که در عمل بخش عمده‌ای از دانش ضمنی از سازمان خارج می‌شود. بنابراین لازم است برای استخراج دانش این افراد برنامه‌ای ویژه و مدون تهیه و اجرا کنید. در کسب و کار امروزی شاید یکی از مولفه‌های حیات و بقای سازمان‌ها، مدیریت دانش سازمانی تلقی می‌شود، بنابراین پیشنهاد می‌شود با تدوین یک استراتژی مدون به اجرای آن در سازمان خود بپردازید. *عضو هیات رییسه کمیته تخصصی توسعه-انجمن مدیریت منابع انسانی ایران (hrjournalist.blogfa.com)