نویسنده: برایان سیلورمن مترجم: سیمین راد حضور در عرصه‌ دانشگاهی و به‌پیش‌بردن یک کسب‌و‌کار، مرا به این سمت سوق داد که تدریجا به یک کارشناس در زمینه مدیریت زمان تبدیل شوم. وقتی دانشجوی سال دوم دانشگاه بودم و در دانشگاه دوک (Duke) در رشته عصب‌شناسی تحصیل می‌کردم، شرکت «تولید دستمال کاغذی» را همراه با دوستانم بنیانگذاری کردم و از آنجا که می‌خواستم هم در دانشکده و هم در کسب‌و‌کار موفق عمل کنم نیاز داشتم به شیوه‌ای دست یابم که بتوان وقت را به مطلوب‌ترین نحو مدیریت کرد. نه تنها تدریجا از پس این کار برآمدم، بلکه هر کاری که می‌خواستم در این راه انجام دهم را عملا به اجرا گذاشتم. در اینجا سه ترفند من برای مدیریت زمان در نسبت با میزان کار را ذکر می‌کنم. ۱. از هر وسیله و منبع در دسترس برای پشتیبانی از کسب‌و‌کارتان استفاده کنید. احتمالا این مورد واضح به نظر می‌رسد، اما عملا دیده‌ام که بسیاری از مردم نادیده‌اش می‌گیرند. بهره‌بردن از زمان برای درک منابع و ابزاری که در حوزه کاری‌تان به شما ارائه می‌شود در وهله اول وقت زیادی را برای‌تان ذخیره می‌کند و در درازمدت از خطاهای بسیاری جلوگیری می‌کند. برای نمونه، زمانی به یک جلسه رفتم که از طرف کارورزان کسب‌و‌کار در دانشگاه دوک تدارک دیده شده بود. محل برگزاری جلسه آنقدرها نزدیک؛ جایی که زندگی می‌کردم نبود، اما به هر صورت وقت گذاشتم تا خودم را به آنجا برسانم و ببینم فضایش چطور است. از قضا با آنها به نتیجه‌ای مطلوب رسیدم: آنها فضای برگزاری جلسه را برای دفتر کار پیشنهاد کردند تا کارفرماهای محلی همچون وکلا و حقوقدان‌ها برای کمک به کارآموزان در آنجا مشغول فعالیت شوند. امروزه ساعات زیادی را در این مکان سپری می‌کنم، زیرا پی برده‌ام که در آنجا قابلیت تولید بسیار بیشتری دارم. سازمان‌ها و گروه‌های حرفه‌ای که عضوشان می‌شوید یا تقاضای عضویت‌شان را دارید نیز می‌توانند منابع و ابزار شما در مدیریت زمان محسوب شوند. اگر زمان کوتاهی را در جست‌وجوی گروه‌هایی سپری کنید که به شما کمک خواهند کرد به کارفرمایان دیگر بپیوندید، از آن به بعد وقتی واقعا نیاز به مشاوره، کمک، یا ارتباط داشتید می‌توانید وقت زیادی را هدر ندهید. این منابع و ابزار می‌توانند منشاء تفاوت‌ها باشند و ارزش آن انرژی و وقت اولیه‌ای را که صرف‌شان می‌کنید دارند. ۲. فهرستی از برنامه هایتان را تهیه کنید. خواه روزانه باشد، یا هفتگی، یا ماهانه، ساختن یک فهرست همواره به من کمک می‌کند، بدانم هر زمان چه کاری را باید انجام دهم. یک فهرست به شما کمک می‌کند دو چیز اساسی را عملی کنید: نخست، به شما کمک می‌کند برای آنچه مورد نیازتان است، زمان‌تان را اولویت‌بندی و مدیریت کنید و دوم، این احساس خوب را به شما می‌دهد که امور را بسیار قبل از موعد انجامش بررسی کنید. با این رویکرد، هر بار که کاری را به انجام می‌رسانید ــ فرقی نمی‌کند کار کوچکی باشد یا کار بزرگی ــ احساس خوبی از پیشرفت و فضیلت دارید. و چه اتفاقی می‌افتد وقتی فهرست‌تان را تکمیل می‌کنید؟ می‌توانید وقت زیادی را صرفه‌جویی و ذخیره کنید و زمان‌های مناسبی را برای ترک کار اختصاص دهید. علاوه بر این، با تنظیم یک فهرست به طور منظم، خواهید آموخت چطور یک سیاهه‌ بازبینی معقول و منظم برای هر هفته به وجود بیاورید، طوری‌که تضمین شود حجم کار هفتگی به درستی مدیریت خواهد شد (و مثلا، ناگهان به ۱۲۰ ساعت در هفته نرسد). اگر یاد نگیرید به چه نحو زمان روزانه‌تان را مدیریت کنید، تمام آن تماس‌ها یا پروژه‌ها یا طرح‌هایی که قرار است تا آخر هفته انجام شوند، صرفا روی هم انباشته و دردسرساز می‌شوند. ۳. طرح پرسش کنید. این مورد، مسلما مهم‌ترین جنبه از مدیریت زمان به نحو موثر نزد شما ــ در مقام یک کارآفرین ــ است. از کسانی که بیشتر از هر کسی درباره یک موضوع آگاهی دارند سوالاتتان را بپرسید؛ این افراد می‌توانند به نحوی موثر میزان وقتی را که باید صرف برخی امور ناآشنا کنید کاهش ‌دهند و در عمل با کمک به صرفه‌جویی در زمان، در افزایش قابلیت تولید به شما یاری می‌رسانند. در حالی‌که تحقیقات‌تان را بر حسب آنچه آموخته‌اید پیش می‌برید، باید همچنین به این بپردازید که در غیر این‌صورت با وقت‌تان چه می‌کردید؛ مثلا با صرفه‌جویی زمان چگونه می‌شود به سراغ گسترش کسب‌و‌کار رفت؟ آیا کسب‌و‌کار شما می‌تواند از زمان ذخیره شده ابزاری برای توسعه‌ خود بسازد؟ کارفرمایان موفق اغلب خواهان این هستند که با یک تماس تلفنی جوابشان را به دست آورند؛ پاسخ‌هایی ساده و سرراست. ولو آنکه کسی از آن طرف خط جواب‌تان را ندهد، یا اصلا به شما گوش ندهد، باز همین اقدام اولین گام منطقی است که باید انجام دهید. بدترین اتفاقی که می‌تواند حادث شود چیست؟ اینکه درست همان جایی که کار را شروع کردید متوقف شوید. به‌علاوه، همگی در طول کار دریافته‌ایم که وقتی صحبت می‌کنید سریعا سر اصل مطلب بروید تا بتوانید بهترین کمک را دریافت کنید. در واقع، دو کار است که باید انجام دهید تا مطمئن شوید وقت خود و دیگران را تلف نمی‌کنید: نخست، سوالات‌تان را مشخص کنید و مطمئن شوید در راستای طرح‌ها و پروژه‌ها و آینده‌نگری شما قرار می‌گیرند و به نکته خاصی رهنمون می‌شوند. اگر سوالات شما هیچ سمت و سوی مشخصی نداشته باشد آن کارفرمای موفق که قرار است با او وارد گفت‌وگو شوید و از وی پاسخ بگیرید، خیلی زود خسته و بی‌حوصله می‌شود. نکته‌ دوم؛ مطمئن شوید شخصی که قرار است با او حرف بزنید «واقعا و عملا» خبره و ماهر است و نسبت به موضوعی که پرسش‌ها حول آن طرح می‌شوند آگاهی و تبحر دارد. بسیاری از افراد در زمینه‌ها یا حوزه‌های خاصی توانایی و دانش دارند، اما این به آن معنا نیست که آنها همه چیز را در هر مورد می‌دانند. عدم رعایت این دو مورد باعث می‌شود نقصان و خسارت در مدیریت زمان احساس شود. پس، به منظور مدیریت صحیح و دراز مدت زمان کوتاهی که در اختیار دارید، وقت‌تان را پیشاپیش و از همان آغاز امور، به درستی سرمایه‌گذاری کنید: یعنی، یا وقت را صرف کندوکاو در منابع و ابزارها کنید، یا صرف تهیه یک فهرست یا نهایتا وقت‌تان را به طرح پرسش‌های مناسب از افراد شایسته اختصاص دهید.