سید محمد اعظمی نژاد* منبع: Mindtools فرض کنید همین امروز به سمت مدیرعامل سازمان خود منصوب می‌شوید، احتمالا هیجان زده و البته مضطرب هستید. از این پس، نقش شما مانند قبل نیست، در واقع نقش اول اکثر برنامه‌ها و جلسات سازمانی خواهید بود. مسوولیت شما تضمین حرکت سازمان در مسیر اهداف تعیین شده است و اطمینان از این موضوع است که کارکنان کارهای درست را، در زمان و مسیر درست انجام می‌دهند. چیزهای زیادی هست که باید پاسخگوی آن باشید. حال باید دید چگونه مطمئن می‌شوید همه چیز خوب پیش می‌رود؟ مسوولیت چیست؟ در فرهنگ لغات وبستر این واژه با عنوان«پاسخگو بودن» معنی شده است. به عنوان یک رهبر، شما مسوول همه اتفاقاتی هستید که در سازمان اتفاق می‌افتد و شما کاملا پاسخگوی نتایج خوب یا بد سازمان هستید. بنابراین نیاز به پرسش در مورد فرآیندها و تصمیمات تشکیل دهنده سازمان خود دارید و پیامدهای عدم انجام این کار، می‌تواند بسیار ناگوار باشد و بهانه هایی مثل این موارد که شخصا درگیر نبوده‌اید یا نمی‌دانید چه اتفاقی رخ داده است، مورد پذیرش نیست. بطور ویژه کسانی که به تازگی عهده‌دار نقش رهبری در سازمان شده‌اند، با شرایط دشوارتری مواجه هستند. آنها ممکن است وارث ساختارها و روش‌های ناکارآمد باشند، اما مهم این است که به عنوان رهبر جدید سازمان «تصویر بزرگ‌تری» از سازمان در اختیار داشته باشید. قبول کامل مسوولیت می‌تواند با خود چالش‌های بزرگ به همراه داشته باشد، اما رهبرانی که برای قبول مسوولیت از نقطه صحیح (دقیقا از زمان قبول پست رهبری)، برنامه‌ریزی می‌کنند، شانس بسیار بیشتری برای موفقیت دارند. معرفی ابزار مسوولیت‌پذیری برای انجام تعهدات خود به عنوان یک رهبر، نیاز به درک درستی از سازمان و اتفاقات درون آن دارید. بنابراین گام‌های زیر را برای ایجاد و حفظ آن دنبال کنید: گام۱- ماموریت سازمان را درک و صحه‌گذاری کنید؛ اولین قدم بررسی مجدد اهداف سازمانی است. بطور یقین سازمان شما، دارای یک شرح ماموریت و مستندات مرتبط با آن است، اما مهم این است که با تامل در آن، بررسی کنید آیا اهداف سازمانی، هنوز دارای اعتبار و درست هستند؟ آیا آنچه که تهیه شده است به اندازه کافی برای کارکنان انگیزاننده هست؟ اگر در این موارد شک و تردید دارید، شاید لازم باشد ماموریت‌های سازمان را مورد بازنگری قرار دهید. گام ۲- ریسک‌ها را تجزیه و تحلیل کنید؛ وقتی ماموریت‌های سازمان را درک می‌کنید، باید مراقب باشید هنگام اجرا همه چیز کامل و بدون اشکال پیش می‌رود. بنابراین نیاز است یک تجزیه و تحلیل ریسک برای شناسایی مسائل بالقوه و پیامدهای احتمالی آن انجام دهید. البته ممکن است این کار کمی زمانبر باشد بنابراین اطلاعات ارزشمندی می‌دهد. با در نظر گرفتن سطوح مختلف ریسک، درک خوبی از نقش‌ها و فرآیندهای مختلف در سازمان خود و همچین مخاطرات بالقوه خواهید داشت. گام ۳- ذی‌نفعان کلیدی را شناسایی کنید؛ قدرت واقعی سازمان در دست چه کسی است؟ چه کسانی به سازمان خدمات می‌دهند؟ کنترل منابع مورد نیاز شما در دست چه کسانی است و چگونه تصمیم‌گیری می‌کنند؟ سعی کنید لیست همه این افراد را تهیه کنید و در اولین فرصت با این افراد ارتباط معناداری برقرار کنید و از آنها بخواهید تجارب خود در رابطه با سازمان شما و نگران کننده‌ترین مسائل آن را مطرح کنند. این روند موجب می‌شود تا شما با سرعت بیشتری مسائل سازمانی را شناسایی کنید. گام ۴- فرآیندها، ارزش‌ها، فرهنگ و ساختار مدیریتی را درک کنید؛ در این مرحله، بررسی و مرور کاملی از سازمان داشته باشید. این کار شبیه به انجام یک پروژه مهم در سازمان است و احتمالا برای انجام آن نیاز به کمک افرادی از سازمان خواهید داشت. هدف، دریافت تصویری کامل از سازمان شامل فرآیندها، کارکنان، فرهنگ، ارزش‌ها و ساختار مدیریت است تا ببینید چقدر حامی یا مانع برای رفع نیازها و انتظارات مشتریان است. سپس وظایف کلیدی سازمان را با جزئیات کامل آن شناسایی کنید. نگاهی به نقش‌ها و مسوولیت‌ها، جریان کار، اطلاعات و فرآیندهای مدیریت بودجه‌ها و پروژه‌های در حال انجام بیندازید. به دنبال شواهدی برای وجود دستورالعمل برای کارهای در حال انجام باشید. فرهنگ و ارزش‌ها نیز نقش بزرگی در نحوه تعامل و خدمات‌دهی سازمان شما به مشتریان ایفا می‌کند. به خوبی دقت کنید این موارد چگونه در فرآیند تاثیرگذار هستند و نیاز به چه تغییراتی برای موفقیت بیشتر سازمان دارند. گام ۵- سیستم‌های داخلی را ارزیابی کنید؛ نیاز است مطمئن شوید اطلاعاتی که روی آن تکیه می‌کنید درست و جامع است. این به این معنی است که باید بتوانید اثربخشی سازمان خود را با نظارت بر آنچه که باید انجام شود، به خوبی رصد کنید. ارزیابی می‌تواند همراه با این پرسش‌ها باشد: • آخرین ارزیابی سیستم‌های مالی چه زمانی بود؟ نتایج به دست آمده چه بود؟ • آیا سیستم‌های مالی موجود نیاز به تغییر دارند؟ • مشکلات اصلی کارکنان در حال حاضر چیست؟ در حال حاضر چه مخاطراتی در محل کار دارند؟ • چه نوع سیستم مدیریت ریسک در سازمان استفاده می‌شود؟ آیا گزارش‌های اثربخشی در خصوص مخاطرات شناسایی شده؛ ارائه شده است؟ • آیا اهداف تعریف شده مناسب و به اندازه کافی و مورد دلخواه سازمان، برای کارکنان، انگیزاننده هست؟ • آیا مدیریت اطلاعات مفید، مناسب، دقیق و قوی هست؟ و چگونه انجام صحیح ماموریت سازمان را نظارت و رصد می‌کند؟ گام ۶- یافته‌های خود را به چالش بکشید؛ اکنون زمان مقایسه تجزیه و تحلیل ریسک با اطلاعاتی است که از سطح سازمان گردآوری کرده‌اید. این مقایسه کمک خواهد کرد که بفهمید سازمان چقدر از اهداف اصلی خود دور شده است. گام ۷- به طور مستمر کنجکاو باشید؛ تا زمان اطمینان کامل از اینکه دستورالعمل‌ها و روش‌های کاری مورد نظر در سازمان جاری نشده اند، متوقف نشوید؛ باید به شناسایی مسائل جدید و جلوگیری از افزایش آنها ادامه دهید و بخشی از زمان خود را برای انجام این کار اختصاص دهید. ودر نهایت، جلساتی مختصر ولی منظم برای بحث و بررسی مسائل، روندها و ریسک‌های سازمانی داشته باشید. * عضو هیات رییسه کمیته تخصصی توسعه- انجمن مدیریت منابع انسانی ایران (hrjournalist.blogfa.com)