تکنولوژی‌هایی برای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار

مترجم: مریم رضایی

منبع: Redhat

برنامه‌های نرم افزاری که امروزه شرکت‌ها برای اداره امور خود آنها را به کار می‌گیرند، بیش از همیشه قدرتمند و پیچیده شده‌اند. شرکت‌ها و موسسات فعال در صنایع مختلف، همان طور که با هم رقابت می‌کنند تا از طریق کانال‌های متعدد توانایی‌های خود را برای ارائه خدمات باکیفیت بالا ببرند و هر چه سریع‌تر پیشنهادات جدیدی به بازار ارائه دهند، باید بتوانند به طور موثرتری نیز با هم همکاری کنند. این همکاری نه تنها باید بین گروه‌های داخل سازمان باشد، بلکه باید عرضه کننده، شرکا و مشتریان را نیز دربربگیرد. برای تحقق این اهداف، شرکت‌ها باید بتوانند به سرعت فرآیندهای کسب‌وکار پیچیده و انسجام یافته را وارد کار کنند و بعد از این فرآیندها با سیستم‌های اطلاعاتی متقابلا پیچیده و انسجام‌یافته حمایت کنند. در حالی که قدرت و پیچیدگی لزوما با گذشت زمان افزایش می‌یابد، سازمان باید توانایی داشته باشد این پیچیدگی را به حداقل برساند و سیستم‌های اطلاعاتی را طوری حفظ کند که قابل نگهداری، سریع‌الانتقال و قابل بازبینی باشند.

اجرای سیاست‌ها در قوانین کسب‌وکار

هدف شما چه سرعت در کار باشد و چه مطلوبیت آن، مطمئن باشید کاری که در کسب‌وکار شما انجام می‌شود، به‌گونه‌ای نیست که بتوان آن را به راحتی کنترل و نظارت کرد و تغییر داد. اگر کسب‌وکاری خوب و منطقی سازمان دهی شده باشد، نشان دهنده این است که سیاست‌های آن را طراحان قوانین کسب‌وکار تعریف کرده‌اند. این سیاست‌ها مشخص می‌کنند که مثلا میزان سود کسب‌وکار چگونه محاسبه می‌شود، برای دریافت خسارت از بیمه چه پروسه‌ای باید طی شود، چه کسی واجد شرایط دریافت پاداش و مزایا است، چقدر باید طول بکشد تا کار مشتری راه بیفتد، چه بخش‌هایی برای تولید یک محصول باید مونتاژ شوند و کدام عرضه‌کننده باید سفارش دریافت کند. کلیه کسب‌وکارها سیاست‌ها یا قوانینی برای خود دارند. سوال اینجا است که چه کسی و چگونه این قوانین را تعریف، اجرا و ابقا می‌کند.

فرآیندهای خودکار، افزایش چالاکی کسب‌وکار

وقتی تحلیل گری فرآیند کسب‌وکار را روی تخته طراحی می‌کند، این طراحی - جدا از این که خوب باشد یا نه - به خودی خود فرآیند را اجرایی نمی‌کند. این فرآیند باید در قالب ساختارهای سازمانی، مسوولیت‌های پرسنل و سیستم‌های اطلاعاتی به کار رود و به صورت دستی یا اتوماتیک یا ترکیبی از این دو روش قابل اجرا باشد. اما به دلیل اینکه سازمان‌ها و فرآیندها در واکنش به فرصت‌ها و چالش‌های جدید دائما تغییر می‌کنند، بهتر است تا جایی که ممکن است فرآیندها و قوانین کسب‌وکار به صورت اتوماتیک اجرا شوند و بتوان در طول زمان به راحتی آنها را اصلاح کرد.

نقش سیستم مدیریت قوانین کسب‌وکار

تکنولوژی مدیریت قوانین کسب‌وکار (BRMS)، سیستمی است که موجب می‌شود قوانین کسب‌وکار و دیگر منطق برنامه‌های کاربردی، به طور مستقل و تحت هدایت متخصصان تغییر کنند. در بسیاری از موارد، طبق این سیستم، قوانین کسب‌وکار توسط تحلیل‌گران کسب‌وکار، یعنی صاحبان سیاست‌ها، تعریف و حفظ می‌شوند. به این ترتیب، مهندسین نرم‌افزار می‌توانند روی جنبه‌های فنی و معماری یک برنامه کاربردی متمرکز شوند و منطق کسب‌وکار را بر عهده کارشناسان کسب‌وکار بگذارند.

در مقابل، وقتی قوانین کسب‌وکار مستقیما در کد برنامه کاربردی ثبت می‌شوند، ممکن است سازمان نیاز داشته باشد یک قانون کسب‌وکار را در برنامه‌های کاربردی مختلف اجرا کند و وقتی آن سیاست کسب‌وکار تغییر می‌کند، کد مربوطه را در بسیاری از موقعیت‌ها تغییر دهد. از آنجایی که شناسایی و ایجاد این تغییرات یک فرآیند انسانی است و امکان ایجاد خطا در آن وجود دارد، این نوع رویکرد می‌تواند در نحوه مدیریت سازمان ناهماهنگی ایجاد کند. در نتیجه، پشتیبانی از این سیستم کار دشوارتری است، سیستم‌ها انعطاف پذیری کمتری خواهند داشت و تغییر فرآیندها سخت‌تر می‌شود. به عبارت دیگر، سرعت انجام کارها در کسب‌وکار کند می‌شود.

سیستم مدیریت قوانین کسب‌وکار از اجزای متعددی تشکیل شده است: ذخیره قوانین، مجموعه ابزارهایی که به متخصصان فنی و متخصصان کسب‌وکار کمک می‌کند قوانین را تعریف و اصلاح کنند و آنها را با برنامه‌های کاربردی و محیط زمان اجرا (Runtime) تطبیق دهند، محیطی که قوانین را به محض تولید به اجرا درمی آورند و از آن به عنوان موتور قوانین کسب‌وکار نام برده می‌شود. سیستم‌های مدیریت قوانین کسب‌وکار، با ساده‌سازی فرآیند ایجاد، حفظ و توسعه قوانین بسیار پیچیده کسب‌وکار، به افزایش انعطاف پذیری سیستم کمک می‌کنند.

نقش سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار

وقتی سازمانی نیازمندی جدیدی را در کسب‌وکار شناسایی می‌کند، کاری که برای راه‌اندازی یا تنظیم فرآیند متقابل آن انجام می‌شود، باید تا جایی که ممکن است ساده و واضح باشد و به حداقل زمان از سوی افراد خبره نیاز داشته باشد. تکنولوژی مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPMS)، به هدف ساده کردن، انعطاف پذیر کردن و به صرفه کردن این کار طراحی شده است.

برای دریافت مفهوم فرآیند کسب‌وکار، می‌توان دیدگاه موجود از قوانین کسب‌وکار را توسعه داد تا بتوان مشخص کرد چه کسی چه وظیفه‌ای را انجام می‌دهد و از چه اطلاعاتی استفاده می‌کند. به عبارت دیگر، فرآیندهای کسب‌وکار ورودی‌ها، خروجی‌ها و پردازش سازمان را به طور کلی تعریف می‌کنند. به طور مثال مشخص می‌کنند که وقتی یک مشتری برای شکایت به مساله‌ای تلفن می‌زند، چه اتفاقی می‌افتد؟ پرداخت خسارت بیمه از ابتدا تا پایان آن چگونه مدیریت می‌شود؟ یک سفارش از وقتی دریافت می‌شود تا وقتی اجرا می‌شود، چه فرآیندی را طی می‌کند؟ فرآیندها همچنین مجموعه‌ای از قوانین کسب‌وکار هستند؛ البته سطح انتزاعی بالاتری دارند. فرآیندهای کسب‌وکار، همانند قوانین کسب‌وکار باید از سوی افرادی تعریف شوند که استراتژی کسب‌وکار را می‌دانند و با انتخاب‌های کاربردی خود می‌توانند بیشترین همخوانی را با این استراتژی ایجاد کنند.

تکنولوژی سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار، تحلیل‌گران کسب‌وکار را قادر می‌سازد با استفاده از ابزارهای ساده و دیداری فرآیندهایی را طراحی کنند. سازمان از یک سیستم مدیریت فرآیند کسب‌وکار استفاده می‌کند تا فعالیت‌هایی را که برای رسیدن به اهداف خود انجام می‌دهد طرح‌ریزی کند. تحلیل‌گران با ایجاد فلوچارت‌هایی از فرآیندهای خود، از جمله مراحلی که توسط انسان یا سیستم انجام شده می‌توانند دامنه دید عملکرد کسب‌وکارشان را توسعه دهند و فهم، نظارت و اصلاح آنها را برای تحلیل‌گران حوزه کسب‌وکار و تولیدکنندگان نرم افزار آسان‌تر کنند.

قدرت توامان فرآیندها و قوانین

سازمان‌ها با ترکیب تکنولوژی‌های BPMS و BRMSمی توانند به تحلیل‌گران و طراحان برنامه‌ها قدرت دهند که سیاست‌های فرآیند کسب‌وکار را به شیوه‌هایی که هر دو طرف به راحتی آن را درک کنند و برایشان معنا داشته باشد، طرح‌ریزی کنند. در این دنیای انسجام یافته، قوانین می‌توانند فرآیندها را ایجاد کنند، فرآیندها می‌توانند قوانین را اجرا کنند و سیستم‌ها می‌توانند تصمیمات بسیار پیچیده‌ای را به اجرا درآورند.

مزایای مدیریت قوانین و فرآیند

ترکیب تکنولوژیBPMS و BRMSهم مزایا دارد و هم معایب. این ترکیب، رویکرد مدیریتی و طراحی واحدی به وجود می‌آورد که سرعت انجام کارها را در کسب‌وکار بالا می‌برد و مزایای رقابتی ایجاد می‌کند. اگر این تکنولوژی‌ها به جا استفاده شوند، سازمان‌ها می‌توانند:

• فرآیند ایجاد، حفظ و اجرای مجدد فرآیندها و برنامه‌های کاربردی کسب‌وکار را ساده و موثر کنند. کارشناسان کسب‌وکار می‌توانند سیاست‌های کسب‌وکار را تعریف کنند و کارشناسان نرم افزار می‌توانند دیگر جنبه‌های سیستم‌های نرم افزاری را با استفاد از ابزارهای مناسب تعریف کنند.

• نیاز به مهندسین نرم افزار پرخرج و بسیار خبره را کاهش دهند تا کمترین تغییرات را در برنامه کاربردی اعمال کنند. سازمان می‌تواند از دانش، مهارت و وقت تحلیل‌گران کسب‌وکار و طراحان نرم افزارهای خود استفاده بهینه ببرد.

• تکرار و ناهماهنگی را کاهش دهد. سازمان‌ها می‌توانند قوانین کسب‌وکار را متمرکز کنند، به یکباره آنها را تعریف کنند، در یک مکان مشخص آنها را نگه دارند و دوباره آنها را در سازمان به کار بگیرند.

در نهایت، تکنولوژی مدیریت فرآیند و قوانین، سیستم‌های کسب‌وکار را شفاف‌تر، کنترل شده‌تر و قابل بازبینی می‌کند. این کار با افزایش دامنه دید فرآیندها و قوانین کسب‌وکار و متمرکزسازی و استانداردسازی تعاریف و مدیریت آنها امکان پذیر است. سازمان‌هایی که می‌توانند این تکنولوژی‌ها را به طور موثری به کار گیرند، می‌توانند هزینه و ریسک‌های خود را کاهش دهند.