رهایی از دست اطلاعات فراوان

هوتسا عسگری‌نسب

بخش نخست

انجام دادن کارهای متعدد به طور همزمان باعث از بین رفتن بهره‌وری، کاهش خلاقیت و نارضایتی مدیران می‌شود.فناوری اطلاعات و انقلاب ارتباطات با وجود تمام مزایایی که به همراه داشته است، یک جنبه منفی نیز دارد: اطلاعات بسیار و عدم داشتن تمرکز کافی، تاثیر مخربی بر مدیران عامل می‌گذارد. زیرا مدیران ارشد به زمان پیوسته‌ای جهت جمع‌آوری اطلاعات از منابع مختلف نیاز دارند تا اطلاعات را تجزیه و تحلیل، سبک و سنگین کرده و در نهایت تصمیمات منطقی اتخاذ کنند. اهمیت اختصاص دادن مقدار قابل توجهی زمان به منظور واکاوی اطلاعات و دشواری‌های ناشی از انجام آن، سال‌ها موضوع مقاله‌های مدیریتی بوده است. در این مورد می‌توان به نظریه کلاسیک «پیتر دراکر» (پدر مدیریت نوین) در سال ۱۹۶۷ با عنوان (مدیریت اجرایی موثر) اشاره کرد که طبق این نظریه اکثر مدیران برای حداقل تاثیرگذاری در کار خود، به زمان نسبتا زیادی احتیاج دارند. راه حل‌های پیشنهادی «دراکر» برای مدیران اجرایی پر مشغله به شرح زیر می‌باشد.

اختصاص دادن زمان آزاد و کافی در تقویم کاری، پاسخ ندادن به تلفن‌ها و سپس برای مثال یک یا دو بار در روز تمام تماس‌های تلفنی مهم را پاسخ دادن.

با این حال انجام همه کارهای پیشنهادی برای مدیران بسیار مشکل است و تمام وقت آنها را نیز می‌گیرد. تمام چالش‌هایی که «دراکر» در سال ۱۹۶۷ به آنها اشاره کرده بود نظیر جلسات روزانه بی‌وقفه، سفر به منظور ارتباط با مشتریان و سازمان‌های دور افتاده، مناسبت‌ها و ضیافت‌های‌ بیشمار جهت معرفی شرکت هنوز هم به قوت خود باقی هستند. به تمام این چالش‌ها سیل عظیمی از ایمیل‌ها، حجم بالای اطلاعات و وسایل ارتباطی پیشرفته نظیر تلفن، وبلاگ‌ها و شبکه‌های اجتماعی دیگر را اضافه کنید که بدین وسیله مدیران با سازمان‌های متفاوت و مشتریان خود در تماس هستند که قاعدتا موجب خستگی مدیران می‌شود. بسیاری از مدیران اجرایی ارشد در واقع دو ساعت مختلف کار اداری دارند که احتمال تداخل نیز وجود دارد. کارهایی که ظاهرا در تقویم شخصی افراد برنامه‌ریزی شده و کارهایی که ممکن است قبل، بعد و در میان قرار ملاقات از پیش تعیین شده اتفاق بیفتند. مدیران سعی می‌کنند تا در اوقات فراغت خود از لپ‌تاپ یا تلفن هوشمند خود استفاده کرده و با انجام کارهای متعدد، بیهوده تلاش می‌کنند تا با سیل عظیمی از اطلاعات همگام شوند.

راه‌حل‌های بهتری وجود دارند که خیلی هم پیچیده نیستند. هدف از این مقاله یادآوری سه مورد ساده به منظور کمک به مدیران عامل و سازمان‌ها می‌باشد. اول، انجام چندین کار به طور همزمان مکانیسم دشواری است. بر اساس برخی مدارک علمی افرادی که کارهای متعدد انجام می‌دهند از کارآیی و خلاقیت کمتری برخوردارند و تصمیمات خوبی نمی‌گیرند. مدیرانی از نظر کاری موفق‌تر هستند که از حجم کاری خود کاسته و تنها به انجام کارهای کمتر اکتفا کنند.

دوم، در معرض اطلاعات زیادی بودن به خویشتنداری عظیمی نیاز دارد وکمی شبیه دوره گذراندن نقاهت معتادان است، مدیران اجرایی ارشد باید سعی کنند روزانه با استفاده از راهنماهای موثر و بدون تغییر، در جریان امور قرار گیرند. زمانی را به تمرکز کردن اختصاص دهند، انجام کارهای بی‌اهمیت را حذف کرده و گاهی هم کار را فراموش کنند. البته داشتن هدف، مانع حواس پرتی می‌شود.

سوم، از آنجایی که مدیران اجرایی ارشد وظیفه سنگینی در سازمان به عهده دارند باید در تحقق این امر بکوشند تا الگو باشند. دسترسی گسترده به فناوری ارتباطات قوی بدین معنا است که کارمندان نیز همانند مدیران خود با چالش‌های مدیریت و توجه به محدودیت‌های زمانی درگیر هستند. در حال حاضر کل بهره‌وری یک سازمان تحت تاثیر اطلاعات فراوان است و هیچ فرد یا گروهی به تنهایی از عهده چنین کاری برنمی‌آید. یکی از مسوولیت‌های جدید و مهم مدیران قرن بیست و یکم، ایجاد فرهنگی با قوانین سالم‌تر است.

خطرات ناشی از انجام دادن کارهای متعدد به طور همزمان

عموما تصور می‌شود زمانی که چندین کار را در یک لحظه انجام می‌دهید، بهتر از عهده موج اطلاعاتی که به طرف شما سرازیر می‌شود بر می‌آیید و کارآیی‌تان افزایش می‌یابد و مهم‌تر از همه، ایجاد وقفه در هنگام انجام چندین کار، بعضی اوقات مفرح نیز می‌باشد. دریافت و چک کردن ایمیل‌ها ممکن است حواس شما را برای مدتی از انجام دادن کارهای دشوارتر و استرس‌زا پرت کند و باعث شود حداقل برای لحظه کوتاهی احساس کنید که کارمفیدی انجام داده‌اید، حتی اگر این کار، تنها سر و سامان دادن به وضعیت ایمیل‌هایتان باشد. متاسفانه، تحقیقات اخیر عکس این قضیه را ثابت کرده است که انجام چندین کار به طور همزمان، تاثیر منفی بر بهره‌وری افراد دارد.

کاهش سرعت عمل

و اما علت این مشکل: ساختار مغز انسان طوری طراحی شده است که در یک لحظه فقط توانایی تمرکز بر یک کار را دارد و از عهده انجام آن به خوبی بر می‌آید. زمانی که کارهای متفاوت به خصوص مشکل انجام می‌دهیم به طور شگفت‌آوری از میزان کارآیی ما کاسته می‌شود. طبق بررسی که به تازگی انجام گرفته برای مثال افرادی که چندین کار را به طور همزمان انجام می‌دهند، در مقایسه با دیگران کارشان از نظر زمانی۳۰درصد بیشتر به طول می‌انجامد و دو برابر افرادی که به ترتیب به انجام کارها می‌پردازند، دچار اشتباه می‌شوند. تاخیر پیش آمده به این دلیل است که مغز انسان نمی‌تواند به طور موفقیت‌آمیزی از عهده انجام دو کار به طور همزمان برآید. زمانی که از انجام یک کار به کار دیگر روی می‌آوریم، مغز نیز چنین تعویضی را انجام می‌دهد و قواعدی را که برای کار اول به کار می‌برد، به چارچوب‌های تازه‌ای برای انجام کار جدید تبدیل می‌کند که این فرآیند نیاز به زمان زیادی دارد و همین امر از میزان بهره‌وری شخص می‌کاهد به خصوص برای افرادی که به صورت حرفه‌ای کارهای سنگین را به طور همزمان انجام می‌دهند و ظاهرا در مورد آنها، تغییر بین انجام دادن کارها بیشتر از افرادی طول می‌کشد که هرازگاهی چندین کار را با هم انجام می‌دهند. احتمالا بیشتر افراد اعتراف می‌کنند که به هنگام انجام چند کار بعضی از موارد ساده‌تر را از فهرست خود حذف می‌کنند، اما این عمل به ندرت منجر به حل مسائل دشوارتر می‌شود و در واقع یک جور فرار کردن از دست مشکلات است.

کاهش خلاقیت

برخی از افراد فکر می‌کنند در معرض دائمی اطلاعات جدید قرار گرفتن، موجب خلاقیت بیشتر افراد می‌شود. در اینجا بار دیگر به نادرست بودن این مطلب اشاره می‌کنیم. «ترسا آمابیل» و همکارانش در دانشکده تجارت هاروارد به ارزیابی الگوی کار روزانه بیش از ۹۰۰۰ نفر پرداختند که روی پروژه‌هایی که نیاز به خلاقیت و نو‌آوری داشت کار می‌کردند و متوجه شدند میزان تفکر خلاق افراد، زمانی که در زمان خاصی از روز، روی انجام یک فعالیت تمرکز کرده و فقط با یک نفر همکاری می‌کنند افزایش می‌یابد. از طرف دیگر، زمانی که روز پرمشغله‌ای با فعالیت‌های متعددی همچون جلسات و بحث گروهی داشته باشند، خلاقیت آنها به میزان قابل توجهی کاهش می‌یابد.

این یافته‌ها به طور شهودی عاقلانه به نظر می‌رسد و حل مسائل به طور خلاقانه، معمولا نیازمند آن است که ما افکار مختلفی را به طور هم زمان در ذهن خود داشته باشیم، به طوری که بتوانیم ارتباطات موجود میان مسائل که پیش از این به آنها توجه نکرده بودیم را کشف کرده و به ایده‌های جدید دست یابیم. زمانی که به سرعت از یک رویکرد به رویکرد دیگر تغییر موضع می‌دهیم، احتمال کشف ارتباط‌های مهم کمتر است.

اضطراب و اعتیاد

در محیط آزمایشگاهی پژوهشگران متوجه شده‌اند، انجام دادن کارهای متعدد باعث افزایش میزان ترشح هورمون استرس می‌شود. طبق نظرسنجی خبرگزاری رویتر، دو سوم مدیران معتقد هستند که اطلاعات فراوان باعث کاهش میزان رضایت شغلی می‌شود و به روابط شخصی خدشه وارد می‌کند و یک سوم دیگر می‌گویند برای سلامتی مضر است.

با این وجود، مدارک نشان می‌دهد که انسان‌ها به انجام چندین کار با هم عادت می‌کنند. «ادوارد هالوول» و «جان ایتی» از دانشگاه هاروارد برای مثال مقاله‌ای در مورد افرادی نوشته‌اند که در آنان میزان دوپامین به مراتب بیشتر است (چنانچه انجام کاری باعث ترشح دوپامین در مغز شود انسان تمایل بیشتری به انجام مکرر آن را دارد) و ترشح بیش از حد چنین ماده‌ای تاثیرات و پیامدهای عصبی همچون استفاده از داروهای اعتیاد آور دارد و مانند فردی است که حتی در حال انجام دادن کار دیگری نمی‌تواند در مقابل پاسخگویی به تلفن هوشمند از خود مقاومت نشان دهد. همواره درباره برخی روش‌های نسبتا اساسی شنیده‌ایم که خیلی هم با اصولی که «دراکر» چهل سال پیش مطرح کرده بود متفاوت نیستند. این اصول ترکیبی از تمرکز، تصفیه و فراموشی هستند. انجام چنین راهکارهایی برای همه مدیران در شرایط کنونی در حکم چالشی است که به نظر بسیار دشوارتر از زمانی می‌باشد که «دراکر» به ارائه و طرح چنین راهکارهایی پرداخت. میزان چشمگیری از خویشتنداری لازم است و به تنهایی نمی‌توان از عهده انجام کار بر آمد. به منظور تولید بیشتر، باید در گروه و کل سازمان مجموعه‌ای از راهکارها را به‌وجود آوریم.

تمرکز

تقویم کاری مدیران عامل و دیگر مدیران اجرایی ارشد اغلب تمام روز و حتی بعضی اوقات در فواصل ۱۵ دقیقه‌ای پر است. «گری لاومن» مدیرعامل مرکز تفریحی Harrah's Entertainment توضیح می‌دهد. «در یک رستوران که بوفه متنوع و جالبی دارد باید مواظب خطر پرخوری باشید. اغلب کارهای اصلی و مهم را طی غذا خوردن انجام می‌دهم؛ اما مراقب هستم تا در مورد موضوعات جدی سخت‌گیری بیشتری داشته باشم و سعی می‌کنم خیلی سریع متوجه معنای واقعی مهم‌ترین موضوعات شوم. زیادی اطلاعات دیجیتالی خطر پرخوری را به همراه دارد. مدیران با سیل عظیمی از سوالات و موضوعات مطرح شده از سوی دیگران مواجه می‌‌شوند. در نتیجه دیگر به مشکلات جدی، ناگوار و پرمخاطره توجهی نمی‌کنند، دقیقا مشکلاتی که فقط مدیران از عهده حل آن بر می‌آیند.

بسیاری از مدیران عامل هم از روش‌های قدیمی مربوط به زمان، استفاده می‌کنند. برای مثال «مایک اسپلینتر» مدیرعامل یکی از شرکت‌های بزرگ کامپیوتری در آمریکا زمانی بین ۶:۳۰ تا ۸:۳۰ صبح را به کارهای شخصی خود اختصاص می‌دهد، رییس بخش پزشکی انگلستان «دام کریستین بیسلی» از زمان سفر خود استفاده می‌کند. «برنت آسینک» مدیرعامل سمفونی سن فرانسیسکو زمان‌های آزادش را طی روز به برنامه‌ریزی اختصاص می‌دهد. «بیل گراس» رییس سرمایه‌گذاری در شرکت مدیریت سرمایه‌گذاری روش منحصربه فرد و افراطی دارد، او می‌گوید: «به هیچ یک از ایمیل‌هایی که نمی‌خواهم نه جواب می‌دهم و نه حتی نگاه می‌کنم. تلفن همراه و هوشمند ندارم و شعار زندگی‌ام این است که نمی‌خواهم با هیچ وسیله ارتباطی و با دنیای خارج در ارتباط باشم.»

«آسینک» می‌گوید هیچ‌کدام از این راهکارها عملی نیست مگر اینکه تیم مدیریت بدون هیچ نگرانی از اخراج شدن به کار خود ادامه دهد. «آسینک» به کارمندانش توضیح می‌دهد که اگر به‌دنبال جواب سریعی هستند با یک تماس تلفنی کارها درست خواهد شد و در پایان روز به ایمیل‌ها جواب خواهد داد. در مورد سیل عظیمی از اطلاعات چه می‌توان کرد؟ مدیریت اطلاعات می‌تواند به اندازه استفاده نکردن از آنها آسان باشد. می‌توان ایمیل را بست، موتورهای جست‌وجو گر در شبکه را مسدود کرد، تلفن‌ها را به طور خودکار به پیغام گیر صوتی متصل نمود و به دستیاران و اعضای گروه اطلاع داد که در جلسه کاری هستید. «کریستین بیسلی» می‌گوید: «اگر واقعا به داشتن تلفن هوشمند معتاد هستید و نمی‌توانید آن‌را زمانی که در جیب یا کیفتان است چک نکنید فقط نباید آن‌را همراه خود ببرید.»

منبع: forbes