کاغذ وخودکار ابزاری که مدیران فراموش کرده‌اند
هفته گذشته من به همراه یکی از دوستان که مدت زیادی بود او را از نزدیک ملاقات نکرده بودم برای صرف شام به یک پیتزا فروشی رفتیم. من بعد از صرف غذا صورت حساب را پرداخت کردم.
مترجم: پریسا حبیبی
هفته گذشته من به همراه یکی از دوستان که مدت زیادی بود او را از نزدیک ملاقات نکرده بودم برای صرف شام به یک پیتزا فروشی رفتیم. من بعد از صرف غذا صورت حساب را پرداخت کردم. دو روز بعد دوستم برای قرار آن شب و تشکر از من نامه‌ای برای من پست کرده بود و در آن گفته بود که از ملاقات من خیلی لذت برده است.
این نامه که در میان چندین نامه بی اهمیت و یک پرینت حساب کارت اعتباری در صندوق پست جای گرفته بود، آنقدر مرا خوشحال کرد که دلم می‌خواست خودکار خود را بردارم در نامه‌ای از تشکر او تشکر کنم.
تشکرهای دست نویس می‌تواند تاثیر بسیار بیشتری در خوشحال کردن افراد داشته باشد، ولی امروزه تقریبا هیچ کس از آنها استفاده نمی‌کند و آنها را خنده‌دار می‌داند.
در سال گذشته من فقط یک بار نامه‌ای به مادرم نوشتم و در آن بابت هدیه کریسمس از او تشکر کردم. البته اگر او کامپیوتر داشت، فکر نمی‌کنم هیچ گاه برای تشکر نامه‌ای برای او می‌فرستادم.
در محیط‌های اداری تشکرهای دست‌نویس از قدرت بیشتری برخوردارند و تاثیرگذارتر هستند. مثلا هربار که یکی از کارمندان برای همکاران خود زحمتی می‌کشد و آنها را برای نهار به یک پیتزا یا ساندویچ دعوت می‌کند در مقابل تشکری از همکارانش دریافت نمی‌کند.
گاهی اوقات مدیران از تشکر همگانی برای تشکر از کارمندان خود استفاده می‌کنند.
(به طور مثال آنها در سخنرانی خود در مراسم جشن آخر سال جملاتی را با‌این عبارات بیان می‌کنند: با تشکر از همه شما که در‌این سال با فداکاری‌های بسیار به ما یاری رساندید.) اما این سخنان کلی و بی‌روح اخباری هیچ تاثیری برروحیه افراد ندارند. خیلی به ندرت به ذهن مدیران می‌رسد که تشکری فردی و چهره به چهره را انجام دهند (که خوب است ولی اثر آن خیلی زود از بین می‌رود) یا با فرستادن یک‌ایمیل (که‌این کار خیلی بهتر است، زیرا ماندگارتر است) از کارمندان خود تشکر کنند.
یکی از افرادی که از اهمیت وقدرت تشکر نوشتاری آگاه است «داگ کانانت» است که برای یک دهه مدیر شرکت مواد غذایی «کمبل» بوده است. او اخیرا در مقاله‌ای در «هاروارد بیزینس ریویو» بیان کرده است که او هر روز به همراه دستیارانش مدت زمانی را صرف تشخیص کارمندانی که شایسته قدردانی بودند می‌کرد و سپس برای آنها نامه‌ای تشکرآمیز می‌نوشت. او در ده سال گذشته ۳۰۰۰۰ نامه‌این چنینی ارسال کرده، یعنی بیش از ۱۰نامه در هر روز از سال.
بعد از خواندن‌این مطلب به نظر من او فردی بسیار باهوش آمد. دومین موضوعی که به ذهن من رسید این بود که او بسیار احمقانه راز خود را آشکار کرده است و بدین طریق از فواید ناشی از این رفتار کم نظیر خود کاسته است. مسلما زمانی که افراد می‌دانند ۲۹۹۹۹ نفر دیگر هم نامه‌ای مشابه آنچه آنها دریافت کرده‌اند را دریافت می‌کنند، کمتر برای آن ارزش قائل خواهند شد.
اما هنگامی که من حجم وسیعی از نظرات آنلاین کارمندان او را در‌اینترنت می‌خوانم، می‌بینم که کاملا اشتباه می‌کردم و آن تشکرهای دست‌نویس ارزش خود را حفظ کرده بودند؛ زیرا هر نامه برای هر فرد به صورت جداگانه نوشته شده بود، بنابراین مهم نبود که چند نفر دیگر نیز چنین نامه‌ای را دریافت کرده‌اند. همچنین‌این نامه‌ها می‌توانستند تا مدت‌ها در کشوی میز نگهداری شوند و بارها خوانده شوند.
نامه‌های تشکرآمیز نه تنها به طرز غیرقابل باوری تاثیرگذار بودند، بلکه هیچ هزینه یا آثار جانبی منفی نیز به همراه نداشتند.این نامه‌ها موجب دلسردی دیگر کارکنان نخواهد شد، مگر‌اینکه دریافت‌کنندگان آنقدر بد سلیقه باشند که آنها را قاب کنند و به دیوار بزنند.
در مجموع نسبت میزان انرژی لازم برای نوشتن یک نامه (که خیلی کم است) در مقابل میزان لذت ناشی از دریافت آن (که فوق‌العاده بالا است) نشان می‌دهد که باید از این شیوه به عنوان قابل توجه‌ترین راهکار در‌ایجاد انگیزه کارکنان استفاده شود.
به نظر می‌رسد خوانندگان‌این وبلاگ با نویسنده آن «داگ» اتفاق نظر دارند. به طوری که یکی از آنها در زیر مطلب او می‌نویسد: «چه نوشته الهام بخشی. این انرژی مثبت در نامه‌های نوشته شده، می‌تواند باعث بهبود محیط‌های کاری شده و بازخوردی بسیار مثبت و واقعی داشته باشد.»
اگر‌این یادداشت‌ها تا‌این حد می‌تواند در روحیه افراد اثر بخش باشد پس چرا اقدام آقای «کنانت» در نوشتن‌این نامه‌ها تا این حد غیرمعمول به نظر می‌رسد؟
به نظر می‌رسد سه دلیل زیر برای‌این موضوع وجود داشته باشد:
اول، مدیران ارشد فکر می‌کنند سهمی که آنها در پیشبرد کار دارند از دیگران بیشتر است. بنابراین از آنجایی که هرگز کسی برای آنها نامه تشکر نمی‌نویسد آنها نیز هرگز برای دیگران‌این کار را نمی‌کنند.
دوم، آنها به‌اندازه کافی با کسب وکار خود و کارمندان‌شان نزدیک نیستند و نمی‌دانند که چه کسی شایسته تشکر و قدردانی است.
سوم،اینکه آنها این حقیقت عجیب بشری را فراموش کرده‌اند که افراد در مقابل سپاسگزاری و قدردانی تقریبا حاضر به انجام هر کاری برای شما هستند.
در مواقع نادری که مدیران می‌خواهند از کارمندان خود سپاسگزاری کنند به احتمال زیاد آنها برداشتن خودکار و نوشتن را انتخاب نمی‌کنند زیرا مدت زیادی است که آنها از این روش استفاده نکرده‌اند و آن را روشی به شدت وقت گیر تصور می‌کنند.
من‌این را فقط برای آزمایش انجام دادم. مسلما در شروع پیشرفت آرامی‌داشتم. اما بعد از‌اینکه خودکار را برداشتم دیگر هیچ تلاشی لازم نبود. در خودکار را بر داشتم و نوشتم: «لوسی، چه ستون الهام بخشی نوشته‌ای، سرتاسر آن سرشار از انرژی مثبت است. با تشکر از اینکه آن را در اینترنت به اشتراک گذاشتی.» سپس اسمم را روی پاکت نوشتم و آن را پست کردم. کل زمان صرف شده برای‌این کار: ۵۵ ثانیه.
منبع: Financial Times
ارسال نظر