مزایای کار مجازی

فرهاد امیری

فصل چهارم - بخش چهارم

اشاره: در سه هفته‌ پیشین با یکی از مهم‌ترین امکان‌های دورکاری یعنی کار مجازی به طور مختصر آشنا شدیم. نویسنده پیش از این ابتدا پیوستاری از کار مجازی ترسیم کرد و سه نوع کار مجازی را از یکدیگر تمییز داد: فرد مجازی که در آن تنها یک فرد از دور با استفاده از ارتباط از راه دور به کار مشغول می‌شود؛ تیم مجازی که در آن یک تیم یا یک بخش از شرکت به طور کلی با کار مجازی به تولید می‌پردازد و بالاخره سازمان مجازی که هیچ دفتر مرکزی واقعی داخل خیابان‌ها ندارد. ما در این سه شماره با هر یک از این انواع کار مجازی آشنا شدیم و در این شماره نیز با مزایای کلی کار مجازی آشنا خواهیم شد؛ مزایایی که کار مجازی هم برای کارمندان و هم برای کارفرمایان به بار خواهد آورد. پس از آن، به سراغ بررسی یکی از معمول‌ترین ایراداتی می‌رویم که نسبت به کار مجازی ابراز می‌شود: جداافتادن و انزوا.

مزایای کار مجازی

بخش‌های کار مجازی می‌تواند بسته به شرکت اتخاذکننده‌ این سیاست شکل‌های متفاوتی به خود بگیرد؛ اما همه‌ انواع این شکل‌ها در یک چیز مشترکند: همه‌ آنها برای کارمندان و کافرمایان مزیت‌هایی به همراه می‌آورند. در این بخش به مزایای کار مجازی اشاره خواهیم کرد.

کارفرمایان چه مزایایی می‌برند

مهم‌ترین مزیت کار مجازی برای کارفرمایان تاثیر در کاهش هزینه‌ها است. برای مثال، شرکت ای.تی.اند.تی با مقررکردن امکان مجازی برای سی هزار از کارمندان خود و فراهم آوردن امکان ارتباط از راه دور برای ایشان توانست رقم قابل توجهی صرفه‌جویی در هزینه‌های مسکن داشته باشد.

برنامه‌ جامع این شرکت سال‌ها در حال بسط و توسعه بوده است. این پروژه از جذابیت خاصی برخوردار است؛ زیرا بررسی مزایای آن در یک مطالعه‌ شش‌ساله بر روی ششصد کارمند به اثبات رسیده است. بر اساس این مطالعه، مهم‌ترین صرفه‌جویی‌های رخ‌داده در هزینه‌ مسکن بوده است و شرکت مزبور توانسته با اتخاذ سیاست کار مجازی یکی از دفاتر بزرگ خود را به طور کلی تعطیل کند و حدود ۶ میلیون دلار سود کند.

شرکت ای.تی.اند.تی علاوه بر صرفه‌جویی در هزینه‌ها توانسته منافع بسیاری را نیز از محل افزایش بهره‌وری کسب کند. این شرکت بر اساس مصاحبه‌هایی که با کارمندان آن انجام شده است، توانسته به ازای هر کارمند دو نیم ساعت کار بیشتر در هر هفته دریافت کند. این اتفاق باعث شده تا سود خالص ۵ میلیون‌دلاری سالانه نصیب شرکت شود. کارمندان نیز گفته‌اند به خاطر اینکه حین کار حواسشان پرت نمی‌شود، بهره‌ورتر شده‌اند و تنها همین تمرکز بیشتر، ۳ میلیون دلار به نفع شرکت تمام شده است.

البته برقرارکردن تجهیزات لازم جهت کار در خانه‌ کارمندان نیز هزینه‌های مخصوص خود را دارد. برای مثال، هزنیه‌ تغییر دفتر کار به طور متوسط به ازای هر کارمند سه هزار دلار و هزینه‌ استقرار خطوط تلفن مخصوص به ازای هر کارمند ۴۰۰۰ دلار بوده است. با این حال، این هزینه‌ها به طور سالانه کاهش نیز می‌یابند. طبق ارزیابی‌های ای.تی.اند.تی، هزینه‌های مزبور به طور سالانه چیزی در حدود سه میلیون دلار خواهند بود. اکنون اگر اعداد دقیق را کنار هم قرار دهیم، می‌فهمیم کار مجازی چه فایده‌ای برای ای.تی.اند.تی داشته است:

صرفه‌جویی‌ها و منفعت‌های مالی شرکت

صرفه‌جویی مسکن: ۶۳۳۳۱۲۴ دلار

منافع حاصل از بهره‌وری (مربوط به افزایش ساعت):۵۱۱۲۸۴۱ دلار

منافع حاصل از بالارفتن بازده: ۳۱۲۷۶۱۷ دلار

مجموع منابع: ۱۴۵۷۳۵۸۲ دلار

هزینه‌های مربوط به راه‌اندازی تجهیزات: ۳۲۰۵۵۰۷ دلار

منفعت خالص سالانه: ۱۱۳۶۸۰۵۷ دلار

این شرکت با منفعتی بیشتر از ۱۱ میلیون دلار در سال مثالی بارز و درخشان جهت اثبات دلایل مفید بودن کار مجازی است.

کاهش هزینه‌های عملیاتی، بهره‌وری بالاتر و افزایش بازده روش‌های بسیار مشخص و صریح منفعت‌بردن کارفرمایان از کار مجازی است.

با این حال باید به عامل دیگری هم اشاره کنیم. تغییر در شرکت برای اتخاذ دورکاری و کار مجازی به تغییراتی در سطح مدیریت هم می‌انجامد که این تغییرات اساسا شرکت را در مسیر موفقیت قرار می‌دهند. سبک جدید مدیریتی که بر کارگران دور از دسترس خود نظارت دارد، می‌تواند به طور خاص سودآفرین باشد. ای.تی.اند.تی و نیز شرکت ۱۸۰۰ کانتکتز به آسانی راه‌های مهمی را نشانمان می‌دهند که از طریق آن کار مجازی به سودآفرینی برای شرکت ختم می‌شود. کارمندان مستعدی که دور از شرکت می‌زیند و به جز از طریق مجازی نمی‌توانند برای شرکت کار کنند، نیمی از مهم‌ترین عوامل سودآورشدن یک شرکت هستند.

کارگران چه منفعتی می‌برند

چرا کارگران موقعیت‌های منعطف را بیشتر می‌خواهند؟ چرا کار مجازی باعث می‌شود کارگران به کارفرمایان خود وفاداری بیشتری نشان بدهند؟ تقریبا همه‌ کسانی که برای این کتاب با آنها مصاحبه کردیم، گفته‌اند که انعطاف‌پذیری امکانی است برای باقی ماندن با خانواده، وقت گذراندن با آنها و تعدیل نسبت بین کار و زندگی. آنها برای رسیدن به این هدف باید بتوانند وقت مرده و هدررفته‌ خود را تا حد ممکن کاهش دهند تا از فرصت‌ها بهترین استفاده را ببرند. کارمندان می‌توانند با کاهش از ساعت‌های مرده و هرزرفته دست کم هفته‌ای یک یا دو ساعت را بیشتر با خانواده‌های خود بگذرانند. همچنین کار مجازی می‌تواند به سود کسانی باشد که می‌خواهند از آشنای بیمار خود مراقبت کنند.

همچنین داشتن کنترل بر سویه‌هایی از کار که بر بهره‌وری و محصولات نهایی تاثیری نمی‌گذارد - یعنی محلی که در آن کار می‌کنی - می‌تواند به رضایت شغلی بالاتر در میان کارگران بینجامد. طبق پژوهشی درباره‌ دورکاری که با استفاده از ۱۲۸۳۳ کارمند انجام شد، خودآیینی افزایش‌یافته‌ کار مجازی ــ از انتخاب شیوه‌ کارکردن گرفته تا امکان انجام کارهایی حین کار که در محیط کار مجاز نبود، مثل گوش دادن به رادیو ــ رضایت شغلی را افزایش داده است. وقتی در خانه کار می‌کنید، می‌توانید همه‌ روز دمپایی پایتان کنید و پیژامه بپوشید. خلاصه اینکه کار مجازی فشار را کمتر می‌کند و استرس را کاهش می‌دهد. به علاوه، کارمندانی که از محیط‌های کاری شلوغ و پر سر و صدا راضی نیستند و محیط‌های ساکت را ترجیح می‌دهند، می‌توانند با کار مجازی به آرزوی خود دست یابند. همچنین کار مجازی راه بسیار خوبی برای بازگشت افرادی به سر کار است که مدت‌ها از دنیای کار کردن دور بوده‌اند.

کار مجازی شرایط برد‌ـ ‌برد را برای کارگران معلول فراهم می‌آورد

شغل‌های مجازی می‌توانند شرایط برد‌ـ‌ برد را در مورد کارگران دارای معلولیت یا بیماری‌های مزمن فراهم آورند؛ یعنی کارمندانی که دارای شرایط فیزیکی و سلامت متغیر و بی‌ثبات هستند. کمردرد مزمن، سرطان، سکته، بیماری قلبی، درد مزمن و چیزهای دیگری از این قبیل بیماری‌هایی هستند که می‌توانند کارگران غیرمجازی و ثابت را به درد سر بیندازند و از کار بیکار کنند. یکی از پژوهش‌های انجام‌شده بر روی ۴۳۲ کارفرمایی که نظر مثبتی نسبت به این کار دارند، نشان می‌دهد که ۲۵ درصد کارمندان مجازی را کارمندان معلول تشکیل می‌دهند.

حفظ ارتباط فردی با دیگران

اگرچه بسیاری کار مجازی را ترجیح می‌دهند، اما آنهایی که به صورت انفرادی کار می‌کنند، دوست دارند با بقیه‌ آدم‌ها در طول روز ارتباط داشته باشند. شاید آنها ناگهان گفت‌و‌گوهایی خودمانی و خودانگیخته را شروع کنند، شاید از همکاران‌شان به صورت غیررسمی مشاوره بخواهند، و الخ. به علاوه، بسیاری از کارمندان مجازی که با آنها مصاحبه کردیم معتقد بودند ‌اندکی تماس چهره به چهره می‌تواند بخش مهمی از ایراد همیشگی مردم به کار مجازی را رفع کند: چیزی که آنها از دست دادن ارتباط و منزوی‌شدن می‌خوانند.

کریستیانا هشت سال از ده سال گذشته را به صورت مجازی برای یک انتشارات کار کرده و نقش ویراستار را بر عهده داشته است. یکی از دلایل پیوستن کریستیانا به شرکت کنونی‌اش این بوده است که پیش از این با همکارانش در موسسه‌ انتشاراتی بزرگ‌تری به صورت مجازی کار می‌کرده است. به همین خاطر وی به قول خودش احساس انزوا یا جداافتادن از سازمانش را نمی‌کند، در حالی‌که دیگر همکارانش همگی در دفتر مرکزی در سیاتل مشغول به کارند، زیرا رابطه‌ خوبی با آنها دارد. با این حال وی تعریف می‌کند که وقتی برای اولین بار کار مجازی را در یک شرکت پذیرفت و اولین کارمند مجازی آن شرکت شد، به شدت ناراحت و آشفته و سرگردان بود؛ زیرا در تمام روز هیچ کس با او حرف نمی‌زد و وی کاملا تنها مانده بود. وی می‌گوید: «هیچ کس هیچ فیدبکی به من نمی‌داد و به همین خاطر یاد گرفتم برای انجام کارهایم تنها به غریزه‌های خودم اتکا کنم. اگر از قبل همکاران خود را در یک شرکت دارای کار مجازی نشناسید و پیش‌تر با آنها جایی کار نکرده باشید، کار مجازی در آن شرکت می‌تواند بسیار دشوار باشد. زیرا در این صورت نمی‌توانید پیوندهایی را تشکیل دهید که به نظر من برای کار طولانی‌مدت ضروری

هستند.»

برای برخی تعامل فردی با دیگران هیچ جایگزینی ندارد و این افراد برای انجام کار مجازی خود نیز نیاز به برقراری ارتباط چهره به چهره دارند. اینگرید معلم است و تاکنون هم سر کلاس‌های واقعی رفته و هم به صورت آنلاین تدریس کرده است. او می‌گوید: «کلاس واقعی چیز دیگری است. پر از انرژی است، هر دو طرف می‌توانند روی هم تاثیر بگذرانند، از احساسات هم با خبر شوند، از یکدیگر اطلاعات و فیدبک بگیرند و اینها به نظر من از بهترین چت ممکن در محیط آنلاین هم بهتر است!» به همین خاطر اینگرید می‌گوید که با مخلوط کردن تدریس در کلاس واقعی با تدریس آنلاین توانسته تعادلی بین نیاز خود به تعامل و نیاز خود به کار مجازی برقرار کند . او می‌گوید: «برای برخورداری از این انعطاف‌پذیری بسیار خوشحالم.»

همان طور که احتمالا همه‌مان تا به حال فهمیده ایم یا شاید حتی از نزدیک دیده باشیم، سیستم‌های تکنولوژی و کسب و کاری که پشتیبان کار مجازی هستند می‌توانند انزوا و فاصله را کاهش دهند، با این حال، بسیاری از شرکت‌ها گاه‌به‌گاه ارتباط چهره به چهره را برای کارگران مجازی خود ترتیب می‌دهند تا ارتباط آنها را هر چه بهتر حفظ کنند. در این میان نقش مدیران پررنگ است. مدیران باهوش می‌توانند خلاقانه نسبت به نیاز تیم‌های مجازی خود واکنش نشان دهند و راه‌هایی را تعبیه کنند که افراد بتوانند میزان تعامل مورد نیاز و ارتباط شخصی خود با دیگران را

برآورده سازند.