طراحی دفتر کار شما برای کار تیمی مضر است
مترجم: فرهاد امیری
آیا محیط بسته دفتر کار خلاقیت‌تان را کور می‌کند؟ آیا اتاقک‌تان باعث می‌شود تا به خوبی ارتباط برقرار نکنید؟
نویسنده: تیم دانلی
مترجم: فرهاد امیری
آیا محیط بسته دفتر کار خلاقیت‌تان را کور می‌کند؟ آیا اتاقک‌تان باعث می‌شود تا به خوبی ارتباط برقرار نکنید؟ اتاقک‌ها زمانی در دفاتر کار ظاهر شدند که شرکت‌ها می‌خواستند دفتر کارهای فردی را به محیط کاری جمعی منتقل کنند، اما در عین حال، آنها را جدا و مجزا نیز نگه دارند. اکنون، بار دیگر شکل دفاتر کار در حال تغییر است، شرکت‌های دیوارهای بین اتاقک‌ها را برمی‌دارند، از فضای مشترک استفاده می‌برند و هر سالن یا آشپزخانه‌ای را به اتاق کار جمعی و اشتراکی بدل می‌سازند. می‌توانید این کار را رویکرد گوگل به طراحی دفتر کار تلقی کنید: محل کار باید مفرح و جمعی باشد، جایی که آدم‌ها برای استفاده از کل فضا آزاد باشند. این فلسفه طراحی در حال تکثیر و گسترش است ـ و البته دلیل خوبی هم پس آن است.
طراحی هوشمندانه دفتر کار نه تنها جایی را برای سیلان آزاد ایده‌ها می‌گشاید، بلکه باعث می‌شود که جوانان بااستعداد به محیط‌های کاری جذب شوند؛ جوانانی که هشت ساعت نشستن پشت دیوارهای خاکستری یک اتاق کار برایشان چندان جذابیتی ندارد. اما صرف برداشتن دیوار اتاقک‌ها برای شکوفایی همکاری و کار تیمی کافی نیست و باید ملاحظات طراحی دیگری را نیز در نظر گرفت. طراحی می‌تواند شامل تعمیر و بازسازی سالن‌ها، امکان ورود نور طبیعی روز به داخل و حتی بدل کردن دفترها به مایکروویوی برای پختن ایده‌ها باشد. متخصصان طراحی دفتر کار این ایده‌ها را برای شکوفایی کار تیمی لازم می‌دانند.
طراحان می‌گویند نمی‌توان یک نسخه کلی برای بالابردن بهره‌وری همه دفاتر کاری پیچید، اما شیوه کلی این کار موارد زیر را در برمی‌گیرد: بازکردن فضای دید، سهیم‌شدن در محل کار و چیدمان میزها به گونه‌ای که انگار همه در یک محیط کار اشتراکی و جمعی در حال کار کردن هستند.
مایکل کلاینبرگ، رییس شرکت طراحی MKDA که مقر آن در نیویورک است، می‌گوید: برخی از دفاتر کار از میزهای بلند همراه با جای رییس استفاده می‌کنند، در حالی که دیگر دفاتر کاری برای ایجاد احساس همکاری و مشارکت، از آرایش دسته‌ای یا خوشه‌ای برای میزها بهره می‌برند.
او می‌گوید: «واقعیت این است که کار تیمی و مشارکتی بیش از کار انفرادی مولد است، به‌خصوص اگر محیط کاری شما با تکنولوژی‌ها یا خلاقیت گره خورده باشد.»
برانگیختن یک احساس جمعی بسیار مهم‌تر از تامین حیطه خصوصی برای افراد است. به همین خاطر ژانت پل، رییس گروه دفاتر کاری شرکت مشاوران معماری و طراحی جنسلر، از معایب دفاتر مجزا در گوشه سالن‌ها و اتاق‌های کنفرانس محصور در میان دیوارها سخن می‌گوید.
او می‌گوید: «لازم نیست کار چندان پیچیده‌ای صورت بگیرد. باید تنها اجازه دهیم میدان دید افراد برای مشاهده یکدیگر باز باشد یا از دیوارهای شیشه‌ای استفاده کنیم. همین که ببینید کسی در دسترس شما هست، باعث رونق‌گرفتن کار تیمی می‌شود.»
تام پولوسی، مدیر طراحی داخلی شرکت طراحی و معماری اچ.او.کا می‌گوید: «امروز پارادایم طراحی دفتر کار از «جای من» به «جای ما» در حال تغییر است.»
به جای آنکه چند اتاق کنفرانس محصور در میان دیوارها داشته باشید که کارمندان در وقت نیاز از آنها استفاده کنند، بهتر است کل فضای کاری را به مکانی مشارکتی و جمعی بدل کنید و چندتایی هم اتاق جدا داشته باشید تا کارمندان، هنگامی که نیاز به حیطه خصوصی داشتند، از آنها استفاده کنند.
آلن فلتون، نایب رییس و مدیر اجرایی شرکت لئو ای دیلی در واشنگتن می‌گوید: «باید کسب و کارتان را محلی برای مبادله ایده‌ها بدانید، نه جایی برای نشستن پشت میز و فرستادن ایمیل.»
فضای دفاتر کاری در مناطق شهری مثل نیویورک به حد کافی وجود دارد، اما برخی از شرکت‌ها ــ البته در تمام نقاط، فارغ از شهری بودن و شهری نبودن ــ می‌خواهند تا برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها، از فضایی که در اختیار دارند، بیشترین استفاده ممکن را ببرند و این یعنی زمانش فرا رسیده که کارکرد هر اتاق در محیط کار خود را از نو بررسی کنید.
فلتون می‌گوید: «لازم نیست یک آشپزخانه فقط یک آشپزخانه باشد. اینکه همیشه فضایی خالی در دفتر کار خودتان داشته باشید، بیش از حد تجملی و لوکس است. همچنین فرصت‌های متفاوت و متعددی برای استفاده از اتاق‌های کنفرانس وجود دارد.»
پیش از آنکه شرکت وینچستر تصمیم به تغییر طراحی دفتر خود بگیرد و فرهنگ دفتر کار خود را تغییر دهد، ایده‌های بسیار خوبی را دید که از جا‌های غیرمنتظره‌ای نشات می‌گرفت.
«مثلا آدم‌ها برای استفاده از یخچال، مایکروویو یا نوشیدن یک فنجان قهوه داخل آشپزخانه‌ها جمع می‌شدند و با هم حرف می‌زدند. اینها همه ایده‌های خوبی در اختیار ما قرار می‌داد.»
برای مثال، شرکت‌ها می‌توانند آشپزخانه‌های خود را به تلفن و اینترنت مجهز کنند، برای آدم‌ها آنجا میز بچینند و آشپزخانه‌های خود را به جای آنکه آشپزخانه‌ای صنعتی باشند، به یک کافه بدل کنند.
پولوسی می‌گوید: «همه مکان‌های دفتر کار خود را به دقت مورد ملاحظه قرار دهید. حتی آشپزخانه‌تان هم باید در خدمت کسب و کار شما باشد.»
در محیط‌های کاری جدید، سالن‌ها و پلکان‌ها هم می‌توانند به عنوان بخشی از محیط کار تلقی شوند و فقط به عنوان محلی برای انتقال افراد از نقطه (الف) به نقطه (ب) مورد استفاده قرار نگیرند. پولوسی از بررسی‌هایی می‌گوید که نشان می‌دهند آدم‌ها وقتی در حال حرکت باشند، مولدتر و نوآورتر هستند. اکنون طراحی‌های نوین دفاتر کار پلکان‌ها را تزئین می‌کنند و از علائم و تابلوها و وسایلی درون پلکان استفاده می‌کنند تا آدم‌ها را به استفاده از آنها به جای استفاده از آسانسور ترغیب کنند.
پولوسی ادامه می‌دهد: «پلکان‌ها بدل به محل ملاقات همکاران می‌شوند. همچنین به فضایی تبدیل می‌شوند که آدم دوست دارد داخل آنها بچرخد و کمی وقت بگذراند.»
سالن‌ها نیز وسیع‌تر می‌شوند و با تعدادی کاناپه و صندلی و تخته وایت‌برد آنها را به فضایی برای مکالمه و گفت‌و‌گو بدل می‌سازند. پولوسی می‌گوید: «مثلا وقتی سال‌های پیش کمد داخل دفتر می‌گذاشتیم، می‌دیدیم این کمدها و کشوها جایی می‌شوند برای شارژ کردن آیفون، نشستن و حرف‌زدن با همکاران، گذاشتن لپ‌تاپ و غیره. فکر کردن به چنین موقعیت‌هایی بسیار مهم و حیاتی است.
به‌علاوه، هنوز مانده تا دفاتر آمریکایی به سبک دفاتر اروپایی ــ به جای لامپ‌های فلوروسنت ــ از نور طبیعی روز استفاده کنند تا محیطی شادتر و نیروی کاری مولدتر داشته باشد؛ به خصوص اگر کارمندانش صبح تا شب جلوی کامپیوتر نشسته باشند.
شما می‌توانید نور روز را با استفاده از دیوارهای شیشه‌ای در طرفین دفتر کار یا استفاده از «نورگیرها» به داخل دفترکار خود وارد کنید. در ضمن هر دو تکنیک باعث می‌شود تا در مصرف انرژی شما صرفه‌جویی شود. اگر روی نور طبیعی روز تمرکز کنید، نه تنها حال و هوا و بهره‌وری کارمندانتان را ارتقا می‌دهید، بلکه در هزینه‌های سرمایشی و گرمایشی خود نیز صرفه‌جویی خواهید کرد. بررسی‌ها نشان داده‌اند که تمرکز بر مواردی از قبیل نورپردازی باعث می‌شود تا کارمندان کمتری تظاهر به مریضی کنند یا سر کار حاضر نشوند. پس دقت کنید که چنین کاری بهره‌وری کلی را افزایش می‌دهد.
اگر کارمندان شما به یک فضای دفتری قطعه‌بندی‌شده و ساکت عادت کرده‌اند، شاید نسبت به یک فضای کاری گشوده احساس نگرانی کنید و بترسید که حواس کارمندانتان بیش از حد پرت شود و بهره‌وری شما پایین بیاید.
قطعا طراحان از شیوه‌های خاصی از عایق‌کاری دیوار و پوشش‌های مخصوص سقف و دیوار برای کاهش سر و صداهای اضافه استفاده می‌کنند. اما در عین حال ذائقه‌های افراد برای یک محل کار نیز در حال تغییر است. دیگر نباید نگران این حواس‌پرتی‌ها باشید، زیرا نسل جدید کارگران تکنولوژیک و زرنگ به داشتن چند وظیفه در یک زمان عادت کرده اند و ارزش بیشتری برای یک محیط کار باز قائلند تا محیط کاری بسته.
این واقعیت‌ها باعث شده تا مدیری همچون وینچستر در مورد طراحی گشوده و باز فضای کاری خود بگوید: «این طراحی بسیار جذاب و مولد است و آن را می‌پسندیم. اگر کسی با آن تطبیق نیابد، احتمالا نمی‌توانیم به همکاری خود با وی ادامه دهیم.»
ارسال نظر