دایره المعارف مدیریت
تعاریفی در مدیریت پروژه
قدمت مدیریت پروژههای بزرگ به ۴۰۰۰ سال قبل از مدیریت فرآیندهای تولید میرسد. ساخت اهرام ثلاثه (۲۴۵۰ سال قبل از میلاد مسیح)، ساخت کانال لانگودوک (۱۶۸۱)، احداث خطوط راهآهن در انگلستان (دهه ۱۸۴۰) همه، نمونههایی از پروژههای بزرگی هستند که برای انجام آنها از نیروی انسانی و مواد اولیه بسیار زیادی استفاده شده است. با این حال، بیش از چند دهه از عمرمدیریت پروژه، به عنوان یک رشته علمی مستقل یا به بیان دقیقتر به عنوان یک متدولوژی (روش)، نمیگذرد. امروزه، اهداف یک مدیر پروژه تفاوتی با اهداف یک مدیر پروژه در سدههای گذشته ندارد. اهداف هر دوی آنها، ترکیب منابع انسانی، ماشینآلات و مواد اولیه برای یک مدت زمان مشخص به منظور انجام یک پروژه طبق مشخصات، زمان و بودجه تعیین شده میباشد. البته باید گفت که امروزه مدیران پروژه ابزاری در اختیار دارند که آنها را قادر میسازد تا چند فعالیت موازی را به طور همزمان کنترل کرده و این امر امکان تصمیمات آگاهانهتر به همراه اعتماد و سرعت بیشتر را برای آنها فراهم نموده است. آشنایی کلیه اعضای تیم پروژه با متدولوژی مدیریت پروژه ضروری است. مهندسان، کارشناسان و متخصصان جوان با فراگیری این متدولوژی میتوانند مسوولیتهایی را بپذیرند که قبلا بر عهده افراد باتجربه بوده است.
مدیریت پروژه چیست؟
پروژه عبارتست از فعالیت مشخص و محدود که برای تکمیل آن در زمان مشخص شده، باید منابع و امکانات لازم فراهم شود. هر پروژهای منحصربهفرد بوده و از لحاظ منابع به ویژه نیروی انسانی به سازمان اصلی خود وابسته است. تمامی پروژهها به طور اجتنابناپذیری دستخوش تغییر قرار میگیرند؛ یعنی ممکن است طبق برنامه و بودجهای که از قبل برای آن پیشبینی شده، انجام نگیرند و تا اندازهای از آن منحرف شوند. مدیریت پروژه شامل برنامهریزی کلان، اجرا، کنترل و نظارت و هماهنگی یک پروژه از مرحله طرح ایده تا تکمیل آن است؛ به گونهای که نیازهای پروژه در زمان مشخص و طبق بودجه پیشبینی شده و مطابق استانداردهای موردنیاز به انجام برسد.
انتخاب مدیر پروژه
واژه مدیر پروژه اغلب به طور دقیق به کار برده نمیشود. در آمریکا به هر کسی که مسوول ساخت یک ساختمان - کوچک یا بزرگ - باشد، مدیر پروژه گفته میشود. در پروژههایی که به صورت سرمایهگذاری مشترک صورت میگیرد، مدیر پروژه توسط یکی از شرکا انتخاب میشود. در پروژههای صنعتی، تجاری یا زیرساختی، معمولا کارفرمای پروژه یکی از کارکنانش را به عنوان مدیر پروژه تعیین میکند. در پروژههایی که چند فاز دارد، افرادی که مسوول برنامهریزی، اجرا و نظارت هر یک از این فازها میباشند نقش یک مدیر پروژه را نیز ایفا میکنند. در پروژههای بزرگ و متوسط، از یک تیم مدیریت پروژه به جای یک فرد استفاده میشود.
با توجه به مسوولیت چشمگیری که بر عهده مدیر پروژه قرار دارد، انتخاب، آموزش و اختیارات مدیر پروژه از اهمیت بالایی برخوردار است. انتخاب مدیر پروژه از جمله موضوعاتی است که باید به دقت انجام شده و همچنین وظایف او به خوبی تعریف شوند. مدیر پروژه باید دارای اختیارات کافی باشد تا بتواند پروژه را تا پایان بدون مراجعه مکرر به کارفرمای پروژه به طور رضایتبخشی انجام دهد.
وظایف یک مدیر پروژه عبارت است از:
* تعریف پروژه؛
* برنامهریزی؛
* تعیین ساختار تصمیمگیری؛
* کنترل و نظارت.
تعریف پروژه
تعریف پروژه، یکی از عوامل اصلی در موفقیت یک پروژه محسوب میشود. قبل از تخصیص منابع به یک پروژه، ابتدا باید تعریف روشنی از آن انجام شود و بررسی شود، آیا انجام پروژه امکانپذیر میباشد یا خیر. در اینجا، فرض بر این است که مطالعه امکانسنجی، ارزیابی مالی و سنجش ریسک پروژه انجام شده است. در برخی منابع از این مرحله به عنوان ارائه پیشنهاد (طرح پیشنهادی) نام برده میشود. تعریف پروژه شامل بیان مشخصات و ویژگیهای فیزیکی و همچنین بیان اهداف پروژه میباشد. تعریف پروژههای ساختمانی و نیروگاهی نسبتا آسان و مشخص است. هرچه سریعتر تعریف دقیقی از پروژه ارائه شود، بهتر است. پروژههایی که تعریف روشنی از آنها ارائه نشود، تغییرات احتمالی آنها زیاد خواهد بود و این امر یکی از دلایل اصلی تاخیرات و هزینههای اضافی در پروژهها به حساب میآید.
برنامهریزی
برنامهریزی پروژه با مدیریت پروژه اغلب اشتباه گرفته میشود. مدیریت پروژه با برنامهریزی پروژه آغاز و با کنترل و نظارت پروژه خاتمه مییابد. نرمافزار مدیریت پروژه، تا اندازه زیادی یک نرمافزار برنامهریزی و کنترل پروژه محسوب میشود.
برنامهریزی پروژه شامل موارد زیر میباشد:
- برنامهریزی درباره تکنیکها و روشهای مورد نیاز؛
- انتخاب از میان نیروهای داخلی یا پیمانکاران؛
- تصمیمگیری درباره جریان نقدی (بودجه یا برنامه هزینههای پروژه)؛
تصمیمگیری درباره جدول زمانبندی فعالیتهای پروژه (برنامه زمانبندی).
اصلاح و بهبود برنامه پروژه توسط نرمافزار مدیریت پروژه امکانپذیر است. به این صورت که نخست از روی نسخه اولیه و پیشنویس برنامه، اطلاعات مربوط به فعالیتها به ترتیب تقدم و تاخر به همراه اطلاعات مربوط به زمان هر فعالیت، منابع و هزینههای هریک از آنها، وارد رایانه میشود. سپس با تحلیل مکرر اطلاعات خروجی تا زمانی که به یک برنامه رضایتبخشی رسید، میتوان برنامه را اصلاح کرد.
منبع: کتاب مدیر تالیف تیمور آقایی انتشارات کتاب طلایی جامع
ارسال نظر