هنر مدیریت و انگیزش کارمندان جوان

مترجم: زهره همتیان

افراد جوانتر هم تشنه یادگیری هستند و هم اینکه نیازمند دریافت تایید برای کاری هستند که انجام می‌دهند. آنها از طریق آموزش و دریافت تایید انگیزه پیدا می‌کنند؛ بسیار بیشتر از آنکه حقوق و دستمزدشان افزایش یابد. البته همان ویژگی‌هایی که موجب می‌شود همکاران جوانتر مشتاق و پذیرای آموزش و ستایش شما شوند، ممکن است باعث شود نسبت به بازخوردهای منفی حساس شوند، بنابراین مراقب شرایطی که برای آنها رقم می‌زنید، باشید.

در میان مدیرانی که با کارمندان جوان و تازه‌کار سر و کار دارند، بهترین‌ها کسانی هستند که از آموزش دادن لذت می‌برند. آنها برای کمک به رشد دیگران ارزش قائل می‌شوند؛ بنابراین دلایل تصمیمات خود را برای دیگران به طور کامل و شفاف توضیح می‌دهند. این مدیران به جای اینکه فرض را بر آن بگذارند که کارمندان جوان (۲۰ تا ۲۹ ساله) تجربه و دید کافی برای پی بردن به مطالب ناگفته را دارند، دقایقی را برای تبیین دلایل و مبنای کار خود اختصاص می‌دهند. معمولا سه دقیقه توضیح، کارمندان جوان را بر می‌انگیزد، زیرا آنها فواید کسب بینش نسبت به فرآیندهای تصمیم‌گیری را بی‌درنگ احساس می‌کنند. این امر همچنین موجب بهبود کار آنها برای شما و شرکتتان می‌شود، زیرا این توضیحات به آنان می‌آموزد که چگونه فکر کنند.

همچنین مدیران با کفایت جلسات آموزشی منظمی‌را برای بخش‌های مختلف کسب و کار برگزار می‌کنند. شرکت‌های برجسته، برنامه‌های چرخشی را برای جوانان مستعد آینده‌دار ‌ترتیب می‌دهند. حمایت از این گونه برنامه‌ها در شرکت‌های کوچک دشوار است. اما شرکت‌های کوچک می‌توانند کارگاه‌های کوچکی را برای کارمندان جوان مستعد برگزار کنند تا این جوانان با قسمت‌های مختلف شرکت آشنا شوند. اینگونه سرمایه‌گذاری‌ها معمولا به سرعت نتیجه می‌دهند.

در اینجا به شیوه‌های مؤثر انگیزش و آموزش کارمندان جوان می‌پردازیم:

• از اولین روزهای کاری، آنها را وارد سخت‌ترین قسمت کار کنید. مدیران ممتاز به کارمندان جوان خود حداقل در انجام یکی از وظایف قدرت تصمیم‌گیری می‌دهند. یکی از موسسان بسیار موفق شرکت Silicon Valley به هر کسی در شرکت خود، مقام مدیرعاملی یک قسمتی را داده است. این ‌ایده خوبی است. اگر آنها نمی‌دانند که کار را چطور انجام دهند، به آنها بگویید که خود آن را کشف کنند. احساس درماندگی و ناتوانی تحمل‌ناپذیر، نتیجه طبیعی در این مرحله است. حتی کارمندان بسیار مستعد جوان ممکن است وسوسه شوند از شما سوال‌هایی را بپرسند که خودشان جوابش را می‌دانند. آنها را وادار کنید که خود راه حل را پیدا کنند. اگر این کار را نکنید، آنها پیشرفت نخواهند کرد و اگر احساس می‌کنید که رها کردن آنها برای یافتن راه حل به صورت مستقل ممکن است ریسک بزرگی برای شما باشد، در وهله اول در واگذاری پروژه تجدیدنظر کنید. همیشه مسوولیت دیگری وجود دارد که بتواند مناسب‌تر باشد. به عنوان آخرین قدم ضروری، هنگامی‌که کارکنان جوان شما وظیفه شان را به اتمام رساندند، فورا به آنها بازخورد شفافی ارائه دهید. تجزیه و تحلیل رویدادهای گذشته، به گونه‌ای اساسی فرآیندهای یادگیری آنها را شتاب می‌بخشد.

• در حضور دیگران از کارکنان جوانی که کار خود را به نحو احسن انجام داده اند، تقدیر و تشکر کنید. این کار هیچ زحمتی ندارد، این‌طور نیست؟ شیوه مرسوم و متداول این است که در حضور دیگران بایستید و در مورد مسوولیتی که این فرد به خوبی انجام داده توضیح دهید و از او تشکر کنید. یک شیوه خوب دیگر که به ندرت استفاده می‌شود این است که در حضور دیگران از کارمند خود بپرسید که در مورد یک‌ایده به خصوص چه فکری می‌کند، به خصوص زمانی که بحث و مذاکره ای میان کارمندان ارشد در جریان است. این سوال خود تاییدی است بر رشد و ارتقای او در شرکت و همچنین موجب می‌شود موقعیت این کارمند نزد همکارانش بالاتر رود. احتمالا این کارمند قابلیت خود را نشان می‌دهد و در پاسخ سوالی که از او شده مطلب مفیدی را ارائه می‌دهد.

• مکررا سوالاتی را بپرسید. هنگامی‌که در حال راه رفتن در اداره هستید یا پشت میزتان نشسته‌اید، برای مثال، از کارمند جوان‌تر خود بپرسید «احمقانه‌ترین چیزی که ما در حال کار بر روی آن هستیم، چیست؟» پرسیدن این سوال خود تاثیرگذار است و نشان می‌دهد که شما اصرار بر راست گویی دارید و منتظر شنیدن اخبار بد هستید. این امر آنها را وادار می‌کند با خود فکر کنند و نظراتشان را مطرح کنند. گاهی اوقات پاسخ سوال موجب می‌شود که شما متوجه شوید چیزی که شرکت بر روی آن کار می‌کند واقعا بیهوده و تلف کردن سرمایه است.

• کارمندان جوان‌تر اغلب خجالتی‌تر از همکاران بزرگ‌تر خود هستند، بنابراین آنها را دعوت به همکاری با خودتان و با دیگر اعضای شرکت کنید.

• به کارمندان جوان توجه شخصی کنید. یک روش ساده که زیاد از آن استفاده نمی‌شود این است که در روز تولد کارمندان جوان، به سراغ آنها روید. تنها صدایشان کنید و به آنها بگویید «تولدت مبارک، از اینکه با شما کار می‌کنم خوشحالم، امیدوارم جشن تولد خوبی داشته باشید.» آنها از اینکه به یادشان بوده‌اید خوشحال می‌شوند و شما احساس خوبی از انجام این کار شیرین خواهید داشت.

• برای قدردانی و سپاس از دلایل غلط و اشتباه استفاده نکنید. کارکنان جوان تزویر و ریاکاری سیاسی گونه را خوار و کوچک می‌شمارند و برای آن ارزشی قائل نیستند. اگر وانمود به تقدیر و تشکر کنید، آنها متوجه می‌شوند و دفعه بعد که واقعا این کار را انجام دهید باور نخواهند کرد.

• پروژه‌ها را به صورت کوتاه مدت تنظیم کنید. کارمندان جوان برای مدت کوتاهی می‌توانند بر روی کاری توجه و تمرکز داشته باشند. این امر می‌تواند دلایل مختلفی داشته باشد، از جمله این دلایل عبارتند از: پیدایش عصر دیجیتال، رسانه‌های اجتماعی یا شبکه‌های تلویزیونی مختلف و... . شاید بخواهید همه عوامل را سرزنش کنید، اما به هر حال این امر واقعیت دارد. شما باید به عنوان یک مدیر خودتان را با این شرایط وفق دهید. یک شیوه خوب این است که چرخه‌های هفتگی‌ترتیب دهید به گونه‌ای که همه کارمندان یکشنبه شب می‌دانند که تا آخر روز جمعه چه کاری را باید به اتمام برسانند. در برخی موارد، هدف‌های روزانه تعیین کنید. آنها به خوبی زمانی را که باید کاری را به انجام برسانند پر می‌کنند. قرار دادن زمان‌های کوتاه و قابل پیش بینی باعث به‌وجود آمدن ریتم‌هایی با سرعت بالا و ایجاد نیروی کار سرزنده وپربازده می‌شود.

• کسانی را که عملکرد خوبی ندارند اخراج کنید. کارمندان جوان به طور نامناسبی تحت تاثیر لغزش و سستی‌های دیگران در شغل‌شان قرار می‌گیرند. همکاران با تجربه ممکن است حدس بزنند، چرا کسی که از انجام وظیفه شانه خالی می‌کند هنوز در شرکت باقی مانده است، اما اغلب کارمندان جوان این بصیرت را ندارند. کارمندان جوان که دارای کارکرد عالی هستند، اغلب به سرعت و به شدت از همکاران بی صلاحیت و رییسی که این همکاران را هنوز نگه داشته است، منزجر و خشمگین می‌شوند، اما کارمندان جوان که در حد کیفیت متوسط هستند، اغلب شروع می‌کنند به تقلید و پیروی از افراد وظیفه نشناس و بی‌کفایتی که هنوز اخراج نشده‌اند.

• به همان دلایل فوق‌الذکر، کارمندان مخرب را فورا اخراج کنید، مخصوصا اگر آنها تعاملی با کارمندان جوان دارند. یک کارمند مخرب و مضر می‌تواند یک سازمان را نابود کند. کارمندان جوان اغلب این توانایی را ندارند که از این افراد دوری کنند.

• و در نهایت به آرامی ‌و با احتیاط قدرت خود را اعمال کنید. کارمندان جوان این موضوع را بسیار جدی‌تر از آن می‌دانند که شما تصور می‌کنید. مدیران تازه کار می‌توانند به سادگی در حرکات خود دچار اشتباه شوند و روش‌های ارتباطی بی‌پروا و سبک که حاکی از بی‌احترامی ‌است، از خود بروز دهند. سعی کنید از آن خودداری کنید. این کار نشان از سهل انگاری احمقانه و عدم بلوغ فکری است. آنها بسیار بیشتر از آنچه که در ابتدا به نظر برسد، در حال پیروی از رهبری شما هستند. پس محتاط و مراقب رفتارتان باشید.

منبع: HBR