مترجم: مریم رضایی

منبع: Washington Post

آیا شما جزو آن دسته از مدیران هستید که در ارتباط با کارمندانتان از سیاست درهای باز(۱) استفاده می‌کنید؟ تحقیقات زیادی نشان داده‌اند، سیاست درهای باز، محیط کاری آزاد و شفافی را به وجود می‌آورد که کارمندان در آن می‌توانند به طور مستقیم با مدیران بالادستی خود رابطه برقرار کنند. بسیاری از شرکت‌ها، به خصوص کسب‌وکارهای کوچک، این سیاست را به کار می‌برند تا محیطی بر اساس همکاری صمیمانه، کارآیی بالا و احترام متقابل ایجاد کنند و کارمندان در آن احساس قدرت کنند و به طور مستقیم در رشد و مدیریت شرکت سهیم باشند.

اما در حالی که این مطالعات نشان می‌دهند این گونه سیاست‌ها می‌توانند به افزایش کارآیی، بهره‌وری، رشد و استانداردهای اخلاقی شرکتی کمک کنند، برقراری روابط بیش از حد شفاف با کارمندان می‌تواند بر بدنه کسب‌وکار شما تاثیری منفی نیز داشته باشد.

سیاست‌های باز باعث می‌شوند رقبای شما سعی کنند کارمندانتان را جذب خود کنند. محیط کسب‌وکارهای کوچک به طور طبیعی باعث می‌شود بسیاری از اطلاعات خیلی زود به اعضای شرکت شما منتقل شود. در شیوه درهای باز، کارمندان جزء در همان ماه‌های اول کارشان به اطلاعات تمام و کمالی دست پیدا می‌کنند و آن را در اختیار سرپرستان خود قرار می‌دهند. کارمندانی که فقط به دنبال این هستند که وارد حرفه‌ای شوند و به کسب‌وکار شما چندان تعهدی ندارند، می‌توانند از شرکت شما، قابلیت‌ها و اطلاعات آن به عنوان جای پای محکمی استفاده کنند تا به یک شرکت بزرگتر منتقل شوند و شما و کسب‌وکارتان را رها کنند.

این که منابعی را در اختیار کارمندانتان قرار دهید تا به آنها کمک کند وظایف کاری خود را به درستی انجام دهند، مسأله مهمی است. اما ارائه اطلاعات بیش از حد، در حقیقت کارآیی آنها را کاهش می‌دهد، چرا که وقت خود را صرف پردازش و اولویت‌بندی این اطلاعات می‌کنند. برنامه‌های آموزشی موثر، برنامه‌هایی هستند که به کارمندان می‌آموزند چگونه کار خود را بهتر انجام دهند، نه آنهایی که فرد را غرق در تفکرات بیهوده می‌کنند.

افراد باید برای وقت خود ارزش قائل شوند. برای مدیران ارشد مهم‌تر این است که بر رشد بلندمدت شرکت متمرکز شوند، نه مدیریت جلسات از پیش تعیین نشده با زیردستان خود. در ساختار کسب و کارهای کوچک، مدیریت باید به سرپرستان هر بخش فضا و قابلیت اداره امور را بدهد و تنها در موقعیت‌هایی که می‌بیند اهداف نهایی سازمان محقق نمی‌شوند، به طور مستقیم دخالت کند.

برای رسیدن به رشد و ایجاد محیط مبتنی بر همکاری نزدیک، بدون تاثیرگذاری منفی بر بدنه کسب و کار چه باید کرد؟

• مدیرانی استخدام کنید که بتوانند تصمیم گیر باشند و تعیین کنند چه چیزی باید مورد توجه مدیریت ارشد شرکت قرار بگیرد.

• جلسات عمومی ماهانه برگزار کنید که کارمندان بتوانند در آن شرکت کنند و بیشتر در مورد شرکت بدانند و همچنین تفکرات و عقایدشان را به اشتراک بگذارند.

• بر اساس تعداد کارکنان شرکت، جلسات فصلی، شش ماه یا سالانه برگزار کنید و در آن در مورد ابتکارات جدید، اهداف و موفقیت‌های شرکت بحث و تبادل نظر کنید و اجازه بدهید جلسه پرسش و پاسخ به صورت آزاد شکل بگیرد.

• به طراحی کلی محیط کار خود توجه کنید. از مدیران شرکت بخواهید هر زمان که امکان دارد در اتاق خود را باز بگذارند. این مساله می‌تواند نمونه خوبی برای کارمندان باشد تا صمیمیت مدیران خود را ببینند. اما همزمان به مدیران این اجازه را بدهید که برای انجام کارهای روزانه استقلال و خلوت مورد نیاز خود را حفظ کنند.

• برای کارمندانتان این امکان را ایجاد کنید که خارج از محیط شرکت، با مدیریت تعامل داشته باشند.

کارمندان یکی از مهم‌ترین دارایی‌های کسب‌و‌کار شما هستند و ایجاد امکاناتی برای آموزش، کسب دانش و ایجاد فرصت رشد و پیشرفت برای آنها در شرکت شما بسیار مهم است. ایجاد شرایطی که افراد بتوانند با مدیران ارشد خود تعامل کنترل شده داشته باشند، می‌تواند محیطی را ایجاد کند که همکاری نزدیک را تقویت می‌کند و در عین حال تاثیر منفی بر کسب‌وکار شما نمی‌گذارد.

پی‌نوشت: (۱)

Open_Door Policy: از سیاست‌های مدیریتی است که بر اساس آن هر یک از کارکنان امکان دسترسی به سرپرست مستقیم خود را در هر زمان از ساعات کاری دارد.