10 اولویت کاری مدیران تازه کار

مترجم: سید حسین علوی لنگرودی

در این مقاله ۱۰ اولویت کاری مدیرانی که کار خود را تازه شروع کرده‌اند، عنوان می‌شود:

1- ماموریت و رسالت مشخصی برای خود تعریف کنید

مدیران پربازده علاوه‌بر اینکه درک روشنی از اهداف و ماموریت‌های خود دارند، می‌کوشند در مورد آنها به دیگران اطلاع‌رسانی شفاف کنند و سایر افراد را با خود همراه سازند. به همین دلیل هم هست که می‌بینیم افراد پربازده به‌رغم داشتن مسوولیت‌های متعدد به همه کارهای خود می‌رسند و هیچ گاه از زمین و زمان شکایت نمی‌کنند.

2- اولویت‌های کاری‌تان را مشخص کنید

اگر بدانیم این خود ما هستیم که زمان را می‌سازیم و به آینده شکل می‌دهیم، دیگر هیچ گاه از پرمشغله بودن شکایت نخواهیم کرد. در واقع زندگی سرشار از اولویت‌های متعددی است که باید با دیدی باز آنها را مرتب کرد و گام به گام و مرحله به مرحله به سراغ تک تک آنها رفت. پس اگر در یک زمان ده‌ها اولویت را برای خود در نظر گرفته‌اید و در حال دنبال کردن آنها هستید، بدانید که کاملا در اشتباهید؛ چون داشتن اولویت‌های متعدد نه تنها به معنای بالا بودن بهره‌وری و راندمان کاری نیست، بلکه نتیجه‌ای غیر از بی نظمی کاری و سرسری انجام دادن وظایف به دنبال نخواهد داشت.

3- بدون فکر کردن و سنجیدن جوانب کار به دیگران بله نگویید

مدیرانی با سطوح بالای بهره‌وری و اثربخشی، خیلی با طمانینه و پس از سنجیدن همه جوانب امر به دیگران بله می‌گویند. در واقع یکی از دلایل مشغله بیش از حد مدیران و کارکنان در این نکته ساده نهفته است که آنها بلد نیستند به دیگران «نه» بگویند و جواب مثبت دادن آنها به دیگران باعث پراکنده شدن تمرکز کاری آنها و غفلتشان از اولویت‌ها و ماموریت‌های اصلی‌شان می‌شود. برای تبدیل شدن به یک مدیر موفق و با بهره‌وری بالا باید در دادن پاسخ مثبت به خواسته‌های دیگران با احتیاط و دوراندیشی عمل کرد و سر خود را با بله گفتن‌های پرشمار و بی هدف شلوغ نکرد.

4- بر نحوه انجام دادن کارها تمرکز کنید، نه خود آنها

مدیران موفق کسانی هستند که پیش از انجام هر کاری در راستای برنامه‌ریزی برای آن و شفاف سازی در مورد آن اقدام می‌کنند. آنها از سیاست «دو گام به پیش یک گام به پس» پیروی می‌کنند و ضمن پرهیز از عجله و شتاب‌زده عمل کردن درمورد پروژه‌های آینده، نیم نگاهی به گذشته و فعالیت‌های قبلی خود نیز دارند. یکی از عادت‌های مدیران موفق، اختصاص ۵ دقیقه در هر روز به بررسی کارهایی است که انجام داده یا باید انجام می‌داده و کارهایی که نباید انجام می‌داده‌اند.

5- با یک دست چند تا هندوانه برندارید

خیلی از مدیران جوان و تازه‌کار ترجیح می‌دهند کارهای متنوع و متفاوتی را به‌طور همزمان در یک دوره زمانی کوتاه انجام دهند و فکر می‌کنند داشتن این ویژگی نشانه‌ای از پویایی و چند بعدی بودن آنهاست. اما مدیران باتجربه با چنین کارهایی موافق نیستند و سرشان را بیش از حد شلوغ نمی‌کنند؛ چراکه به درستی می‌دانند با یک دست نمی‌توان چند هندوانه را به‌طور همزمان برداشت.

6- توانمندی‌هایتان را به‌صورت عملی به اثبات برسانید

مدیران توانمند و لایق به جای پر حرفی کردن و ادعا کردن به گونه‌ای عمل می‌کنند که عملکرد درخشان‌شان بیانگر توانایی‌ها و تلاش‌شان باشد. آنها دوست دارند به جای پرحرفی کردن درمورد برنامه‌های آتی خود به اقداماتی که تاکنون برای دستیابی به آنها انجام داده‌اند، اشاره کنند و همین پیشینه است که بهترین شاخص برای پیش‌بینی عملکرد آینده آنها محسوب می‌شود. به یاد داشته باشید که هیچ وقت با حلوا حلوا کردن دهان شیرین نخواهد شد.

7- هیچ‌گاه از کمبود وقت برای انجام کارهایتان شکایت نکنید

مدیران کارآمد کسانی هستند که هیچ‌گاه از کمبود وقت گلایه نمی‌کنند حتی اگر کارهای زیادی برای انجام دادن داشته باشند. آنها کسانی هستند که زمان را مدیریت کرده و از آن برای سنجش عملکردشان استفاده می‌کنند. در مقابل مدیران تازه‌کار و بی‌تجربه هستند که همیشه از پرمشغله بودن می‌نالند و فکر می‌کنند که ۲۴ ساعت شبانه روز برای آنها کم است و نمی‌توانند به تمام کارهایشان برسند؛ درحالی‌که همه می‌دانیم ۲۴ ساعت شبانه روز برای همه انسان‌ها یکسان و برابر است.

8- زمان‌سنج مخصوص خودتان را تنظیم کنید

اغلب مدیران و رهبران موفق و کارآمد به‌طور مداوم از زمان‌سنج برای کنترل عملکردشان استفاده می‌کنند. تصور کنید از صبح که برمی‌خیزید زمان‌سنج مخصوص‌تان را روی زمان ۲۰ دقیقه تنظیم می‌کنید و می‌کوشید پیش از به پایان رسیدن آن ۲۰ دقیقه یکی از کارهایی را که برنامه‌ریزی کرده‌اید انجام دهید و بلافاصله پس از آن زمان‌سنج‌تان را دوباره برای ۲۰ دقیقه بعد به‌کار بیندازید و تا قبل از رسیدن آن به عدد صفر یک کار دیگر را انجام دهید. حال تصور کنید که در طول یک روز کاری چند بار می‌توانید قبل از صفر شدن زمان‌سنج‌تان، یکی از کارهایتان را انجام دهید!

9- در محل کارتان عوامل مزاحم را از خود دور کنید

تکنولوژی‌های نوین علاوه‌بر مزایای پرشماری که به همراه خود آورده‌اند، یکسری مزاحمت‌ها و اختلالات را نیز به دنبال دارند که باعث شده بسیاری از مدیران و کارکنان نتوانند روی انجام وظایف و تحقق اهدافشان تمرکز کنند. یکی از عادت‌های غلط برخی از مدیران و کارکنان ناکارآمد این است که به‌صورت برنامه‌ریزی نشده اقدام به چک کردن ایمیل‌ها و پیام‌های دریافتی‌شان در شبکه‌های اجتماعی می‌کنند و فکر می‌کنند این کار به معنای به‌روز بودن و وقت‌شناس بودنشان است؛ درحالی‌که به هیچ عنوان چنین نیست و در صورت توجه بیش از اندازه به این عوامل مزاحم، افراد از انجام وظایف اصلی‌شان باز خواهند ماند. در مورد ایمیل‌های دریافتی‌تان سه گزینه پیش رو دارید: خواندن، حذف کردن و با تاخیر خواندن که مدیران موفق و پربازده همیشه گزینه سوم را انتخاب می‌کنند.

10- از کاری که می‌کنید لذت ببرید

مدیران جوان و تازه‌کار باید همیشه به یاد داشته باشند که چه بخواهند و چه نخواهند الگوی رفتاری کارکنانشان هستند و اغلب افراد از رفتار و کردار و نگرش‌های مدیرانشان الگوبرداری می‌کنند. بنابراین اگر می‌خواهید کارکنانتان از کار کردن با شما و برای شما لذت ببرند در درجه اول خودتان این احساس را در خود تقویت کنید و از کاری که می‌کنید، لذت ببرید.

منبع: مجله HRM