رایانش ابری و مدل تازه‌ای برای محیط کار

نویسنده: Beth Stackpole

مترجم: مریم مرادخانی

در گذشته یکی از دغدغه‌های کارکنان، امنیت شغلی بود. هر کارمند سال‌ها در یک شرکت و در یک یا دو سمت فعالیت می‌کرد و از حقوق ثابت، مزایا و افزایش حقوق مستمر بهره‌مند بود، اما آن دوران دیگر به پایان رسیده است؛ چراکه این روزها اگر فرصتی فراهم شود، کارکنان حاضرند به راحتی شغل خود را تغییر دهند یا حتی به‌طور مستقل کار کنند. پیدایش مفهوم «کارمند مستقل» و افزایش تعداد کسانی که کار کردن به این سبک را ترجیح می‌دهند، کسب‌وکارها را به سمت تکنولوژی‌های همراه و رایانش ابری سوق داده است (یعنی امکان ذخیره‌سازی و دسترسی به اطلاعات و سرویس‌ها به صورت آنلاین). کسب‌وکارها از این تکنولوژی‌ها به‌عنوان ابزارهایی برای جلب مشارکت کارکنان، افزایش انعطاف‌پذیری محیط کار و جذب و حفظ استعدادهای برتر استفاده می‌کنند.

مدتی است که قرارداد میان کارمند و کارفرما معنای سابق خود را از دست داده است. همین تغییر گرایش، فرصتی ایجاد کرده تا مدیران فناوری اطلاعات دست به‌کار شوند و محیط کار را به لحاظ دیجیتالی دگرگون کنند. با به‌کارگیری فناوری‌های کلیدی، مثل رایانش ابری، پلت‌فرم‌ها و روش‌های تجزیه و تحلیل همراه، مدیران ارشد فناوری می‌توانند تعهد و ماموریت اصلی خود را به انجام برسانند و این ماموریت چیزی نیست جز دستیابی به بینشی که با کمک آن بتوانند تحولات سازمانی را هدایت کنند و انعطاف‌پذیری، بهره‌وری و مشارکت کارکنان را افزایش دهند.

حفظ دانش سازمانی در درون سازمان از اولویت‌ها

دانش سازمانی (Institutional Knowledge) یعنی دانش، مهارت‌ها و قابلیت‌هایی که هر کسب‌وکار برای موفقیت به آن نیاز دارد. بسیاری از سازمان‌ها، زمان و سرمایه‌های هنگفتی را صرف کسب این دانش می‌کنند، اما مشکل اینجا است که در طول زمان، وقتی کارکنان به دلایل مختلفی مثل استعفا، انتقال یا بازنشستگی شرکت را ترک می‌کنند، بخش اعظمی از این دانش را نیز با خود می‌برند و به این ترتیب، شرکت‌ها دانش خود را از دست می‌دهند. البته عوامل دیگری نیز وجود دارند که باعث از دست رفتن دانش سازمانی می‌شوند اما مهم‌ترین آنها از دست دادن نیروی کار با استعداد است. نیروی کار سختکوش و متعهد بر سودآوری سازمان تاثیرات مثبتی دارد، از کاهش نرخ گردش نیروی کار و عدم رضایت شغلی کارکنان گرفته تا کاهش هزینه‌های مربوط به استخدام‌های مکرر. کسب‌وکارها همچنین می‌کوشند تا از طریق ایجاد شبکه‌های رجوع (Referral Networks)، تشویق کارکنان به پذیرش مسوولیت اشتباهاتشان و ترویج نوآوری و ایده‌های جدید، دانش سازمانی را در داخل محدوده سازمان حفظ کنند و اجازه ندهند که این دانش به بیرون درز کند.

در دنیای کسب‌وکار امروز که هیچ چیز قابل پیش‌بینی نیست، این یک مزیت است. ظهور کارکنان مستقل و گرایش افراد به مشاغل مستقل باعث شده شرکت‌ها نسبت به نوسانات چرخه‌های کسب‌وکار انعطاف‌پذیری بیشتری نشان دهند و دایره سرمایه‌های انسانی با استعداد خود را بدون صرف هزینه‌های هنگفت گسترش دهند. کارکنانی که دارای مشاغل ثابت هستند نیز از این مدل جدید استقبال می‌کنند، چرا که از این طریق می‌توانند در تعیین سرنوشت خود نقش بیشتری داشته باشند و میان کار و زندگی توازن ایجاد کنند.

تغییر اولویت‌ها

بیبی‌بومرها در آستانه بازنشستگی هستند (بیبی‌بومرها کسانی هستند که حدودا بین سال‌های ۱۹۴۳ تا ۱۹۶۰ متولد شده‌اند). اما تعداد کسانی که استخدام می‌شوند بسیار کمتر از تعداد کسانی است که بازنشسته می‌شوند. به همین علت، دایره استعدادهای سازمان‌ها تنگ‌تر می‌شود و کمبود استعدادها باعث افزایش رقابت بر سر جذب کارکنان، افزایش قدرت مذاکره کارکنان و ایجاد فرصت‌های بیشتر برای آنها می‌شود. وقتی یک سازمان از اقصی نقاط جهان کارمند جذب می‌کند، محیط کار پیچیده‌تر می‌شود. در چنین محیطی، مشارکت ۲۴ ساعته کارکنان یک ضرورت است و محدوده فعالیت آنها فراتر از مرزهای سنتی سازمانی است.

جوانان نسل هزاره، به‌ویژه آنهایی که هنوز وارد بازار کار نشده‌اند در مقایسه با نسل‌های پیش از خود، اولویت‌های متفاوتی دارند. در لیست این اولویت‌ها «وفاداری به سازمان» هیچ جایی ندارد. از این رو این جوانان گرایش بیشتری به تغییر مداوم شغل دارند. طبق نتایج نظرسنجی شرکت «دیلویت»، از هر سه جوان این نسل، دو نفر امید دارند که تا انتهای سال ۲۰۲۰ بتوانند شغل خود را تغییر دهند و فقط ۱۶ درصد آنها احتمال می‌دهند که تا پایان دهه آینده در محیط کار فعلی خود بمانند. این جوانان نسبت به مقوله کار نگرش متفاوتی دارند. این نظرسنجی نشان می‌دهد مهم‌ترین ارزش‌های این افراد برای انتخاب شغل به ترتیب از این قرار است: توازن میان کار و زندگی (۱۷ درصد)، فرصت پیشرفت شغلی و نیل به جایگاه مدیریتی (۱۳ درصد) و انعطاف‌پذیری، امکان دورکاری و ساعات متغیر (۱۱ درصد).

این گرایش‌های اجتماعی، توازن قدرت میان کارمند و کارفرما را بر هم می‌زند و مشارکت کارکنان را به اصلی‌ترین اولویت شرکت‌های بین‌المللی تبدیل می‌کند. طبق رتبه‌بندی وب‌سایت «گلسدور»، تنها نیمی از (۵۴ درصد) کارکنان، محیط کار فعلی خود را به دیگران پیشنهاد می‌کنند. با نگاهی به نتیجه تحقیقات «گالوپ» به عمق این مساله بیشتر پی می‌بریم: «تنها ۱۳ درصد از کارکنان در امور مختلف مشارکت کامل دارند، درحالی‌که ۲۶ درصد آنها خود را در گروه ناراضی‌های گله‌مند طبقه‌بندی می‌کنند». این گروه از افراد نه تنها در انجام امور مشارکت نمی‌کنند، بلکه نارضایتی خود را در رفتار، گفتار و گرایش‌های خود بروز می‌دهند و فضای حاکم بر محیط کار را مسموم می‌کنند.این عدم مشارکت باعث ایجاد تنش در محیط کار می‌شود و سازمان‌ها را وادار می‌کند برای جلب مشارکت و وفاداری کارکنان، فرهنگ و محیط کار خود را اصلاح کنند.

به لطف تکنولوژی‌های همراه و اپلیکیشن‌هایی مثل فیس‌بوک و گوگل مپ، زندگی روزمره ما آسان‌تر و انعطاف‌پذیرتر شده و کارکنان که به این سبک زندگی عادت کرده‌اند، انتظار دارند که در محیط کار و هنگام استفاده از ابزارها نیز این سهولت و انعطاف‌پذیری را تجربه کنند. بسیاری از کارکنان طرفدار مدل «BYOD» (Bring Your Own Device) هستند که یعنی «دستگاه خودت را بیاور».

کسب‌وکارهای حامی این مدل به کارکنان اجازه می‌دهند که لپ‌تاپ‌ها، تبلت‌ها، یو‌اس‌بی‌ها و سایر دستگاه‌های خود را به شرکت بیاورند و به جای استفاده از دستگاه‌های سازمان، از دستگاه‌های خودشان استفاده کنند، البته فقط برای مقاصد کاری. کارشناسان فناوری اطلاعات که فرآیندها و فرهنگ سازمانی همواره مانعی بر سر راهشان بوده، حالا در تلاشند با این تحولات همسو شوند. در حال حاضر بهترین راه حل آنها برای ایجاد یک محیط کار مشارکتی، تکنولوژی‌های ابری و همراه هستند.

کیت لیستر، مدیر شرکت تحقیقات و خدمات مشاوره Global Workplace Analytics است که در زمینه طراحی استراتژی‌های چابک سازمانی فعالیت می‌کند. او در این باره می‌گوید: «این درست مثل یک توفان تمام عیار است. در این عصر، به‌دلیل نگرش متفاوت جوانان به مقوله کار، مشکلات مالی و پدیده جهانی شدن، کار کردن به صورت مجازی به یک نیاز تبدیل شده است. تکنولوژی در رفع این نیاز نقشی اساسی دارد و ما به قدری به تکنولوژی عادت کرده‌ایم که حذف آن از زندگی تقریبا غیرممکن است.»

جلب وفاداری کارکنان

لیستر در ادامه می‌گوید: «تنها جوانان نسل هزاره نیستند که خواهان انعطاف‌پذیری‌اند. تقریبا همه دوست دارند به این روش کار کنند». بیبی‌بومرها به بازنشستگی نزدیک می‌شوند و دلیلی نمی‌بینند که برای جلب نظر رئیس، خودشان را به محیط کار محدود کنند درحالی‌که کارکنان نسل X (متولد شده بین سال‌های ۱۹۶۰ تا ۱۹۸۰) به دنبال آسایش‌ و راهی هستند که بتوانند طیف وسیعی از مسوولیت‌ها، از بچه‌داری گرفته تا نگهداری از والدین را به انجام برسانند.

تکنولوژی‌های ابری و همراه به مردم این امکان را می‌دهند که از هر کجا که می‌خواهند کار کنند. این روزها «دورکاری» به یکی از انتظارات کارکنان تبدیل شده و سازمان‌ها می‌توانند برای جلب مشارکت و وفاداری کارکنان، امکان کار از راه دور را برای آنها فراهم کنند. لیستر تاکید می‌کند که «مردم دوست دارند به آنها اعتماد کنید. آنها خواهان آزادی و استقلال عمل هستند و دوست دارند از هر کجا که می‌خواهند برای شما کار کنند و هر سه عامل به مشارکت بیشتر کارکنان منجر می‌شود».

کارشناسان فناوری اطلاعات باید پا را از نقش خود فراتر بگذارند، در جایگاه رهبران قرار بگیرند و محیط کار انعطاف‌پذیر را طوری تعریف کنند که با اهداف استراتژیک و فرهنگ سازمان همسو باشد. بعضی از شرکت‌ها ممکن است به یک کسب‌وکار کاملا مجازی تبدیل شوند و از دورکاری حمایت کنند. بعضی دیگر یک رویکرد اعتدالی‌تر اتخاذ می‌کنند و دورکاری را در بعضی از واحدها و فرآیندها به اجرا می‌گذارند. در هر دو صورت، به‌عنوان مدیران فناوری اطلاعات، اگر به دنبال افزایش بهره‌وری و مشارکت کارکنان و گسترش کانال‌های ارتباطی هستید، باید هنگام انتخاب تکنولوژی‌های همراه، اهداف سازمانی را کاملا مد نظر قرار دهید و راه‌حل‌های خود را با این اهداف همسو کنید. ژاکوب مورگان، نویسنده کتاب «آینده کار» و یکی از بنیانگذاران انجمنی به همین نام، می‌گوید: «این طرز فکر که شما یک فضای فیزیکی فراهم کنید و عده‌ای هر روز در آنجا حاضر و مشغول به‌کار شوند، دیگر معنای خود را از دست داده است. تکنولوژی‌های ابری و همراه مثل دستگاه عصبی سازمان هستند و آینده عرصه کار را رقم می‌زنند. به لطف این تکنولوژی‌ها، کار مفهوم سابقش را از دست داده است. در آینده، شما کار خود را با خودتان به هر کجا که بخواهید می‌برید، درحالی‌که در گذشته ناچار بودید برای کار در یک مکان فیزیکی حاضر شوید».

پیش به سوی تکنولوژی‌های ابری

مدتی است که کسب‌وکارها به قدرت تکنولوژی‌های ابری در ایجاد یک گرایش کاری جدید پی برده‌اند. نتایج نظرسنجی شرکت IDG Enterprise در سال ۲۰۱۵ نشان می‌دهد ۶۶ درصد تصمیم‌گیرندگان در سازمان‌ها، برای ارسال ایمیل یا پیام‌رسانی از سیستم‌های ابری استفاده می‌کنند. ۶۱ درصد این افراد، اپلیکیشن‌های کنفرانس و مشارکت خود را به سرویس‌های ابری مجهز کرده‌اند. تکنولوژی‌های ابری مفهوم «همیشه متصل» را از یک رویا به یک حقیقت تبدیل کرده‌اند. شرکت‌کنندگان در نظرسنجی می‌گویند این تکنولوژی‌ها ابزار اصلی ایجاد ارتباط میان کارکنان هستند و ۴۸ درصد آنها پیش‌بینی می‌کنند که به لطف دسترسی آسان به داده‌های سازمانی، بهره‌وری به میزان قابل‌توجهی افزایش خواهد یافت. لازمه افزایش مشارکت این است که ابزارهایی را در اختیار کارکنان قرار دهیم که در هر کجا و هر زمانی، بهره‌وری داشته باشند. طبق نظرسنجی IDG، ۴۸ درصد سازمان‌های خدماتی معتقدند که تکنولوژی‌های ابری برای ایجاد توازن میان کار و زندگی ضروری هستند. این تکنولوژی‌ها همچنین فرصت‌های آموزشی و ارتباطات درون سازمانی بیشتری را برای کارکنان ایجاد می‌کنند که باعث افزایش مشارکت میان واحد فناوری و سایر واحدهای کلیدی سازمان می‌شود.

به باور ۴۶ درصد از شرکت‌کنندگان این نظرسنجی، افزایش مشارکت میان واحدها یک مزیت غیرقابل انکار است.

یکی از شرکت‌های مطرح جهان که از این تکنولوژی‌ها استفاده می‌کند، «مارکس اند اسپنسر» است. این شرکت برای گذار به عصر دیجیتال و افزایش مشارکت کارکنان از طیف گسترده‌ای از سرویس‌ها مثل مایکروسافت آفیس ۳۶۵، اسکایپ برای کسب‌وکار، یامر (Yammer) و Sharepoint بهره می‌گیرد. مقامات این شرکت در این رابطه می‌گویند: «یکی از بهترین راه‌ها برای ایجاد توازن میان کار و زندگی این است که کارکنان بتوانند در هر کجا که هستند از طریق تلفن‌های خود به سیستم‌های کلیدی دسترسی پیدا کنند و Sharepoint این امکان را فراهم کرده است». «اسکایپ برای کسب‌وکار» نیز یکی از بهترین ابزارها برای ایجاد مشارکت موثر میان کارکنان است. «ما افراد را تشویق می‌کنیم تا نگرش خود را نسبت به‌کار تغییر دهند. کار، دیگر یک مکان فیزیکی نیست، بلکه یک فعالیت است که می‌تواند در هر کجا به انجام برسد. شما می‌توانید تکنولوژی‌هایی را انتخاب کنید که متناسب با کار شما هستند». «پیتزا هات» نیز از دیگر کسب‌وکارهایی است که به تکنولوژی‌های ابری روی آورده است. از زمان راه‌اندازی سرویس یامر، میزان رضایت مشتریان و فروش این سازمان به میزان قابل‌توجهی افزایش یافته است.

حالا که مشارکت کارکنان در تمامی صنایع به یک ضرورت تبدیل شده، مدیران ارشد فناوری باید گوش به زنگ باشند. پیش‌بینی الگوهای کار در محیط کار مدرن از وظایف اصلی این مدیران است. با طراحی یک برنامه دقیق در رابطه با تکنولوژی‌های همراه و ابری، این مدیران می‌توانند انعطاف‌پذیری و چابکی سازمان را تضمین کنند؛ دو عاملی که برای افزایش مشارکت، بهره‌وری، پیشرفت و وفاداری کارکنان ضروری‌اند.

منبع: Cio.com