توصیه‌های کاربردی از جمع‌بندی ایده‌های مدیران منتخب

نویسنده: الکس مک کلافرتی

مترجم: سیدحسین علوی لنگرودی

پیچیدگی‌های روزافزون دنیای کسب‌وکار و دگرگون شدن ویژگی‌ها و نگرش‌های کارکنان آن چنان گسترده و غیرقابل پیش‌بینی شده که تجدیدنظر در رویکردها و الگوهای مدیریتی مدیران در درجه اول اولویت کاری آنها قرار دارد. آنچه در ادامه خواهد آمد مجموعه‌ای از توصیه‌های کاربردی و مفید است که مجله فوربس پس از جمع‌بندی نظرات و ایده‌های پیشنهادی بیش از ۳۰۰ مدیر منتخب خود که هر کدام دارای ده‌ها سال سابقه کار مدیریتی هستند، ارائه داده است.

با افرادتان همدردی کنید: واقعیت آن است افرادی که می‌خواهند کارشان را به بهترین شکل ممکن انجام دهند، غالبا به ضرب‌الاجل‌های موجود توجه چندانی ندارند و کیفیت را فدای زمان نمی‌کنند. بنابراین اگر هر کدام از کارکنان‌تان با دستی پر، اما دیرهنگام نزد شما آمد و از شما توقع قدردانی و برخورد خوب داشت، لازم است ضمن نشان دادن خرسندی خود از عملکرد مطلوب او، به شکلی دوستانه و خودمانی از او بخواهید در پروژه‌های بعدی به فاکتور زمان هم گوشه‌چشمی داشته باشد و کارش را سر موقع تحویل دهد.

به افرادتان نشان دهید که به آنها اعتماد کامل دارید: یکی از اشتباهات نابخردانه بعضی از مدیران این است که بیش از حد در کار افرادشان سرک می‌کشند و با این کار قصد دارند خود را در جریان جزئی‌ترین امور قرار دهند، درحالی‌که آنها با این کار هم سر خود را بیش از حد شلوغ می‌کنند و از پرداختن به وظایف اصلی خود بازمی‌مانند و هم به افرادشان بی اعتمادی نشان می‌دهند.

بین فقدان مهارت و فقدان انگیزه تفاوت قائل شوید: عملکرد ضعیف کارکنان ریشه در دو چیز می‌تواند داشته باشد: اول فقدان مهارت و توانایی کار کردن و دوم فقدان انگیزه و میل به‌کار کردن. مشکل اول یعنی فقدان یا کمبود مهارت کار کردن را می‌توان از طریق آموزش و برگزاری دوره‌های ضمن خدمت و مشاوره برطرف ساخت، درحالی‌که انگیزه دادن و ایجاد میل بیشتر برای کار کردن در میان کارکنان امری پیچیده و دشوار است که نیازمند توجه به ریشه‌ها و علل قضیه است و برای آن مدیر باید علاوه‌بر تصویرسازی مثبت و سازنده در مورد کاری که افراد انجام می‌دهند، عوامل مزاحم و دلسرد کننده برای افرادش را شناسایی و رفع کند.

افرادتان را به شکلی واقعی در کارها مشارکت دهید: دیکته کردن همه چیز به کارکنان بدون نظرخواهی از آنها راه به جایی نخواهد برد و با مقاومت آشکار و پنهان کارکنان مواجه خواهد شد. بنابراین عاقلانه‌تر آن است که مدیران در مراحل مختلف برنامه‌ریزی و اجرای برنامه‌ها کارکنان شان را به مشارکت واقعی دعوت کنند و از آنها در مورد نحوه رسیدن به اهداف مقرر نظر بخواهند. در این حالت است که بسیاری از معجزات کاری رخ خواهد داد.

به‌صورت دقیق و شفاف به افرادتان اطلاع‌رسانی کنید: یکی از علل اصلی اینکه کارکنان تان آنچنان‌که باید و شاید کارهایشان را به درستی انجام نمی‌دهند، این است که آنها دقیقا نمی‌دانند چه باید بکنند و شما چه انتظاری از آنها دارید. بنابراین یکی از اولویت‌های کاری شما به عنوان مدیر این است که به شکلی دقیق به افرادتان بگویید که توقع انجام چه کاری را از آنها دارید. آنگاه خواهید دید که افرادتان با دیدی باز و ذهنی آگاه به سراغ کارهایشان خواهند رفت.

کتابخانه مدیریتی خودتان را در محل کارتان ایجاد کنید: کتاب‌های مدیریتی و روانشناسی حاوی نکات و درس‌های ارزشمندی هستند که هر مدیری با هر میزان سابقه مدیریتی به آنها نیازمند است، بنابراین هرچه سریع‌تر قسمتی از اتاق محل کارتان را به چیدن کتاب‌های مدیریتی و روانشناسی کار اختصاص دهید و هر روز حتما چند دقیقه‌ای را به مطالعه صفحاتی از آنها اختصاص دهید.

اول خانواده، بعدکار: هرگاه مساله خانوادگی خاصی برای هرکدام از کارکنان تان اتفاق افتاد، حتما با او همدردی کنید و در صورت نیاز به او مرخصی دهید تا به حل آن مساله بپردازد چرا که اگر چنین نکنید و آن فرد مجبور باشد در محل کارش حاضر شود، حضور او صرفا حضوری فیزیکی و بی‌فایده خواهد بود. مدیران هوشمند و لایق کسانی هستند که با این کار تهدید بروز مشکلات خانوادگی برای افرادشان را به فرصتی برای نشان دادن حسن نیت و نزدیک شدن به آنها تبدیل می‌کنند.

بین نتایج و اهداف مشخص پیوند ایجاد کنید: اگر از افرادتان رسیدن به نتایج مشخصی را انتظار دارید، حتما مطمئن شوید که آن نتایج در ارتباط با هدف یا اهداف مشخصی شکل گرفته باشند. گاهی اوقات اتفاق می‌افتد که مدیران اهداف متفاوت و گاه متضادی را ترسیم می‌کنند و از کارکنان‌شان توقع دارند که به همه آنها دست یابند، درحالی‌که دستیابی به نتایج حاصل از هرکدام از آنها می‌تواند در تضاد با رسیدن به سایر اهداف باشد.

با کارکنان مثل مشتریان خود برخورد کنید: جمله معروفی در دنیای کسب‌وکار وجود دارد که می‌گوید «همیشه حق با مشتری است». همین نکته در درون سازمان‌ها نیز مصداق پیدا می‌کند، به این صورت که در درون سازمان‌ها هر کدام از کارکنان حکم مشتری را برای مدیران بازی می‌کنند. چنانچه وجود مشکل یا نقصی را به مدیری یادآوری می‌کنند، این وظیفه مدیر است که نسبت به رفع مشکل عمل کند، نه اینکه با آن فردی که وجود مشکل را اعلام کرده برخورد قهرآمیز کند، بنابراین اگر هرکدام از افرادتان نزد شما آمد و وجود مشکل یا حتی اشتباهی از طرف شما را اعلام کرد، در گام اول از او قدردانی کنید و در گام‌های بعدی ضمن تلاش برای حل مشکل، آن فرد و سایر کارکنان را در جریان کارهایتان برای حل آن مساله قرار دهید. از این طریق هم برای او ارزش قائل می‌شوید و هم فرهنگ اطلاع‌رسانی واقعی را در سازمان تان نهادینه می‌کنید.

عملکردها و بازخوردها را به‌طور متناوب بررسی کنید: یک مدیر هیچ گاه نباید فرآیند ارزیابی عملکرد و بررسی بازخوردهای کار را به جلسات فصلی یا سالانه موکول کند، بلکه باید این کار را به صورت متناوب و به شکل‌های مختلف و خلاقانه‌ای انجام دهد، چرا که گاهی اوقات شناسایی دیرهنگام ضعف در عملکردها و بی توجهی به بازخوردها می‌تواند فاجعه بار باشد و تمام حیثیت مدیریتی و کاری شما را بر باد دهد.

منبع: Forbes