مترجم: الهام شیخان

مدیران کسب‌وکارهای کوچک دوست دارند که همه کارها را خودشان انجام دهند. آنها محصولات و خدمات خود را می‌شناسند و می‌دانند که چه‌چیز را می‌خواهند ارائه کنند، چگونه تحویل دهند، چگونه به بازار عرضه کنند و پرداخت‌های آن چگونه باشد. اما هنگامی که فعالیت یک کسب‌وکار زیاد می‌شود، رسیدگی به همه امور مشکل می‌شود و مدیران مجبورند کارها را به تیمی جدید محول کنند. واگذاری مسوولیت‌های مهم یکی از سخت‌ترین تصمیمات مدیران است به‌خصوص اگر در زمان رشد کسب‌وکار اتفاق بیفتد.

　

نقش اصلی شما به‌عنوان مدیر یک کسب‌وکار، نظارت بر همه امور است.باید توجه داشته باشید که شما باید برای اطمینان از درست انجام شدن کارها استراتژی‌های درستی به‌کار ببرید تا به این ترتیب افراد مناسب در جایگاه‌های مناسب گذاشته شوند.

شش استراتژی که به شما در اتخاذ تصمیم واگذاری امور به افراد کمک می‌کند به شرح زیر است:

1. مشخص کنید چه کسی چه کاری را باید انجام دهد.

اگر به جای اینکه در راستای رشد کسب‌وکارتان افرادی را استخدام کنید، براساس نیاز این کار را انجام دهید، تعریف نقش‌ها و مسوولیت‌ها به راحتی از بین می‌رود. عناوین کلی و شرح شغلی نامشخص برای چند سال اول جوابگو است. ولی با رشد کسب‌وکار، سرمایه‌گذاران و کارمندان به دنبال ساختاری روشن هستند. عناصر ساختاری را با دقت تعریف کنید و یک چارت سازمانی تعیین کنید. سرمایه‌گذاران و تامین‌کنندگان به دنبال نقش و مسوولیت‌های معین برای قضاوت در مورد پتانسیل کسب‌وکار شما هستند. کارمندان نیز به دنبال رضایت شغلی و رشد شخصی خواهند بود.در اولین فرصت استراتژی و ساختار را ایجاد کنید. باید صادقانه مهارت‌ها و توانایی‌های فردی را دریابید تا بتوانید از آنها در جایگاه مناسب بهره ببرید. یک گام به عقب برگردید و چگونگی رشد کسب‌وکارتان را ارزیابی کنید. ببینید برای رسیدن به موفقیت چه چیزهایی نیاز دارید، در مورد همه نقش‌ها و افرادی که برای رسیدن به رشد و موفقیت نیاز دارید فکر کنید. حتی اگر نمی‌توانید همه‌افراد موردنیازتان را استخدام کنید، بهتر است یک برنامه‌ریزی و خط مشی بلندمدت برای رشد کسب‌وکار داشته باشید.

2. وظایف و نتیجه موردانتظار هرکدام را مشخص کنید.

قبل از تفویض یک وظیفه، مشخص کنید که چه چیزی برای موفقیت آن لازم است و چگونه می‌خواهید این موفقیت را اندازه‌گیری کنید. سپس این تعاریف را با اعضای تیم درمیان بگذارید. بعد از تکمیل همه وظایف، با آنها به بررسی عینی نتایج بپردازید.

3. مسوولیت‌پذیری را ترویج دهید.

پس از اینکه نقش‌ها و مسوولیت‌ها را تعریف کردید، می‌توانید برای توانمندسازی تیم خود اقدام کنید. دستورالعمل‌ها برای کارمندان خسته‌کننده هستند اما سپردن مسوولیت به آنها این‌گونه نیست. با دادن آموزش‌های مرتبط به کارمندان می‌توانید الهام‌بخش آنان باشید و به آنها توضیح دهید که نقش آنها در پیشرفت و موفقیت کسب‌وکار بسیار موثر است، سپس مسوولیت کارها را به ایشان واگذار کنید.با ترویج مسوولیت‌پذیری در میان کارمندان، نیازی به کنترل جزئی کارها ندارید و زمان کافی را برای تمرکز روی نقش خود و لذت بردن از آن به‌عنوان یک مدیر خواهید داشت. برای پیشرفت کسب‌وکارتان باید حتما این کار را انجام دهید.

4. در فرآیند تصمیم‌گیری دموکراسی ایجاد کنید.

زمینه مسوولیت‌پذیری را در کارمندان خود ایجاد کنید و به آنها اجازه دهید تصمیم‌های مستقل بگیرند. این کار در ابتدا غیرممکن به نظر می‌رسد؛ ولی واگذاری کار به افراد توانمند، هم در زمان انجام کارها صرفه‌جویی می‌کند و هم از بحث‌های بی‌نتیجه جلوگیری می‌کند. می‌توانید برای هر کارمند حد و حدود عملیاتی را که در آن مجاز به اتخاذ تصمیم است تعیین کنید و با دادن آزادی عمل رابطه‌ای کارآمدتر و سرشار از اعتماد برای آنها ایجاد کنید.

5- استراتژی گروهی ایجاد کنید.

هنگامی که کارمندان را استخدام می‌کنید، مطمئن شوید که آنها اهداف کسب‌وکار را درک کرده‌اند و می‌دانند که نقش آنها برای رسیدن به این اهداف چه خواهد بود.‌ به این ترتیب آنها می‌دانند که حتی برای انجام کوچک‌ترین وظایف و کارها باید چشم‌انداز کلی شرکت را در نظر داشته باشند. از آنجا که کارمندان برای دوره معینی استخدام می‌شوند، در شروع کار آنها را با استراتژی‌های کسب‌وکار آشنا کنید و در جلسات برنامه‌ریزی هر سال شرکت دهید. آنها قسمت مهمی از کسب‌وکار شما هستند و ضروری است که اطلاعات و دانش آنها از کسب‌وکار به‌روز باشد.به‌عنوان مثال اگر شما وظایف فروش کالا را به افرادی واگذار کرده‌اید، آنها باید از دیدگاه‌های مشتریان مطلع باشند. اگر وظایف بازاریابی و تبلیغات را واگذار کرده‌اید، آن افراد باید دانش و درک بالایی از صنعت کسب‌وکار شما و آنچه که در این بازار رقابت سودمند است، داشته باشند.

6. رها کردن را بیاموزید.

هنگامی که کاری را واگذار می‌کنید و از کنترل شما خارج می‌شود، ممکن است زمانی فرا برسد که کارها براساس آنچه انتظار داشتید، پیش نرود. شما خودتان را مسوول این پیش‌آمد می‌دانید چون کنترل آن را به افراد دیگری واگذار کرده‌اید. بنابراین ممکن است دیگر به کارمندان اعتماد نکنید. به جای اینکه خودتان دوباره کنترل امور را به دست بگیرید، بهتر است که از این اتفاق درس بگیرید. ابتدا بررسی کنید که در موقعیت مشابه کدام کارها را متفاوت انجام می‌دهید. سپس در مورد آن با کارمندان صحبت کنید و از آنها بخواهید که خود را در آن موقعیت قرار دهند و بگویند که اگر دوباره این اتفاق بیفتد چگونه آن را حل‌وفصل خواهند کرد. تا زمانی که همه اتفاقات را بررسی نکنید و همه اطلاعات را نداشته باشید، متوجه اشتباهات کار نخواهید شد، بنابراین یک نفس عمیق بکشید و با چشمانی باز همه اتفاقات را بررسی کنید تا در آینده بتوانید از پیش‌آمدن چنین اشتباهاتی جلوگیری کنید. در نگاه اول واگذاری مسوولیت به کارمندان بیشتر آزاردهنده است تا ارزشمند اما با انجام آن بلافاصله متوجه افزایش بهره‌وری در کارتان خواهید شد. کلید موفقیت در این کار انتخاب افراد مناسب برای واگذاری مسوولیت‌ها است. این کار باعث رشد بیشتر کسب‌وکار شما خواهد شد.

منبع: Small Business