نویسنده: Priscilla Claman

مترجم: مریم مرادخانی

منبع: hbr

در گذشته، کارشناسان مدیریت زمان توصیه می‌کردند که کارهای خود را به ترتیب اولویت به این شکل طبقه‌بندی کنید: کارهای اولویت A و B و C. کارهای گروه A در اولویت اول قرار داشتند و باید ابتدا آنها را انجام می‌دادید و سپس اگر زمان داشتید، به سراغ کارهای گروه B و C می‌رفتید. اگر اولویت‌های شما در طول زمان تغییر می‌کرد، کافی بود که ترتیب انجام کارها را تغییر دهید. در آن روزها اگر چند قانون ساده مدیریت زمان را رعایت می‌کردید، به راحتی می‌توانستید به تمام کارهای خود برسید و تمام وظایف شغلی خود را به انجام برسانید.

اما این رویکرد پس از دوران «بحران بزرگ» که بین سال‌های ۲۰۰۷ تا ۲۰۰۹ اتفاق افتاد به کلی تغییر کرد. از ژانویه ۲۰۰۸ تا فوریه ۲۰۱۰، بیش از هشت میلیون شغل از بین رفت. هرچند این شغل‌ها دیگر وجود نداشتند اما هنوز کلی کار انجام نشده وجود داشت. کلاس‌های درس شلوغ‌تر شده بودند.

معلمان ناچار بودند با دانش‌آموزان بیشتری کار کنند، مسوولان پشتیبانی و خدمات مشتری در شرکت‌ها مجبور بودند تماس‌های تلفنی بیشتری را پاسخ دهند و مدیران ناگزیر بودند کارکنان بیشتری را مدیریت کنند. مهم نیست که شغل مربوطه چه بود. هر کسی در هر شغلی که مشغول به‌کار بود، حالا با کوهی از کارهای انجام نشده مواجه بود. هرچند که حالا بازدهی در محل کار به میزان قابل‌توجهی افزایش یافته اما روزهای اولویت‌بندی کارها دیگر به پایان رسیده است. غرق شدن در کار و خستگی بیش از حد، این روزها به یک امر عادی تبدیل شده است.

بنابراین بهتر است همین حالا از انجام کارهای غیرمفید که هیچ ارزشی برای مشتریان و کارمندان ندارند، دست بردارید. این مساله «مرگ و زندگی حرفه‌ای» است. یک رویکرد فعال اتخاذ کنید. برای خودتان یک شغل طراحی کنید که قابل انجام باشد. به تناسب موقعیتی که در آن قرار دارید، می‌توانید از یکی از روش‌های زیر کمک بگیرید:

* اگر یک شغل جدید را آغاز کرده‌اید، راحت‌تر می‌توانید کارهایی که باید انجام شوند و کارهایی که غیرمفید هستند، را از هم تفکیک کنید. ابتدا ببینید که چقدر انرژی و زمان دارید. سپس برای بازه‌های زمانی سه ماهه هدف‌گذاری کنید و این اهداف را با مدیر خود در میان بگذارید. تا جایی که ممکن است از انجام کارهای بی‌فایده اجتناب کنید.

* اگر مسوولیت‌های شغلی شما بیشتر شده است، در واقع فرصتی ایجاد شده تا وظایف کاری خود را دوباره سازماندهی کنید و سپس یک برنامه جدید ارائه کنید. اگر چند گزینه دارید، تمام گزینه‌هایتان را به مدیرتان پیشنهاد کنید و از او نظر بخواهید. «آیا مدیریت این تیم را بر عهده بگیرم، با توجه به اینکه حدود ۲۰ درصد از وقت من را خواهد گرفت؟ یا بهتر است...؟».

* اگر مدیران تصمیم گرفته‌اند تعدیل نیرو کنند یا در ساختار سازمان و مسوولیت‌ها تغییر ایجاد کنند، باید مراقب باشید که بیش از حد توان خود، مسوولیت قبول نکنید. وقتی زمزمه‌های تعدیل نیرو به گوش کارکنان می‌رسد، آنها از ترس اینکه مبادا اخراج شوند، هر پیشنهادی را می‌پذیرند. اما معمولا پس از هر تجدید سازمانی، تنها افرادی در سازمان باقی می‌مانند که وجود آنها برای سازمان و آینده‌اش حیاتی است پس اگر شما تصمیم بگیرید که وظایف خود را از نو سازماندهی کنید، پیشنهاد شما از سوی مدیران سازمان مثبت تلقی خواهد شد.

* اگر یک وظیفه را به بهترین نحو انجام داده‌اید و همه دارند این موفقیت را جشن می‌گیرند، این بهترین زمان برای آن است که درخواست خود را مطرح کنید. از کارشناسان بخش فناوری اطلاعات یا واحد بازدهی بخواهید تا کمک کنند کارهای غیرمفید از وظایف شغلی‌تان کم یا کاملا حذف شود.

اما چگونه می‌توانید انجام کارهای کم‌ارزش را متوقف کنید؟

۱- نظرخواهی کنید. مدیر مالی یک شرکت، سالیان سال گزارش‌های ماهانه‌ای تهیه می‌کرد و برای کارکنان می‌فرستاد. او نمی‌دانست که بعضی از این گزارش‌ها هرگز خوانده نمی‌شوند. یک روز او تصمیم گرفت لیستی از گزارش‌ها را برای کارکنان بفرستد و از آنها بخواهد سه تا چهار گزارشی را که برایشان مفید بوده است انتخاب کنند. پس از این رای‌گیری او متوجه شد که بعضی از گزارش‌هایی که طی آن سال‌ها نوشته بود هرگز به‌کار کسی نیامده بود. او از آن زمان به بعد تنها گزارش‌هایی تهیه کرد که می‌دانست برای کارکنان مفید است. یک رویکرد دیگر، نظرخواهی از مشتریان است. مثلا در فروشگاه‌های خرده‌فروشی، صندوق‌داران از مشتریان می‌پرسند که آیا برایشان مهم است که رسید دریافت کنند یا خیر. هدف این است که کارهای غیرمفید را به حداقل برسانید اما بهتر است قبل از تصمیم‌گیری ابتدا از مشتریان سوال کنید تا بعدا به دردسر نیفتید.

۲- از سیستم‌های اتوماسیون بهره بگیرید. اگر انجام یک کار توسط نیروی انسانی اتلاف وقت است، آن را به کامپیوترها محول کنید. می‌توانید از دوستان خود در بخش فناوری اطلاعات کمک بگیرید. این روزها برای انجام هر کاری یک اپلیکیشن وجود دارد. فقط کافی است تصمیم بگیرید و سپس با کمک کارشناسان آن را انجام دهید.

۳- قوانین خود را مشخص کنید. حدود وظایف خود را مشخص کنید و مطمئن شوید که همه از قوانین شما آگاهند. یک استاد دانشگاه تصمیم گرفت تنها برای دانشجویانی معرفی‌نامه بنویسد که در سمینارهایش شرکت کرده بودند. او این تصمیم را در یکی از کلاس‌های سخنرانی‌اش اعلام کرد و با این اقدام توانست ساعت‌ها در زمان صرفه‌جویی کند.

۴- هر هفته، زمانی را در محل کار به خودتان اختصاص دهید. در این زمان به این فکر کنید که چگونه می‌توانید خودتان را از انجام کارهای غیرمفید خلاص کنید. تنها یک ساعت می‌تواند تفاوت بزرگی ایجاد کند. زمانی را در نظر بگیرید و به انجام این کار پایبند باشید. در اتاق خود را ببندید یا اگر اتاقی ندارید یک اتاق کنفرانس پیدا کنید. مدتی طول می‌کشد تا دیگران یاد بگیرند به خلوت شما احترام بگذارند اما اگر محترمانه رفتار کنید و این رفتار شما مستمر باشد، نتیجه خواهید گرفت. یا برای همکاران خود ساعاتی را مشخص کنید و به آنها بگویید که تنها در آن زمان به هرگونه سوال یا موضوعی رسیدگی خواهید کرد. شغل خود را از نو طراحی کنید. به هر حال این شغل شماست پس باید در آن موفق باشید.