آرمین خوشوقتی

مدیر ارشد منابع انسانی مجموعه طبیعت زنده

در ابتدا می‌خواهیم مدیریت عملکرد را تعریف کنیم. شاید اگر ابتدا با تعریف واژگان پیش برویم بتوانیم، گام به گام به تعریفی برسیم که بتوانیم آن را به خوبی به تصویر بکشیم.

مدیریت عملکرد : مدیریت عملکرد اندازه‌گیری عملکرد است با هدف توسعه و بهسازی همزمان کارکنان و سازمان است به‌صورتی که افزایش بهره‌وری کارکنان و گروه‌های کاری به وسیله کسب مهارت‌ها و افزایش تعهد و انگیزه ایشان منجر به توسعه و بالندگی سازمان شود.

تعریف ارزیابی عملکرد: ارزیابی عملکرد وسیله‌ای است برای تعیین عملکرد موفق یا ناموفق کارکنان که شاخص‌ها یا استانداردهای آن مشخص و از قبل تعیین شده است. معمولا در بیشتر مدل‌ها با الهام از مدل دمینگ، فعالیت‌ها را به ۴ بخش و به صورت چرخه تعریف می‌کنیم.

گام اول

برنامه‌ریزی و هدف‌گذاری برای تعیین استانداردهای عملکرد است. در این گام نخستین کاری که باید انجام بدهیم تجزیه و تحلیل شغل و تعیین معیارهای کلیدی عملکرد است.

تجزیه و تحلیل شغل

پرسشنامه‌ای استاندارد شده تهیه کنیم تا تمام شاغلان آن شغل کلیه فعالیت‌های آن شغل را مشخص کنند. در این مرحله لازم است فرم «تجزیه و تحلیل شغل» را شاغلان تکمیل کنند.اطلاعات جمع‌آوری شده براساس روش فوق را در قالب یک جدول گردآوری کنید. اطلاعات موجود را وزن دهی کنید.

تعیین معیارهای کلیدی عملکرد

به این ترتیب شما می‌توانید کاملا استفاده از روش‌های کمی فعالیت‌های کیفی را اولویت‌بندی کنید.به بخش کلیدی دیگری می‌رسیم: باید بگویید ابزار سنجش عملکرد در این پارامترها چه چیزی است. ملاک اندازه‌گیری خوب و بد این فعالیت چیست.

گام دوم

اجرای ارزیابی، نظارت مستمر و پیگیری و مربیگری و اندازه‌گیری عملکرد است. پس از روشن شدن وتوافق کردن بر اهداف و برنامه‌ها، مدیران و سرپرستان باید در نقش مربی به نظارت، حمایت، هدایت، آموزش، تفویض اختیار، تامین ابزار به ارائه بازخوردهای لازم بپردازند. مدیر طی دوره ارزیابی باید با درک مقتضیات کار و مسوولیت‌ها، ارزیابی‌های لازم را به عمل آورد، بازخورد دهد و کارمند مورد نظر را به سمت تغییر و بهبود رفتار و عملکرد خود در مسیر اجرای موفق برنامه‌ها و دستیابی به اهداف راهنمایی کند.

گام سوم

کنترل نقاط قوت و ضعف و استاندارد و ارائه بازخورد: سومین مرحله از فرآیند به هم پیوسته مدیریت عملکرد کارکنان آن است که رفتار و عملکرد کارکنان را در مقایسه با اهداف و انتظاراتی که از قبل تعیین و توافق شده است ارزیابی کنیم، نقاط ضعف و قوت کارکنان را تعیین کنیم و کارنامه رفتاری و عملکردی کارکنان را دراختیارشان قرار دهیم.کلید موفقیت این مرحله از کار این است که کارکنان به مدیران اعتماد داشته باشند و نتایج این ارزیابی را قبول کنند. این مقبولیت هم به‌طور خاصی بستگی به آن دارد که کارکنان، ارزیابی خود و کارنامه حاصل از آن را منصفانه بدانند.

گام چهارم

تحلیل و مرور عملکرد و اقدامات اصلاحی و تبیین برنامه توسعه و بهبود فردی و گروهی است.

وقتی با رفتار و عملکردی روبه‌رو هستیم که چندان رضایت‌بخش نیست، ابتدا باید دلایل و عوامل اصلی این عارضه را شناسایی کنیم. به‌طور کلی سه دلیل ممکن است باعث عملکرد نامطلوب یا رفتارهای نامناسب کارکنان شده باشد:

اول: ندانستن

دوم: نتوانستن

سوم: نخواستن

ممکن است کارمند مورد نظر به‌دلیل کمبود یا نبود دانش لازم و مهارت کافی موفق به برآوردن انتظارات و استانداردها نشده باشد. درچنین مواقعی، وظیفه مدیر تشخیص نیاز آموزشی کارمند و فرستادن او به دوره‌ها و برنامه‌های آموزشی است که دانش و مهارت لازم برای انجام وظایف در حد استاندارد را به او بدهد. دومین دلیل احتمالی عملکردهای نامطلوب کارکنان «نتوانستن» است. برای مثال ممکن است موانعی مثل کمبود اعتماد به نفس که یک مانع درونی است یا ناکافی بودن ابزار و امکانات که یک مانع بیرونی است باعث بروز عملکردهای غیر رضایت بخش شده باشد. و بالاخره «نخواستن» هم می‌تواند سومین عامل و مانع عملکرد مطلوب کارکنان باشد. درچنین مواردی مدیر باید ریشه‌های نارضایتی کارکنان را کشف و آنها را حتی‌الامکان برطرف کند. نکته بسیار مهمی که در این مرحله باید مورد توجه قرار گیرد این است که ممکن است عملکرد غیررضایت بخش کارمند لزوما ناشی از اهمال و کم کاری او نباشد و عواملی خارج از کنترل او باعث نزول عملکرد شده باشند.

در پایان: برای اینکه این چرخه عملکرد کامل شود و به بیان دیگر بتوان مدیریت عملکرد شغل را انجام داد و آن را بهبود داد، باید چرخه عملکرد همواره در جریان باشد و در هر دوره به طورمداوم اهداف بازبینی و بازتعریف و بهبود داده شوند به این ترتیب می‌توانیم چرخه کسب‌وکار را به حرکت و گردش درآوریم و سازمان را در مسیر توسعه و بهبود قرار دهیم.

Khoshvaghti.hrm@tezlabs.com

دلایل عملکرد نامطلوب کارمندان