توصیه‌هایی برای مرحله گذار از وضعیت کارمندی به وضعیت مدیریتی

مترجم: سیدحسین علوی لنگرودی

منبع: کتاب New Manager Transition Guide

بخش اول

در قسمت‌های قبلی این سلسله مطالب گفتیم که ۹۰ روز نخست فعالیت یک مدیر تازه کار که تا چندی پیش به‌عنوان یک کارمند معمولی در شرکت یا سازمان فعالیت می‌کرده است حساس‌ترین و تعیین‌کننده‌ترین روزهای فعالیت او به‌عنوان مدیر محسوب می‌شود و موفقیت یا عدم موفقیت در آن می‌تواند آینده کاری مدیر را رقم بزند. بر این اساس، هر مدیر تازه کاری به شدت در این مرحله گذار به رهنمون‌ها و توصیه‌های کاربردی و راهگشا نیاز دارد تا بتواند از این کارزار سخت سربلند بیرون بیاید. در اینجا ۱۰‌توصیه کلیدی و کاربردی برای مدیرانی که در مرحله گذار از کارمندی به مدیری هستند، ارائه شده است.

توصیه شماره 1: تندروی نکنید

هنگامی که زمام مدیریت یک بخش، شرکت یا سازمان را در دست می‌گیرید حتما باید در برابر وسوسه ایجاد تغییرات بنیادین و همه‌جانبه در مقایسه با دوران مدیر قبلی مقاومت کنید و بکوشید تا از هر گونه تندروی و افراط در ایجاد تغییر و تحولات در سازمان خودداری کنید. در روز‌های نخست مدیریتی تان بهتر است با دقت و اندیشمندانه به مسائل و شرایط موجود بنگرید و قبل از هر اقدامی خوب فکر کنید و ایجاد تغییر و تحول را در ابتدا به موارد کوچک و جزئی محدود کنید تا پس از دریافت بازخورد‌های لازم و سنجیدن شرایط به سوی تحولات بزرگ‌تر و بنیادین گام بردارید.

توصیه شماره 2:یاد بگیرید که به کارمندانتان گوش کنید

یکی از واقعیت‌هایی که بسیاری از مدیران تازه کار فراموش می‌کنند این است که کارمندان یک شرکت یا سازمان در خط مقدم جبهه قرار دارند و بهتر از هر کسی می‌توانند به مدیران در مورد واقعیت‌های موجود مشاوره دهند. خود مدیران نیز در دوران کارمندی شان دارای ایده‌ها و اطلاعاتی بودند که مدیران شان از آنها بی‌بهره بودند و اگر مورد سوال و مشورت مدیرانشان قرار می‌گرفتند آن ایده‌ها و اطلاعات را با کمال میل در اختیار آنها قرار می‌دادند. بنابراین کاملا عاقلانه خواهد بود اگر مدیری که به تازگی بر مسند مدیریت تکیه‌زده از زیردستان امروز و همکاران دیروزش بخواهد تا ایده‌های خود را در اختیار او قرار دهند. برای تحقق این هدف لازم است مدیران با دقت و اشتیاق به سخنان و ایده‌های کارمندان شرکت گوش فرا دهند و خود را بی نیاز از آنها ندانند. یک مدیر موفق کسی است که جمله «تو در این باره چه فکر می‌کنی؟» را بارها در جریان مراوداتش با کارمندان شرکت به‌کار می‌برد. نظر خواستن از کارمندان درباره مشکلات و راه‌های غلبه بر آنها هم دریایی از ایده‌ها را به سمت مدیر هدایت می‌کند و هم به روابط کاری‌اش با کارکنان حالتی دوستانه‌تر و سازنده‌تر می‌دهد.

توصیه شماره 3: یک صندوق پیشنهادها و ایده‌ها را در محل کار خود ایجاد کنید

گاهی اوقات به خاطر فشار کاری بسیار سنگین در نخستین روزهای تصدی پست مدیریتی، امکان برگزاری جلسات نظرخواهی و ایده‌پردازی با تمام کارکنان به وجود نمی‌آید و از سوی دیگر این احتمال هم وجود دارد که برخی از کارمندان شرکت یا سازمان به دلایل مختلف از بیان مستقیم و رو در روی عقاید و نظرات شان اجتناب کنند. برای حل این گونه مشکلات بهتر است مدیر تازه کار یک صندوق پیشنهادها و ایده‌ها را در یکی از محل‌های عمومی شرکت قرار دهد و افرادش را تشویق کند تا نظرات شان را در آن قرار دهند. این کار می‌تواند به صورت مجازی و با بهره‌گیری از ایمیل یا پیام گیر صوتی نیز انجام پذیرد. پس از آن نیز مدیران باید با جدیت تمام و به‌طور منظم محتوای این صندوق‌ها را مورد بررسی و پیگیری قرار دهند و طوری این کار را انجام دهند که افرادشان بفهمند مدیرشان به نظرات و ایده‌هایشان اهمیت می‌دهد.

توصیه شماره 4: از روش درهای باز استفاده کنید

واقعیت این است که کارمندان شما دارای قدرت ذهن خوانی و سایر توانایی‌های ماورای طبیعی برای آگاهی یافتن از آنچه در ذهن شما می‌گذرد نیستند و ممکن است اصلا شما را نشناسند پس لازم است در روزهای نخست مدیر شدنتان با آنها ارتباط نزدیک و مطلوبی ایجاد کنید تا به این وسیله زمام امور را خیلی زود در دست بگیرید. باز بودن در اتاق تان به روی دیگران می‌تواند این فرآیند را تسهیل و تسریع کند. باید به یاد داشته باشید که صرف برگزاری جلسات عمومی و تخصصی با کارکنان برای ایجاد ارتباط نزدیک و صمیمانه با کارکنان کفایت نمی‌کند و لازم است شما به‌عنوان مدیر در اتاق کارتان با افراد شرکت تحت امرتان ملاقات کنید. این کار باعث می‌شود تا هم شما به افرادتان نزدیک و از خواسته‌ها و ایده‌های آنها آگاه شوید و هم کارمندان تان از خلقیات و آرمان‌ها و اولویت‌های شما در محل کار به‌طور روشن مطلع شوند. در جریان همین دیدارهای نخستین و ابتدایی است که مدیران از استعداد‌ها و توانایی‌های ناب کارکنان شان آگاه می‌شوند، چرا که اغلب کارمندان به‌طور طبیعی دوست دارند در جریان اولین برخورد رودررو با مدیر و رئیس شان قابلیت‌ها و پتانسیل‌های خود را به او نشان دهند و اگر در برخورد اول با آنها رفتار خوبی صورت نگیرد در آینده هیچ گاه اشتیاق و علاقه‌ای به همکاری خارق العاده با مدیرشان نشان نخواهند داد.

توصیه شماره 5: عضوی از تیم تحت رهبری‌تان باشید و نه فقط یک دستوردهنده صرف

یکی از وسوسه‌هایی که پس از مدیر شدن به سراغ مدیران تازه کار می‌آید این است که «من به‌عنوان رئیس نباید در کارهای گروه به‌طور مستقیم و فعال شرکت کنم و فقط باید دستوردهنده باشم و کارها را مدیریت کنم». اما تجربه نشان داده موفق‌ترین مدیران کسانی بوده‌اند که مانند سایر اعضای تیم فعالیت کرده‌اند و به اصطلاح «از نزدیک دستی بر آتش داشته‌اند». همچنین درست نیست که یک مدیر انجام کارهای سخت و ناخوشایند را به زیردستان خود واگذار و خود را فقط با کارهای راحت و ساده مشغول کند. وقتی کارمندان یک شرکت ببینند که مدیرشان هم دوشادوش آنها در حال فعالیت و از میان برداشتن موانع است آنها نیز ترغیب به‌کار بیشتر و جدی‌تر خواهند شد و احترام بیشتری برای مدیرشان قائل می‌شوند.

ادامه دارد