معجزه جلسات سی دقیقه‌ای

مترجم: سیدحسین علوی لنگرودی

منبع: Harvard Business Review

پنج سال قبل، وقتی که به تازگی فعالیتم را به عنوان مدیر آغاز کرده بودم و پس از آنکه دوره‌ای مملو از فشار کاری و شلوغی کسب‌وکار را تجربه کرده استرس بسیار زیادی را تحمل می‌کردم ناگهان تصمیم گرفتم به مدت یک هفته دست از انجام کارهای متعدد و پر مشغله بودن بردارم و کارهایم را به شکل دیگری انجام دهم. در آن زمان تصمیم گرفتم تا به جای برنامه‌ریزی‌های یک یا چند ساعته برای انجام هرکدام از کارهایم به صورت دقیقه‌ای آنها را انجام دهم و در قدم نخست کوشیدم تا جلسات و قرار‌های کاری‌ام با دیگران را به جای یک ساعت در نیم ساعت به سرانجام برسانم و به این وسیله تا چند نیم ساعت در وقت خود صرفه‌جویی کنم. پس از این تجربه عجیب و ارزشمند بود که این سوال جدی برای من پیش آمد که چرا ما عادت کرده‌ایم زمان استاندارد و رایج برای انجام ارتباطات، تعاملات و جلسات کاری و حتی غیرکاری‌مان را بر مبنای یک یا چند ساعت تنظیم کنیم و بعد از آن بود که زمان انجام کلیه تعاملاتم با دیگران را به نصف کاهش دادم و معجزه و تاثیر شگرف آن را روی افزایش بهره‌وری کاری‌ام مشاهده کردم.

در نتیجه زمان اختصاص یافته به تماس‌های تلفنی‌ام به نصف کاهش یافت، چک کردن ایمیل‌هایم در نصف زمان مقرر انجام می‌شد و مهم‌تر از همه اینکه جلسات کاری‌ام در زمانی کمتر از نصف زمان مقرر یعنی طی نیم ساعت جمع می‌شد. پس از مدتی، کسانی که با من رابطه کاری داشتند نیز با آگاهی از این امر زمان مراوداتشان با من را به نصف کاهش دادند به نحوی تماس‌های تلفنی من تا حد زیادی کوتاه‌تر و مختصرتر شد بدون اینکه به محتوای آنها لطمه‌ای وارد شود و کسانی که برای انجام کارهایشان به من مراجعه می‌کردند می‌کوشیدند تا سخنان و درخواست‌هایشان را سریع‌تر و صریح‌تر مطرح کنند. جلسات کاری‌مان هم در نیم ساعت برگزار می‌شد و قبل از اینکه حاضران در جلسه احساس خستگی و کسالت کنند به پایان می‌رسید. مزایای چنین رویکردی بسیار زیاد و چشمگیر بود و به من و اطرافیانم کمک کرد تا به میزان بسیار زیادی در وقت و پول و انرژی خود صرفه‌جویی کنیم چرا که هم من و هم آنها می‌دانستیم که باید در نصف زمان عادی کارهایمان را انجام دهیم. از جمله مزایای این تحول می‌توانم به موارد زیر اشاره کنم:

*تمام شرکت‌کنندگان در جلسات و قرار‌های کاری با من به صورت بسیار منظم و به‌موقع حضور پیدا می‌کردند چراکه به درستی دریافته بودند که جلسات سی دقیقه‌ای کوتاه‌تر از آن هستند که بخواهند با چند دقیقه تاخیر در آن حضور پیدا کنند.

*شرکت‌کنندگان در جلسه سعی می‌کردند صحبت‌ها و نظرات‌شان را خلاصه و مفید بیان کنند و حاشیه نروند.

*افراد با آمادگی کامل و با توجه کافی و تمرکز حواس بر سر قرار یا جلسه حاضر می‌شدند و قبل از آمدن به جلسه ترتیب یک‌سری کارها را می‌دادند.

*پس از مدتی این مساله به بخشی از فرهنگ سازمانی شرکت ما تبدیل شد و تاثیر شگرفی بر رشد بهره‌وری کارکنان و شرکت داشت.

شما هم اگر بخواهید جلسات و قرار‌های کاری سی دقیقه‌ای را به بخشی از فرهنگ سازمانی شرکت یا سازمان خود تبدیل کنید باید به نکات زیر توجه کافی داشته باشید:

*قبل از اینکه یک قرار کاری یا جلسه کاری برگزار شود، به‌طور کامل و دقیق در مورد آن بررسی و تفکر کنید و از دیگران نیز بخواهید همین کار را انجام دهند.

* سوالاتی که می‌خواهید در جلسه از دیگران بپرسید را از قبل تنظیم کنید و پاسخ‌هایی را نیز برای سوالات احتمالی دیگران در ذهن خود طراحی کنید تا خیلی سریع و قاطع بتوانید به آنها پاسخ بگویید. این امر به افزایش اقتدار و صلابت شما کمک شایانی خواهد کرد و عزت نفس‌تان را نیز افزایش خواهد داد.

*از قبل تصمیم بگیرید که مهم‌ترین هدف و اولویت شما از برگزاری آن جلسه یا حضور در آن قرار کاری چیست و چگونه می‌توانید آن هدف و اولویت را تحقق ببخشید.

*چند روز پیش از برگزاری جلسات کاری به کلیه شرکت‌کنندگان در آن جلسه درباره اهداف و دستور جلسه اطلاع‌رسانی کنید و از آنها بخواهید در کوتاه‌ترین زمان ممکن نظرات و عقاید خود را بیان کنند.

*دقیقا راس ساعت مقرر جلسه کاری‌تان را شروع کنید و اصلا به این توجه نکنید که چه کسی هنوز نیامده و چه موقع خواهد آمد. منتظر دیگران ماندن و تعلل در شروع و برگزاری جلسه دیگران را بدعادت و شما را متضرر خواهد کرد.

*در تمام دقایق برگزاری جلسه یا قرار کاری به رعایت نظم توجه کاملی نشان دهید و از دیگران هم بخواهید چنین کنند. تنها در صورت وجود نظم و انضباط است که کارها به‌طور کامل و سریع انجام می‌پذیرد.

* از حاشیه رفتن خود و دیگران جلوگیری کنید و رفتن به سر اصل مطلب و خلاصه‌گویی را به یک هنجار و ارزش کاری در شرکت خود تبدیل کنید. به همین منظور بارها در حین جلسه بر این نکته تاکید کنید که سی دقیقه بیشتر برای جلسه وقت ندارید و باید طی همین سی دقیقه همه صحبت‌های مهم مطرح شود.

*سریع و قاطعانه تصمیم‌گیری کنید و از موکول کردن اتخاذ تصمیم نهایی به جلسات بعدی یا بعد از جلسه خودداری کنید و به یاد داشته باشید که بهترین و درست‌ترین تصمیمات در همان زمانی گرفته می‌شوند که ذهن بیشترین آمادگی را دارد و آن زمان همان پایان جلسه است.

*به یاد داشته باشید که آنچه یک جلسه کاری را مفید و باشکوه می‌سازد نه خود جلسه بلکه نتایج و خروجی آن است پس همیشه پنج دقیقه آخر جلسات یا قرار‌های کاری را به جمع‌بندی و نتیجه‌گیری نهایی اختصاص دهید و برای جلسات بعدی برنامه‌ریزی کنید.