ساسان قاسمی، وحید شکری

مشاورین سرآمدی آلا

سوال: در شرکت ما همه در مورد موقعیت شغلی خود نگران هستند و این باعث شده است که کارمندان دانش کمی را با یکدیگر به اشتراک بگذارند. باور همکاران من این است که اشتراک دانش و اطلاعات، آنها را ضعیف و دیگران را قوی می‌کند. در شرکت ما حتی وظایف و امور کوچک نیز به خوبی انجام نمی‌گیرند؛ زیرا ارتباطات ابتدایی هم رخ نمی‌دهد. در این شرایط چه می‌شود کرد؟ و راهکار حل این مساله چیست؟

پاسخ: کاملا حق با شماست. همکاران شما دانش را به‌عنوان یک قدرت می‌بینند و این‌طور فکر می‌کنند که از دست دادن این دانش کاهش قدرت آنان را در پی دارد. این احتکار دانش و اطلاعات علاوه‌بر اینکه خطرناک است، موجب کاهش بهره‌وری نیز می‌شود. بیشتر متخصصان مدیریت بر این عقیده هستند که اشتراک دانش سازمان‌ها را قوی می‌کند و به آنها انگیزه می‌دهد. اشتباهات و خطاهای بسیاری در یک سازمان قابل پیشگیری هستند، اگر کارکنان همان‌هایی را بدانند که کارکنان دیگر می‌دانند. احتکار دانش همچنین قابلیت سازمان برای بهبود و ارتقای توانایی‌ها و شایستگی‌ها را کاهش می‌دهد که این امر موجب کاهش رقابت‌پذیری می‌شود. متاسفانه کارکنان سازمان‌ها تلاش می‌کنند که قدرت را به وسیله نگه داشتن اطلاعات برای خود، حفظ کنند. اما نمی‌دانند اشتراک دانش می‌تواند منبع قدرت باشد، قدرتی که می‌تواند باعث انجام موفقیت‌آمیز وظایف و امور سازمانی شود.


سازمان‌های یادگیرنده

شرکت شما باید تبدیل به یک سازمان یادگیرنده شود. نظریه‌پرداز مدیریت، پیتر سنگه (Peter Senge) سازمان یادگیرنده را به‌عنوان سازمانی تعریف می‌کند که در آن «شما نمی‌توانید یاد نگیرید؛ زیرا یادگیری در تار و پود زندگی این سازمان بافته شده است.» وی همچنین بیان می‌کند که «سازمان یادگیرنده، گروهی از کارکنان است که به‌طور مداوم و مستمر در حال تقویت و ارتقای ظرفیت خود برای ایجاد آنچه می‌خواهند، هستند.» تحقق این امر به اشتراک دانش نیاز دارد تا رویه معمول احتکار دانش و اطلاعات. همچنین می‌توان سازمان یادگیرنده را به‌عنوان سازمانی با فلسفه‌ای ریشه‌دار برای پیش‌بینی، واکنش و پاسخ به تغییر، پیچیدگی و عدم قطعیت تعریف کرد. این یعنی کارکنان باید با یکدیگر صحبت کنند، از یکدیگر یاد بگیرند و به یکدیگر یاد دهند و به‌طور معمول به دیگران آنچه را باید بدانند، بگویند.


قدرت ناشی از اشتراک دانش

‌ در قدیم، پارادایم این بود که باید از دانش و اطلاعات محافظت و تا جایی که ممکن است از اشتراک آن خودداری کرد. همان‌طور که شما اشاره کردید، کارکنان در یک قالب ذهنی گیر کرده‌اند که دانش قدرت است و آنها تنها زمانی آن را به اشتراک می‌گذارند که مجبور شوند. پارادایم جدید این است: آنهایی که در سازمان متواضعانه یاد می‌دهند، اطلاعات خود را به اشتراک می‌گذارند و فعالانه به دنبال راه‌های جدیدتر و بهتر برای ارتقای پایه دانشی دیگران می‌روند، کسانی هستند که در سازمان رشد می‌کنند و ارتقا می‌یابند. این یک تغییر در نوع تفکر است و بدیهی است باعث شود بسیاری در سازمان وحشت کرده و مقاومت کنند. در واقع آنهایی که اطلاعات مفید، ارزشمند و به‌ویژه ایده‌های نوآورانه را به اشتراک نمی‌گذارند، کسانی هستند که فکر می‌کنند دیگر ایده جدیدی به ذهن آنها نخواهد رسید.


مدیریت مسوول است

نظریه پردازان مدیریت بیان می‌کنند که نقش رهبر در سازمان یادگیرنده یک طراح، یک معلم و یک ناظر است که چشم‌اندازی مشترک ایجاد کرده و الگوهای غالب ذهنی را به چالش می‌کشد. این رهبر مسوول ایجاد سازمانی است که در آن افراد به‌طور مستمر در حال توسعه قابلیت‌هایشان برای شکل‌دهی آینده خود هستند و این یعنی، رهبران مسوول یادگیری هستند. رویه‌های خوب مدیریت، باز بودن، اشتراک دانش، خلاقیت، مباحثه و رد و بدل کردن اطلاعات را تشخیص داده، ترغیب کرده و پاداش می‌دهند. این گفته که «شرکت‌ها متکی به ارتباطات هستند» تنها بخشی از بیانیه مأموریت نیست، بلکه این مفهوم باید در سازمان زنده شده و تقویت شود. اگر شما بخواهید تمام افراد در یک شرکت در یک مسیر به سمت موفقیت حرکت کنند، ارتباطات خوب یک ضرورت حیاتی است. اشتراک دانش کافی نیست. مدیران باید اطمینان حاصل کنند که همه کارمندان یکدیگر را با اطلاعاتی که نیاز دارند (نه خیلی کم و نه خیلی زیاد) و هر موقع که نیاز دارند، تامین می‌کنند.


یادگیری مهارت‌های ارتباطی یک ضرورت است

سوال: در سازمان ما ارتباطات بین کارکنان بسیار ضعیف است. نه تنها در مکاتبات بلکه در خیلی از موارد دیگر نیز من منظور یا حرف همکاران و سایر کارکنان را درک نمی‌کنم، البته ممکن است مشکل از من باشد، اما به نظرمی‌رسد این افراد یاد نگرفته‌اند چگونه ارتباط برقرار کنند. به نظر شما راهکار چیست؟ و اینکه آیا چگونگی برقراری ارتباط باید قبل از محیط کار یاد گرفته شوند یا در محیط کار؟

پاسخ: صاحب‌نظران حوزه ارتباطات مهارت‌های ارتباطی کسب و کار را به‌طور عمومی به سه دسته تقسیم کرده‌اند: مهارت‌های ارتباطی سازمانی، رهبری و بین فردی.

مهارت‌های ارتباطی سازمانی: این مهارت‌ها عبارت است از: ایجاد ارائه‌های متقاعدکننده، استفاده از فناوری اطلاعات، نگارش مکاتبات اداری و کسب‌وکاری، راه‌اندازی و آغاز بحث آزاد، مذاکره و حل تعارض.

مهارت‌های رهبری: این مهارت‌ها عبارت است؛ برانگیختن شور و اشتیاق، تسهیلگر تغییرات، ایجاد تیم‌های کاری، ایجاد انگیزه، تشویق و ترویج خوش‌بینی.

مهارت‌های ارتباطی بین فردی: این مهارت‌ها عبارت است؛ گوش دادن فعال، سازگاری و ایجاد تفاهم، خود کنترلی عواطف و احساسات و ایجاد اعتماد.

اما سوال این است که چگونه افراد این مهارت‌ها را یاد می‌گیرند یا به‌کار می‌برند؟ پاسخ این سوال در یک کلمه است: آموزش. دانشگاه‌ها، مدارس، کتاب‌ها، مدرسان و... می‌توانند در این زمینه کمک کنند. منابع این آموزش در موارد ذکر شده است. افراد باید این منابع را مشخص کرده از آنها یاد بگیرند.

www.ala.ir