زمان‌بندی و تقویم ستاد

برایان اودی
مترجم: محمدصادق الحسینی
در هنگام برنامه‌ریزی برای ستاد، باید تاریخ‌های مختلفی که به نحوی از انحا می‌توانند برای ستاد مهم باشند، جمع‌آوری شوند. روز انتخابات مهم‌ترین این تاریخ‌ها است. به‌علاوه مهلت ثبت‌نام و تاریخ‌هایی که طبق قانون برای تهیه گزارش‌های معین در نظر گرفته شده‌اند (در برخی کشورها)، نیز از اهمیت خاصی برخوردارند.

تمام این تاریخ‌ها باید در یک تقویم مشخص شوند. در زمان شروع فعالیت‌های ستاد به یک تقویم ماهانه نیاز خواهید داشت، اما با پیشرفت کار ستاد شاید یک تقویم هفتگی یا روزانه که جزئیات بیشتری را در بر بگیرد ضروری خواهد بود.
سپس با در نظر داشتن تمام فعالیت‌های مربوط به ارتباط با رای‌دهندگان، باید تمایزی میان فعالیت‌ها و مراسمی که خود کاندیدا باید به شخصه در آنها حضور داشته باشد از فعالیت‌ها و مراسمی که برعهده ستاد و داوطلبان است، ایجاد شود. همچنین از آن جایی که بعضی از فعالیت‌های ارتباط با رای‌دهندگان زمان‌بر بوده و با برخی دیگر از فعالیت‌ها همزمان می‌شوند، ضروری است که رویدادها به ترتیب زمان مشخص شوند و برای هر کدام از آنها یک جدول زمانی تهیه شود که این جدول جزئیات مربوط به زمان، پول و کسانی که در هر فعالیت مشغولند را در بر می‌گیرد.
در ستاد‌های بزرگ‌تر، پستی تحت‌عنوان مسوول زمانبندی۱ تعریف می‌شود که تمام این وظایف را مدیریت می‌کند، اما در ستاد‌های کوچک‌تر این امر می‌تواند به عنوان یکی از مسوولیت‌های مدیر ستاد به حساب بیاید. نکته مهم این است که کاندیدا نباید خودش امور مربوط به زمان‌بندی را به انجام برساند؛ چرا که که ذهن کاندیدا باید آماده امور دیگری باشد.
کاربرگ۱۲: جدول زمانی۲
در زیر یک جدول زمانی به عنوان نمونه آمده است که به شما کمک می‌کند که امور مربوط به برنامه ارتباط با رای‌دهندگان را منظم کرده و برحسب زمان داشته باشید. این جدول زمانی، هفته‌های آخر ستاد را نشان می‌دهد. شما باید یک جدول زمانی شبیه به این را برای ستاد خودتان درست کنی،. به این منظور باید موارد زیر را نیز در نظر بگیرید:
۱ - برنامه ارتباط با رای‌دهندگان خود را به‌صورت معکوس از روز انتخابات به قبل مرور کنید. در مدت زمان برپایی ستاد چه کارهایی را برای برنده شدن باید انجام داده باشید؟ چه تعداد پوستر باید نصب کرده باشید؟ چه تعداد بروشور باید توزیع کرده باشید؟ چه تعداد تبلیغات خانه‌به‌خانه را باید به انجام رسانده باشید؟
۲ - تمام فعالیت‌های ارتباط با رای‌دهندگان باید به صورت کمی گزارش شوند. اهداف شما نباید با جملاتی چون «ارتباط خوب و موثر با رسانه‌ها» بیان شود، زیرا چنین جمله‌ای در دنیای اعداد و ارقام بی‌معنی است. مثلا باید گفته شود، چه تعداد سخنرانی باید برپا شود؟ باید چه تعداد تبلیغ تلویزیونی، رادیویی و مطبوعاتی تهیه شود؟ و ...
کمی کردن تمام امور به دو دلیل اهمیت دارد:
اول، بیان کمی مسائل به شما کمک می‌کند که پیشرفت برنامه را کاملا تحت‌نظر بگیرید. اگر تا ۱۰ خرداد تیم شما ۵۰۰۰ تبلیغ خانه‌به‌خانه را به انجام برساند، کافی است یا خیر؟ اگر هدف شما این باشد که در کل مدت مجاز تبلیغات به ۶۰۰۰ خانه سر بزنید خوب است، اما اگر بخواهید به ۶۰۰۰۰ خانه سر بزنید از برنامه عقب هستید.
دوم، کمی کردن اهداف به شما کمک می‌کند که بودجه خود را تنظیم کنید. شما نمی‌توانید هزینه‌ها و منافع نسبی توزیع بروشور، نصب پوستر و تبلیغات رادیویی و... را مقایسه کنید، مگر آنکه بتوانید بگویید که از هر کدام از این موارد چه تعداد موردنیاز است.
۳ - باید راه‌های رسیدن به هر کدام از اهداف و زمان‌بندی آنها نیز معین شود. مثلا اگر شما در نظر دارید که ۵۰۰۰ پوستر را تا اول خرداد نصب کنید، چه زمانی باید طراحی پوسترها شروع شود؟ چه زمانی پوسترها باید به چاپ برسند؟ و آموزش کسانی که این ۵۰۰۰ پوستر را نصب می‌کنند، از چه زمانی باید شروع شود؟
۴ - فراموش نکنید که منابع مالی هر فعالیت باید تعیین شوند. همان‌طور که جدول زمانی را تهیه می‌کنید، باید هزینه و تعداد نفرات لازم برای هر هفته را نیز تعیین کنید. همچنین باید تعیین کنید که منابع لازم از کجا تامین می‌شوند.
۵ - بدیهی است که باید جدول زمانی خود را با در نظر گرفتن قانون انتخابات طراحی کنید. آیا قانون انتخابات، تاریخ‌های خاصی را برای به انجام رساندن فعالیت‌های معینی در نظر گرفته است؟ آیا در این قانون برخی از اقدامات قبل از تاریخ خاصی ممنوع است؟