علیرضا شهریاری دکتری حسابداری روز گذشته در مقاله‌ای با همین عنوان (تقلب‌های کشف‌شده توسط حسابرسان داخلی) به بیان داستانی پرداختیم که تقلب و کشف آن توسط حسابرسان داخلی صورت گرفته است. این داستان‌ها از کتاب «راهنمایی جهت حسابرسی دادگاهی» نوشته گلدن، اسکالاک و کلایتون(۲۰۰۶) ترجمه شده است و در ادامه ۳ داستان دیگر در این زمینه آمده است. داستان سیستم حمل‌ونقل عجیب

یک شرکت با کارخانه‌هایی جدید در مکان‌های مختلف بابت خدمات حمل‌و‌نقل کارمندان از کارخانه‌ای به کارخانه دیگر و برگشت دوباره آنها سالانه ۳ میلیون دلار پرداخت می‌کرد. از نظر یک حسابرس مستقل، تنها چند سوال ساده جهت بررسی این قرارداد وجود دارد: «یک خدمت ۳ میلیون دلاری وجود دارد؟ قبول است. صورتحساب آن را نشان دهید و اطمینان یابید که پرداخت ۳ میلیون دلار از طریق چک‌های کشیده شده در وجه شرکت‌های حمل‌ونقل صورت گرفته است.»

هیچ پرسش یا نقد عملیاتی از دیدگاه حسابرس مستقل وجود ندارد. از طرف دیگر حسابرس داخلی به‌طور متفاوت فکر می‌کند. « شرکت از ۱۰ شرکت حمل‌ونقل استفاده می‌کند. چه می‌شود اگر آنها را به دو شرکت حمل‌و‌نقل کاهش دهیم و با قول واگذاری کل فعالیت حمل‌و‌نقل به شرکتی که نرخ‌های بهتری را پیشنهاد دهد، موجب رقابت بین آنها شویم. به آسانی می‌توانیم۲ میلیون دلار صرفه‌جویی کنیم.»

فوق‌العاده است! اما در عالم واقع، حسابرس داخلی همین که تردید حرفه‌ای را اعمال کند، کافی نیست و باید سوال بعدی را بپرسد: «زمانی که هر کسی می‌توانست تشخیص دهد که دو شرکت حمل‌و‌نقل رقیب از لحاظ اقتصادی مقرون به‌صرفه‌تر است، اصلا چرا از اول، ۱۰ شرکت حمل‌و‌نقل داشته‌ایم و آیا مالک این شرکت‌های حمل‌و‌نقل از بستگان پرسنل شرکت نیست؟» احتمالا خیر- احتمالا این توافقات کلی بدون نظارت دقیق و غیر‌عمدی به وجود آمده‌اند، اما سوالاتی از این دست باید در نظر گرفته شود. نگرش فکری جدید حسابرسان داخلی این است که دائما از احتمال تقلب آگاهی داشته باشند. این بحث جدید باید با عمق بیشتری نسبت به گذشته مورد بررسی قرار گیرد. ممکن است که بررسی عمیق برخی از تقلب‌های کم اهمیت معمول نسبت به توقف و عبور کردن از آنها هزینه بیشتری داشته باشد؛ اما همیشه پرسیدن سوال بعدی سودمند است.

یک وضعیت غم‌انگیز

به خاطر بیاورید که تقلب‌های شرکتی زمانی اتفاق می‌افتند که مثلث تقلب شکل گرفته باشد: نیاز، فرصت و توجیه. این داستان، یک مثال غم انگیز از ضلع نیاز است. تیم حسابرسی داخلی، آزمون معمول مطابقت سوابق حقوق و دستمزد کارکنان با لیست طرح مزایای کارکنان را به‌عنوان راهی جهت کنترل اینکه آیا اداره مزایا، کارکنان تسویه حساب کرده را به‌موقع از لیست مزایا خارج می‌کند یا خیر، اجرا می‌کرد. اگر اختلافی وجود داشته باشد، شرکت ماهانه دلار‌های اندکی را از دست می‌دهد. تیم متوجه شد که شخصی در لیست طرح مزایا وجود دارد که نامش در لیست حقوق و دستمزد مشاهده نمی‌شود.

طبیعتا به سراغ مدیر طرح مزایا، خانمی که مدت مدیدی در استخدام شرکت بوده است، جهت پرس‌و‌جو رفت و با این جواب مواجه شد: «آن شخص اینجا کار نمی‌کند.» حالت صحبت کردن آن مدیر و سایر حقایق موجود، تیم حسابرسی را برانگیخت که کاوش بیشتری کند. از آنجا که گمان تقلب به روشنی وجود داشت، حسابرسان دادگاهی نیز وارد ماجرا شدند. ابتدا از طریق بحث با کنترلر و سپس از طریق بررسی انجام‌شده توسط تیم حسابرسان دادگاهی، حقیقت ماجرا کشف شد. آن غیر‌کارمندی که اسمش در لیست طرح مزایا دیده شد در حقیقت پسر آن خانم (مدیر اداره مزایا) بود. در دوره زمانی مورد بررسی، او ۲۲ ساله بوده و از سرطان رنج می‌برد و نیازمند مراقبت‌های ویژه و گسترده بوده و البته هیچ‌گونه پوشش بیمه‌ای نیز نداشته است. مدیر بدون اطلاع اشخاص دیگر، نام او را به‌عنوان یکی از اعضای طرح مزایا رد نموده است.

چند ماه پیش، آن پسر فوت کرده و شرکت ۱۵۰ هزار دلار از هزینه‌های بیمه‌ای او را قبل از مرگش متحمل گردیده بود.مدیر چگونه توانست جهت رسیدن به هدفش سیستم را دور بزند؟ از آن جا که او شناخته شده و مورد اعتماد مدیران شرکت بیمه بود، با آنها تماس گرفت و با توجیه اینکه فراموش کرده است نام یکی از کارمندان را در فهرست خود بیاورد از آنها خواسته بود تاریخ استخدام آن کارمند را به تاریخ ابتدای سال ثبت کنند. مدیران شرکت بیمه بدون تردید در مورد صحبت‌های او درخواست او را انجام داده و فرم‌های ثبت‌نام و همه مدارک و مستندات را مستقیما برای او ارسال کردند.

اطلاعات در مورد افراد فهرست شده در طرح مزایا به‌صورت دوره‌ای برای مدیران دفتر مرکزی ارسال می‌گردید، لیکن آنان همه کارمندان را نمی‌شناختند و بنابراین هیچ کدام متوجه این موضوع نشدند. در این داستان یک کنترل معمولی جهت جلوگیری از هزینه‌های غیر‌ضروری شرکت منجر به کشف یک مثال غم‌انگیز از تقلب شد. شرکت، مدیر را اخراج کرد؛ اما با توجه به شرایط، اقدام دیگری علیه او انجام نداد.

چقدر ناهار می‌خورید؟

همه تقلب‌ها با هدف کسب منفعت شخصی توسط کارکنان صورت نمی‌گیرد. برخی از آنها خاکستری می‌باشند، یعنی غیر‌اخلاقی اما فارغ از هر‌گونه طمع یا بدجنسی کارکنان هستند. یک تیم حسابرسی داخلی بررسی معمول حساب‌های تنخواه‌گردان را انجام می‌داد.

میانگین مانده حساب تنخواه گردان همان‌طور که انتظار می‌رفت ۸۰۰ دلار بوده است اما حجم پول شارژ شده در یک ماه ۸ تا ۱۰ هزار دلار بود چرا؟ آن تیم موضوع را دقیق تر بررسی کرد. شرکت یک محدودیت سخت بر مخارج سرمایه‌ای در آن سال وضع کرده بود؛ «وضع خراب است».

«مخارج سرمایه‌ای را کاهش دهید». «خرج نکنید». اما این واحد خاص شرکت، نیاز روز افزونی به تجهیزات کامپیوتری جدید داشت. با توجه به توقف فرآیند درخواست مخارج سرمایه‌ای، کارمندان بخش فناوری اطلاعات تصمیم به خرید کامپیوتر‌ها و اقلام مرتبط مثل میز و صندلی اداری از طریق تنخواه گردان گرفتند. آنها این خرید‌ها را گزارش نکردند و مانده حساب تنخواه گردان را در هر زمان به اندازه مورد نظر نگه داشتند.

به‌رغم اینکه این ماجرا یک تقلب فاجعه بار تلقی نمی‌شود؛ اما به‌طور قطع یک حیله یا فریب است. مدیران رده بالا که می‌دانستند چرا مخارج سرمایه‌ای باید محدود شود از فهمیدن این فعالیت پنهانی در آن واحد ناراحت شدند. از نظر حسابرس داخلی، نکته کلیدی این بود که علامت قرمز بالقوه را متوجه شود: «چقدر ناهار می‌خورید؟» حسابرسان دادگاهی جهت بررسی کار حسابرسان داخلی که این تقلب را سریعا و تنها از طریق یک آزمون کشف کرده بودند دعوت شدند. حسابرسان دادگاهی می‌دانستند چگونه سایر نشانه‌های تقلب را از طریق اطمینان از اینکه تقلب به همین گروه کوچک و همین طرح محدود شده است، جست‌وجو کنند.