وحید منتی حسابدار رسمی، دانشجوی دکترای حسابداری دانشگاه تهران بخش اول ارتباطات در تمام مشاغلی که به نحوی از انحا ایفای نقش در آنها، مستلزم برقراری ارتباط با دیگران می‌باشد، حائز اهمیت است، اما در حسابرسی داخلی این موضوع مستلزم مداقه وافر است. حسابرسان داخلی به منظور موفقیت حرفه‌ای نیازمند مجهز کردن خود با مهارت‌های عالی ارتباطات هستند. گوش دادن، روابط اجتماعی، مهارت‌های ارتباطی کتبی و شفاهی به منظور تسهیل فرآیند فهم یافته‌های حسابرسی داخلی و ایفای وظایف حرفه‌ای ضروری است. همچنین پرداختن به مبحث ارتباطات در حسابرسی داخلی نیازمند ارائه نوشتاری متمرکز در این حوزه است، اما به نظر می‌رسد به منظور تقویت این مهارت علاوه بر آموزش‌های ارائه شده در دانشگاه‌ها، کارگاه‌های آموزشی و تجارب کسب شده حین ایفای وظایف حرفه‌ای، استفاده از تجربیات و بهترین نحوه عمل (Best Practice) مثمر ثمر باشد بنابراین در این مقاله با توجه به اهمیت موضوع ارتباطات در حسابرسی داخلی، گوشه‌ای از تجربیات ریچارد چمبرز رئیس انجمن حسابرسان داخلی( IIA) ارائه می‌شود.

وی به‌طور همزمان عضو هیات مدیره COSO و هیات بین‌المللی گزارشگری یکپارچه (IIRC) بوده و سوابق و جایگاه والایی در نهاد‌ها و مجامع استاندارد گذار و نظارتی (‌حوزه‌های حسابداری و حسابرسی) مختلف داشته است. چمبرز بالغ بر ۴ دهه در زمینه حسابرسی داخلی و حوزه‌های مرتبط دارای تجربه بوده و در این نوشتار، تجارب و بینش‌های شخصی خود را در حوزه ارتباطات به اشتراک می‌گذارد:

«به خاطر وقتی که بابت ملاقات امروز به ما اختصاص دادید، سپاسگزاریم. همان‌طور که می‌دانید، ما نارسایی‌های قابل ملاحظه‌ای در واحد شما ندیدیم.»

یکی از اولین جلسات با صاحبکار (عموما واژه صاحبکار درخصوص ارتباط میان موسسات حسابرسی عهده‌دار حسابرسی داخلی شرکت‌ها به کار می‌رود و درخصوص واحد‌های حسابرسی داخلی در استخدام شرکت، منظور از صاحبکار، مدیران و مسوولان بخش‌های مختلف آن شرکت است.) که در آن حضور داشتم یکی از قرار‌هایی بود که با کمترین موفقیت همراه بوده است. جلسه از همان ابتدا با موفقیت همراه نبود. اولین گزاره و بیان حسابرس داخلی درخصوص یافته‌ها ( نارسایی‌ها) صاحبکار را در موضع دفاعی قرار داد. در نتیجه حالت دفاعی و مقابله به‌وجود آمد و بحث و جدلی فراتر از یک گفتمان به وجود آمد:

حسابرس داخلی گفت: «اما این موضوع یک نارسایی دارد که باید آن را برطرف کنید»، در پاسخ مسوول مربوطه با حالتی تهاجمی بیان کرد: «شما درخصوص واحد ما درک کافی ندارید» و ادامه داد که «شما صرفا یک حسابرس هستید و چه چیزی باعث شده است که فکر کنید درخصوص عملیات ما به اندازه کافی مطلع هستید؟»

به این ترتیب به نظر می‌رسد که در به توافق رسیدن درخصوص حتی موضوعات جزئی، دشواری وجود داشته باشد.

به‌عنوان جدیدترین عضو تیم حسابرسی، احساس کردم که در تله افتاده‌ام. من در این جلسه صرفا به‌عنوان حاضر و ناظر، شاهد بودم، اما به روشنی مشخص بود که اوضاع به درستی پیش نرفته است. مدیر حسابرسی داخلی در نهایت - به نظر من با تاخیر- سعی در مهار این وضعیت کرد. اما آسیب (از دست دادن ملاقات‌های سازنده و روابط مناسب) به وجود آمده بود. در نهایت ما تصمیم گرفتیم تا فشار را متوقف کنیم و هر‌چه سریع‌تر به ملاقات خاتمه دهیم و آن را به روز دیگری موکول کنیم.

یکی از سوء‌برداشت‌های معمول درخصوص حسابرسی داخلی آن است که به‌طور ساده، حسابرسی داخلی را صرفا محدود به یافته‌های آن (چیزهایی که درست کار نمی‌کند، نحوه انعکاس و پیشنهاد جهت برطرف کردن آنها) می‌دانند. اما حقیقتا این موضوع، امر ساده‌ای نیست. جوهر حسابرسی داخلی آن است که هنر تغییرات مثبت را به ارمغان آورد. ناگفته پیدا است، وادار کردن دیگران به انجام کاری که ما می‌خواهیم، بسیار وقت‌گیر‌تر از آن است که به آنها بگوییم که چه چیزی آنها باید انجام دهند. به‌طور متناقض هر چقدر ما بر نکات و نارسایی‌ها تاکید کنیم احتمالا اثر معکوس داشته و صاحبکاران یا مدیران بخش‌ها، آن را نمی‌پذیرند.

آن روز یکی از معدود روز‌هایی بود که من متعجب و مردد شده بودم که آیا حرفه مناسبی را برگزیده ام ؟ آیا تمام ملاقات‌ها به چنین مشاجره‌هایی منتج می‌شود؟ چه کار باید می‌کردم؟

زمانی که آن روز به دفتر برگشتیم، من موضوع را به رئیس حسابرسی داخلی (CAE)گزارش دادم، او کسی بود که به ما کمک می‌کرد تا در آرامش بتوانیم به بحث بپردازیم و چالش‌های احتمالی آتی را برطرف کنیم. بسیاری از رهنمود‌های ایشان تا به امروز آویزه گوشم شده است. برای اینکه جلسات و ملاقات‌های حسابرسی به چنین مسیر‌هایی نرود، رهنمود‌های ذیل به حسابرسان داخلی ارائه می‌شود:

۱. با گام‌های مثبت شروع کنید: هنگامی که بر اساس ارتباطات قدم بردارید، توافق بر سر مسائل پیچیده نیز آسان می‌شود. بنابراین به جای مقابله با مسائل و موضوعات دارای حساسیت، در ابتدا با مسائل و موضوعاتی که دوطرف بر سر آن توافق دارید، آغاز کنید.

۲. از حالات دفاعی بپرهیزید: کاملا طبیعی است که در مواقعی که صاحبکار به‌صورت عصبی برخورد می‌کند، حسابرسان داخلی نیز حالات دفاعی به خود بگیرند و عکس‌العمل یا رفتار متقابل نشان دهند، اما اگر اجازه دهید عکس‌العمل به حالات دفاعی تبدیل شود، آن‌گاه بحث به سرعت به صحنه نبرد تبدیل خواهد شد. بنابراین حتی اگر صاحبکار این گونه رفتار کرد، آرامش و اطمینان‌خاطر خود را حفظ کنید.