ب- پیش از ارسال دعوتنامه، جلسه کمیسیون معامله تشکیل و موارد موضوع بند (یک) این ماده را تصویب و صورتجلسه معاملات مربوط را تهیه می‌کند و برای بایگانی به رییس دستگاه مناقصه‌گزار یا نماینده وی تحویل می‌دهد.

پ- یک نسخه از صورتجلسه موضوع جزء (یک) بند «الف» این ماده با رعایت بند «ج» ماده (۲۳) قانون، به بانک اطلاعات مناقصات ارسال و در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات ثبت می‌شود.

ت- مستند‌های مذکور در بند «الف»، باید طبق جزء (یک) بند «ب» ماده (۳) این آیین‌نامه در دستگاه مناقصه‌گزار بایگانی شوند.

ث- مستند‌های خرید خدمات مشاوره (موضوع بند «هـ» ماده «۲۹» قانون)، شامل موارد زیر است:

۱ - گزارش شناخت.

۲ - شرح کلی خدمات.

۳ - فراخوان مشاوره.

۴ - صورتجلسه نهایی ارزیابی کیفی مشاوران، حسب مورد.

۵ - صورتجلسه نهایی ارزیابی فنی پیشنهاد‌ها.

۶ - صورتجلسه نهایی ارزیابی مالی پیشنهاد‌ها.

۷ - اسناد قراردادی شامل قرارداد، ضمائم و ملحقات آن.

ج- کارفرما باید فراخوان و صورتجلسه خرید خدمات مشاوره را از طریق پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات منتشر کند.

ماده ۱۶- مستندسازی ترک تشریفات مناقصه

الف- مستند‌های مربوط به ترک تشریفات مناقصه عبارتند از:

۱ - گزارش توجیهی ترک مناقصه.

۲ - صورتجلسه ترک مناقصه شامل:

۲ -۱- خلاصه اسناد معامله (مبلغ، مدت و موضوع معامله).

۲ -۲- نام و سمت هیات ترک مناقصه.

۲ -۳- نام و عنوان طرف معامله و مستند‌های مربوط به بند «الف» ماده (۱۲) قانون درخصوص نامبرده.

۳ - مستند‌های تامین منابع مالی که در آن اطلاعات زیر باید درج شود:

۳ -۱- روش‌ تامین منابع مالی.

۳ -۲- محل تامین اعتبار و سقف اعتبار برای انجام معامله.

۳ -۳- برآورد اولیه موضوع معامله، حسب مورد.

ب- مستند‌های مذکور در بند (الف) باید طبق جزء (یک) بند «ب» ماده (۳) این آیین‌نامه در دستگاه مناقصه‌گزار بایگانی شوند.

پ- یک نسخه از صورتجلسه موضوع جزء (یک) بند «الف» به جز موارد مستثنی شده در بند «ج» ماده «۲۳» قانون به بانک اطلاعات مناقصات ارسال و در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات منتشر می‌شود.

ماده ۱۷- مستند‌سازی مواعد و تغییر اسناد

الف- در تمام مناقصات مواعد برنامه زمانی مناقصه باید براساس تقویم هجری شمسی تعیین و درج شوند. در مناقصات بین‌المللی علاوه بر تاریخ هجری شمسی، تاریخ میلادی نیز درج می‌شود.

ب- مواعد زمانی مربوط به شروع و اتمام مهلت دریافت و تحویل اسناد نباید در ایام تعطیلات رسمی تعیین شود و چنانچه ایام تعطیل پیش‌بینی‌ نشده‌ای در مواعد مناقصه رخ دهد، مهلت‌های مقرر در برنامه زمانی مناقصه به همان میزان افزوده می‌شود.

پ- تغییر در اسناد مناقصه اعم از تغییر مقادیر موضوع مناقصه یا نشانی‌ها و مواعد مندرج در برنامه زمانی، حداکثر تا هفتاد و دو ساعت قبل از افتتاح پاکت‌های مناقصه مجاز است و چنانچه تغییری رخ دهد، باید مستندسازی و با روشی قابل تصدیق برای همه مناقصه‌گران ارسال شود.