بخش دوم

فصل دوم - نظام مستندسازی مناقصات

ماده ۳- فرآیند مستندسازی مناقصه الف- فرآیند مناقصه در تمام مراحل حسب مورد باید مستندسازی شود این مراحل عبارتند از:

۱ - مستندسازی جلسات مناقصه.

۲ - مستندسازی پیش از فراخوان.

۳ - مستندسازی فراخوان.

۴ - مستندسازی ارزیابی شکلی پیشنهادها.

۵ - مستندسازی ارزیابی کیفی مناقصه‌گران.

۶ - مستندسازی گشایش پیشنهادها و تعیین برنده مناقصه در یکی از انواع زیر:

۶ -۱- مناقصات یک مرحله‌ای.

۶ -۲- مناقصات دو مرحله‌ای، شامل:

۶-۲ -۱- مرحله ارزیابی فنی - بازرگانی پیشنهادها.

۶-۲ -۲- مرحله ارزیابی مالی پیشنهادها.

۷ - مستندسازی پس از تعیین برنده مناقصه.

۸ - مستندسازی دوره اجرای موضوع مناقصه.

ب - پیاده‌سازی نظام مستندهای مناقصات طی ترتیبات زیر انجام می‌شود:

۱ - مستندسازی مکتوب: شامل تهیه مستندهای لازم به صورت مکتوب و بایگانی آنها در پرونده‌های مستقل و منظم که از تاریخ ابلاغ این آیین‌نامه باید اجرا شود.

۲ - مستندسازی الکترونیکی: شامل ثبت نشانی الکترونیکی در پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات، ارسال و ثبت اطلاعات مناقصات در بانک اطلاعات مناقصات می‌باشد.

ماده ۴ - مفاد خلاصه اسناد مناقصه

الف - خلاصه اسناد مناقصات باید در بانک اطلاعات و پایگاه ملی اطلاع‌رسانی مناقصات ثبت و اطلاع‌رسانی شود.

ب- در مناقصات مربوط به تدارک و خرید مصالح و تجهیزات، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان، موضوع پروژه، فهرست اقلام، تعداد و نوع آنها، محل و زمان تحویل، مبلغ یا درصد پیش‌پرداخت، نوع و مبلغ یا درصد تضمین انجام تعهدات، شرایط بازرسی و مهمترین شرایط عمومی قرارداد می‌باشد.

پ - در مناقصات مربوط به ساخت و اجرای طرح‌ها یا پروژه‌ها، خلاصه اسناد مناقصه شامل عنوان، موضوع پروژه، محل یا محل‌های اجرا، برنامه‌ریزی انجام کار، فهرست مقادیر کلی، برآوردها (در صورت لزوم)، نحوه یا مسوولیت نظارت و مدیریت، روش پرداخت، الگوی قراردادی و مهمترین شرایط عمومی قرارداد است.