یادداشت
سخنی با صاحبان و مدیران شرکت‌ها (۲)
یکی از مهم‌ترین کنترلهای داخلی در هر شرکت یا سازمانی، وجود آیین‌نامه‌ها است. آیین‌نامه‌ها برای عملیات و فعالیت‌هایی تهیه می‌شود که به طور مداوم طی هر دوره مالی در یک شرکت صورت می‌گیرد.
گارو هوانسیان‌فر*
یکی از مهم‌ترین کنترلهای داخلی در هر شرکت یا سازمانی، وجود آیین‌نامه‌ها است. آیین‌نامه‌ها برای عملیات و فعالیت‌هایی تهیه می‌شود که به طور مداوم طی هر دوره مالی در یک شرکت صورت می‌گیرد. هرگاه یک عمل یا فعالیتی در یک شرکت به طور مداوم اتفاق می‌افتد، این نیاز پیدا می‌شود که برای آن آیین‌نامه یا دستورالعمل مناسبی تهیه و پس از تایید مسوولان عالی رتبه شرکت، به مسوولان قسمت‌های مختلف ابلاغ کرد تا به مورد اجرا گذاشته شود. به‌این ترتیب، یکنواختی در مورد هر فعالیت یک شرکت، بوجود می‌آید. برای مثال، آیین‌نامه وام کارکنان. وجود چنین آیین‌نامه‌ای در شرکتی که به طور مرتب به کارکنان آن وام اعطا می‌کند، ضروری است. این آیین‌نامه باید با توجه به شرایط هر شرکت با جزئیات کامل تهیه و به مورد اجرا گذاشته شود. برای مثال، کل مبلغ وام کارکنان تا چه مبلغی باید باشد (بودجه وام کارکنان)، شرایط اخذ وام، سقف مبلغ وام برای هر شخصی تا چه میزانی باید باشد، وثایق وام‌ها که از وام گیرندگان اخذ می‌شود باید چه چیزی و به چه مبلغی و ارزشی باشد، اقساط بازپرداخت وام‌ها چگونه باشد و... . با وجود چنین آیین‌نامه‌ای، البته آیین‌نامه‌ای با جزئیات کامل، وضعیت وام اعطایی به کارکنان کاملا مشخص می‌شود بنابراین هیچ قسمتی یا شخصی نمی‌تواند خارج از این آیین‌نامه و به سلیقه شخصی خود عمل کند و در صورت عدم رعایت مفاد آن، این موضوع از طریق حسابرسان داخلی و حسابرسان مستقل شرکت و سایر کنترلهای داخلی به اطلاع مسوولان شرکت می‌رسد. با وجود چنین آیین‌نامه‌ای، دیگر نمی‌توان خارج از دستورات متن آیین‌نامه، به دوستان، آشنایان و... در شرکت وام اعطا کرد یا بیش از حد مجاز وام داد یا اقساط آنها را از روی رفاقت و دوستی به موقع از حقوق آنها کسر نکرد یا سایر موارد در این رابطه را نادیده گرفت.
آیین‌نامه‌های مختلف در یک شرکت حلقه‌هایی از زنجیر بزرگ کنترلهای داخلی را تشکیل می‌دهند و وجود آیین‌نامه‌های متعدد (البته بر حسب نیاز هر شرکت)، یکی از کنترلهای داخلی بسیار مهم است که جلوی سوء‌استفاده‌ها و سلیقه‌های شخصی در انجام امور هر شرکت را می‌گیرد.
نمونه‌هایی از آیین‌نامه‌های لازم در بیشتر شرکت‌ها (البته با توجه به نیازهای داخلی آنها) به شرح زیر است:
۱- آیین‌نامه خرید مواد اولیه
۲- آیین‌نامه خرید کالا و خدمات
۳- آیین‌نامه خرید دارایی‌های ثابت مشهود
۴- آیین‌نامه خرید دارایی‌های نامشهود
۵- آیین‌نامه استخدام کارکنان
۶- آیین‌نامه ارتقای رتبه کارکنان
۷- آیین‌نامه اعطای پاداش، حق ماموریت و سایر مزایای کارکنان
۸- آیین‌نامه فروش کالا و اعطای تخفیفات
۹- آیین‌نامه نحوه تحویل کالا و ارائه خدمات به مشتریان
۱۰- آیین‌نامه دسترسی کارکنان به اطلاعات مختلف در شرکت
۱۱- آیین‌نامه خدمات بعد از فروش
۱۲- آیین‌نامه تعمیر دارایی‌های ثابت مشهود شرکت
۱۳- آیین‌نامه انضباطی کارکنان
۱۴- آیین‌نامه دریافت و پرداخت‌ها
۱۵- آیین‌نامه ...........
البته همانطور که در بالا اشاره کردم، آیین‌نامه‌های یادشده نمونه‌هایی از آیین‌نامه‌هایی است که ممکن است در شرکت‌ها وجود داشته باشد و لزوما شامل کلیه آیین‌نامه‌هایی که باید در هر شرکت وجود داشته باشد، نیست. هر شرکت با توجه به نیازهای داخلی خود، آیین‌نامه‌های مناسب برای خود تهیه می‌کند و البته تهیه این آیین‌نامه‌ها باید توسط اشخاص متخصص و مستقل صورت پذیرد. در اینجا باید اشاره کنم که یک شرکت نمی‌تواند برای صرفه‌جویی در هزینه تهیه آیین‌نامه‌ها، از آیین‌نامه‌های مختلف شرکت‌های دیگر استفاده کند. آیین‌نامه‌های هر شرکت باید برای هر شرکت به صورت خاص و موردی، و با توجه به نیازهای آن تهیه شود زیرا شرایط داخلی یک شرکت با شرکت دیگر، اگرچه در یک صنعت و رشته فعالیت داشته باشند، متفاوت است.
در پایان این نوشتار یک مورد جالب که در شرکتی که فاقد هر گونه آیین‌نامه بود، برای شما تعریف می‌کنم. در این شرکت بی‌نظمی‌های بسیاری وجود داشت که یکی از آنها بی نظمی در خرید مواد اولیه و سایر موجودی‌ها بود. شرکت فاقد قسمت تدارکات بود و هر چند نوع از مواد اولیه آن توسط یک نفر خاص در آن شرکت خریداری می‌شد! مطلب جالب در این بینظمیها این بود که حتی حسابدار شرکت، خرید بعضی از مواد اولیه مورد نیاز شرکت را شخصا و بدون مشورت با افراد دیگر و مسوولان شرکت انجام می‌داد! شما خواننده عزیز بگویید که قسمت حسابداری چه ربطی با خرید مواد اولیه برای یک شرکت تولیدی دارد؟ خود این عمل باعث ایجاد سوء‌استفاده در خرید مواد اولیه برای شرکت می‌شود. در مورد سایر مواد اولیه، قطعات یدکی و غیره، همین روش اجرا می‌شد. خواننده گرامی، خود از این روش خرید نتیجه‌گیری‌های لازم را بگیرید. در خاتمه این نوشتار به کلیه صاحبان و مدیران شرکت‌ها پیشنهاد می‌کنم که برای کلیه فعالیت‌های تکرار شونده شرکت‌های خود آیین‌نامه‌های مناسب تهیه کنند (البته توسط اشخاص بسیار متخصص و مستقل) که این آیین‌نامه‌ها در واقع به صورت قوانینی در می‌آیند که باید در شرکت‌ها دقیقا اعمال شوند و ابزار‌هایی نیز تهیه کنند که هر گونه انحراف و تخطی از این آیین‌نامه‌ها، در اسرع وقت به اطلاع مسوولان شرکت‌ها برسد تا جلوی هر گونه بی نظمی یا احتمالا سوء‌استفاده گرفته شود. آیین‌نامه‌های کامل و جامع عامل بازدارنده بسیار قوی است که جلوی بسیاری از سوء‌استفاده‌ها و بینظمیها را در یک شرکت می‌گیرد. البته این مورد فراموش نشود که وجود این آیین‌نامه‌ها باید در کنار سایر کنترلهای داخلی به کار گرفته شود. باز تکرار می‌کنم که لازم است شعار و عمل کلیه صاحبان و مدیران شرکت‌ها، «کنترلهای داخلی» باشد.
* عضو پیوسته انجمن حسابداران خبره مدیریت انگلستان
ارسال نظر