ارتباط دورکاری و بهره‌وری
با انقلاب صنعتی چهره جدیدی از نیروی کار و سبک‌های تازه مدیریت رونمایی شد. تولیدات به ماشین‌آلات سنگین و گران وابسته بودند، بنابراین کارگران مجبور شدند برای کار در کارخانه‌ها به شهرهای بزرگ‌تر هجوم ببرند. محصولات این مدل کار، قابل لمس بوده و مدیر با حضور فیزیکی خود در فرآیند تولید، نیروی کار را که حضور آنان نیز فیزیکی بوده با ابزارهای ملموس کنترل می‌کردند. چند قرن بعد یعنی از دهه۱۹۶۰، نقش کارگران متخصص، از لحاظ دانش و حضور فیزیکی کمتر شد، تا جایی که درحال‌حاضر، نیروی کار مجازی به کمک ابزارهای مجازی، درحال تولید محصولات مجازی هستند. اما مدیران هنوز این نوع کار را با حضور فیزیکی مدیریت می‌کنند. زمان آن فــرا رسیـده است که روش‌های مـدیریت را به روز کرده تا با فضای مجازی دنیای کسب‌وکار مدرن مطابقت داشته باشد. نگرانی مدیران از اینکه نمی‌توانند شاهد بهره‌وری کارگران از نزدیک باشند، نشان‌دهنده عادات مدیریت فیزیکی طولانی است. معیارهای حسی مانند تماشا کردن و شنیدن، در دور کاری، کارآیی ندارد و لازم است تا با روش‌های جدید نظارت به روز شوند. در صورتی می‌توان متوجه بهره‌وری و موفقیت نیروهای کار مجازی شد که در ابتدا بدانید موفقیت در دنیای کسب‌وکار دیجیتال چگونه است.
مدیران با رعایت نکات زیر می‌توانند کارآیی کارمندان مجازی را صرف‌نظر از محل کار، مدیریت کرده و از بازدهی اطمینان حاصل کنند.
۱- انتظارات: در بهار امسال، میلیون‌ها کارشناس مجبور شدند کارها را از راه دور انجام دهند. اما منظور از کار کردن چیست؟ ممکن است این سوال سطحی به‌نظر برسد ولی به یاد داشته باشید تعریف کار در دفتر یعنی طبق ساعات کار در محل کار حضور داشته باشید. اما در زمان دور کاری، صرفا حضور فیزیکی اهمیتی ندارد پس باید استانداردهای جدیدی را رعایت کنید. کار خود را با نگاهی دوباره به اهداف، نتایج و شاخص عملکردهای کلیدی آغاز کنید. با بازنگری در تعاریف فوق، رفتار و عملکرد فرد در خانه باید چگونه باشد که بین حریم شخصی و کاری تمایز برقرار شود. با اعضای گروه درباره قابل مشاهده بودن، فعال بودن و در دسترس بودن در محل کار مجازی جدید صحبت کنید.
۲- تعریف بهره‌وری: مفهوم بهره‌وری به ظاهر ساده و بی‌اهمیت به‌نظر می‌رسد اما اگر غلط تعبیر شود باعث مشکلات و سوءتفاهم در کار خواهد شد. حقیقت این است اکثر مدیران نگران هستند که شاید کارمندان دورکار بدون نظارت مستقیم، وظایف خود را به خوبی انجام ندهند، بنابراین با تعیین وظایف بیشتر برای کارمندان سعی در برطرف کردن نگرانی‌ها دارند. با این حال، افراد متخصص دور کار در مقایسه با گذشته، به‌طور متوسط ۴۰ درصد کارآیی بیشتری دارند. بنابراین تکالیف بیشتر، ساعات طولانی کار و فشار زیاد از سوی مدیریت در نهایت منجر به خستگی شدید و دلزدگی آنها می‌شود. بنابراین به هنگام تعریف شرح وظایف، با ارائه تعریف جدید از بهره‌وری مراتب قدردانی و اطمینان خود را به اطلاع گروه کاری برسانید. بهره‌وری به معنای پرهیز یا محدود کردن فعالیت‌های گوناگون مانند تمرکز بر استراتژی، شبکه‌سازی، جلسات توفان ذهنی، پژوهش، آزمون‌ها، برنامه‌ریزی، بازخورد، عیب‌یابی، ارتباطات و مفاهیمی از این دست است.
۳- کنترل فقط برای هماهنگی: استفاده از نرم‌افزار نظارت بر کارکنان همچنان درحال افزایش و محبوبیت است زیرا مدیریت به شدت سعی می‌کند از بهره‌وری مداوم نیروی کار بدون هیچ نظارتی اطمینان حاصل کند اما مدیرانی که به کارمندان اطمینان ندارند از این نرم‌افزار که ابزار مهم و با ارزش در دورکاری هستند اغلب استفاده نادرست می‌کنند. مدیران توقع دارند با ضبط آدرس‌های صفحه وب‌سایت، ردیابی فعالیت صفحه کلید یا فعال کردن نظارت دوربین کامپیوتر، کارمندان را مشغول نگه داشته و مانع حواس‌پرتی‌شان شوند، اما با استفاده از این روش‌ها مشکل اصلی همچنان وجود دارد. مدیران فقط می‌توانند فعالیت‌های کارمندان را پیگیری کنند اما دستاورد کارها همچنان قابل سنجش نیست، پس تنها در صورت لزوم و برای اهداف قانونی یا گزارشگری از این ابزارها کمک بگیرید. کمک گرفتن از این نرم‌افزار فقط این پیغام را به تیم القا می‌کند که توانایی مدیریت کارها را به‌طور صحیح ندارند.
۴- نتایج پیگیری: اگر فقط نگران مشغولیت کارمندان هستید، آیا به‌عنوان مدیر، واقعا اهداف کار را دنبال و اجرا می‌کنید؟ مگر هدف واقعی بهره‌وری، تولید کردن نیست؟ با استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه، دقیق‌تر می‌توانید تکالیف و موفقیت‌های اعضای تیم را پیگیری کنید. سپس در پایان هر روز و هفته، از موفقیت هر فرد گزارش دقیق و شفافی خواهید داشت. فقط توجه کنید نتایج کار که شامل یادگیری و موفقیت است را به وضوح توضیح دهید. زیرا تاکید بیش از حد روی انجام پروژه‌ها منجر به فرسودگی شغلی می‌شود.
۵- اهمیت ارتباط: برای تهیه گزارش‌های بهره‌وری و توضیحات شغلی ممکن است ساعت‌ها وقت صرف کنید اما هرگز به ریشه مشکل با افرادی که عملکرد ضعیف دارند پی نمی‌برید مگر اینکه مستقیما با آنها صحبت کنید. با ارتباطات محدود مانند تماس‌های تلفنی و ویدئویی، بسیاری از مدیران شک دارند که عملکردهای دور کاری را مورد بررسی قرار دهند. فقط کنار هم ماندن در محل کار، برای تقویت مکالمات موثر نیست، مواردی که شاید برای داشتن ارتباط قوی نامربوط به‌نظر می‌رسند همچون لحن، مطرح کردن سوالات، همدلی و بازخورد سازنده، عوامل موثر موفقیت یا شکست در گفت‌وگوها به‌حساب می‌آیند. به بهانه دوری از تیم، ارتباط خود را با اعضای گروه قطع نکنید به‌خصوص زمانی که به پشتیبانی شما واقعا نیاز دارند. این برهه از زمان، نقطه عطفی در کسب‌وکار مجازی به شمار می‌رود و تمام بخش‌های کسب‌وکار شامل ابزارها، محل کار، مراحل کار و به‌ویژه روش‌های مدیریتی نیاز به بازنگری دارند.
