مترجم: سید ساجد متولیان منبع: Forbes برای بسیاری از مدیران عامل، نشست‌های سالانه یا فصلی فرصت نادری است که بتوانند در آن با اعضای تیمشان گفت‌وگوهای دقیقی داشته باشند. ایجاد وقفه بین برگزاری چنین نشست‌هایی اغلب به‌دلیل برنامه کاری فشرده مدیران است. در عین حال عاقلانه است که به‌عنوان یک مدیر، زمانی را در برنامه خود خالی کنید تا گفت‌وگوهای مداومی را با اعضای تیمتان داشته باشید. تیم شما شریان حیاتی کسب‌وکارتان را تشکیل می‌دهد و برای اینکه نبض شرکت یا سازمان شما کماکان بزند، ضروری است که ملاقات با اعضای تیمتان را محدود به نشست‌های سالانه یا فصلی نکنید. اینکه این کار را چطور انجام می‌دهید به سبک مدیریتی خاص شما برمی‌گردد، در هر صورت پنج پرسش اساسی وجود دارد که به‌عنوان مدیر باید از اعضای تیمتان بپرسید.

1) چشم‌انداز و اهداف شرکت یا سازمان را چگونه تعریف می‌کنید؟

براساس تحقیقات انجام شده کمتر از نیمی از اعضای تیم‌ها (حدود ۴۲ درصد) با ماموریت شرکت یا سازمان خود آشنا هستند. هر چند ممکن است این مساله در ابتدا کم اهمیت به نظر برسد، اما باید توجه داشته باشید مادامی که اعضای تیمتان از چشم‌انداز و اهداف شرکت یا سازمان شما مطلع نباشند، نمی‌توانند به صورت هدفمند درگیر فعالیت‌هایی شوند که در راستای آن چشم‌انداز و اهداف است. در اینجا، «مطلع بودن» به این معناست که اعضای تیم شما باید قادر باشند این موارد را به سادگی و به زبان خودشان بیان کنند.

اهداف کسب‌وکار شما به‌ویژه اهداف کوتاه‌مدتتان، به احتمال زیاد در طول زمان تغییر خواهد کرد. این پرسش به شما کمک می‌کند تا بسنجید تا چه اندازه‌ای در انتقال این اهداف در حال تغییر به اعضای تیمتان موفق عمل کردید و متقابلا اعضای تیمتان تا چه اندازه اهداف کنونی شما را خوب درک کرده‌اند.

2) دوست دارید از نظر حرفه‌ای چگونه وضعیت خودت را بهبود ببخشید؟ ما چه فرصت‌های جدیدی می‌توانیم به تو ارائه بدهیم؟

حفظ کردن بهترین استعدادها در شرکت یا سازمانتان تقریبا همیشه نیاز دارد تا فرصت‌هایی برای رشد هم به صورت طولی (جایگاه سازمانی) و هم به صورت عرضی (گستره اختیارات) به افراد پیشنهاد کنید. این فرصت‌ها می‌تواند فراتر از ارتقای شغلی یا دستمزدهای بالاتر باشند. برای مثال، اعضای یک تیم خاص با چه چالش‌هایی می‌توانند مواجه شوند که هم کسب‌وکار شما را به پیش ببرد و هم از نظر حرفه‌ای موجب رشد و توسعه آنها شود؟ احتمالا کسی که مدتی در بخش‌های عملیاتی کار کرده است تمایل خواهد داشت مسوولیت‌هایی را به عهده بگیرد که در آن بیشتر با مشتریان سر و کار داشته باشد و برعکس. به یاد داشته باشید رشد شرکت یا سازمان شما تا حدی به توسعه تجارب و مهارت‌های اعضای تیمتان وابسته است.

3) کدام یک از جنبه‌های شغلت برای تو انگیزه‌بخش هستند؟

در تحقیق انجام شده توسط فصلنامه مک کنزی، به رسمیت شناخته‌شدن، مربیگری و فرصت‌هایی برای رهبری به‌عنوان انگیزه بخش‌های قدرتمندی در محیط کار شناخته شده است. برخی مواقع، موارد فوق به اندازه مشوق‌های پولی به افراد انگیزه می‌دهند. یک راه برای استفاده بهتر از این یافته آن است که دریابید آن چیزی که باعث می‌شود هر یک از اعضای تیمتان انگیزه داشته باشند تا صبح‌ها کارشان را شروع کنند، چیست. چه چیزهایی در مورد نقش‌های فردی آنها وجود دارد که برایشان چالش‌برانگیز و هیجان‌آور محسوب می‌شود؟ هر چه بیشتر بتوانید به اعضای تیمتان انگیزه ببخشید، آنها بیشتر راغب خواهند بود که در دستیابی به اهداف شرکت یا سازمان شما مشارکت داشته باشند.

4) ترجیح می‌دهید چه چیزهایی را راجع به فرآیندهای کسب‌وکارمان تغییر بدهیم؟

تیم شما خط مقدم شماست. آنها به‌صورت تنگاتنگی با وقایع روزمره‌ای که شرکت یا سازمانتان را به پیش می‌برد درگیر هستند که به آن معناست که آنها از نواقص موجود در فرآیندهای جاری بیش از شما مطلع هستند. سیستم کایزن (Kaizen) شرکت تویوتا یک مثال عالی در زمینه درگیر کردن تمامی اعضای تیم برای بهبود مداوم فرآیندها است. به جای منتظر ماندن برای تصمیم‌گیری بالا به پایین جهت یافتن و رفع نواقص، بهتر است از کمک افرادی بهره گرفت که درگیر کارهای روزمره هستند و سریع‌تر می‌توانند تغییرات مورد نیاز برای بهبود فرآیندها را شناسایی کنند.

5) به‌طور خاص برای من چه بازخوردی داری؟

سه مدیرعامل برجسته که در سایت Glassdoor بالاترین رتبه را کسب کرده‌اند در نظر بگیرید: جف وینر (Jeff Weiner) مدیرعامل لینکدین (LinkedIn)، آلن مولالی (Alan Mullaly) از مدیران سابق خودروسازی فورد و ریچارد ادلمن (Richard Edelman) مدیرعامل شرکت ادلمن (PR firm Edelman). این سه نفر بر اساس این پرسش از کارکنان رتبه‌بندی شده‌اند: «آیا با شیوه‌ای که مدیرعامل شما شرکت یا سازمانتان را رهبری می‌کند موافق هستید؟» علاوه‌بر نظرسنجی‌های گسترده‌ای که در سطح شرکت یا سازمانتان انجام می‌شود، شما می‌توانید از ملاقات‌های رو در رو برای جمع‌آوری بازخوردهای دقیق‌تر در خصوص عملکردتان بهره بگیرید. احتمالا به این طریق سبک ارتباطی شما می‌تواند بهبود یابد و فرآیند تصمیم‌گیریتان می‌تواند شفاف‌تر شود، ضمن اینکه اعضای تیمتان تمایل دارند بتوانند نظراتشان را مستقیم‌تر و راحت‌تر به گوش شما برسانند.

هم برای مدیران عامل و هم اعضای تیم‌ها، دریافت بازخورد در مورد نقش و عملکردشان در شرکت یا سازمان حیاتی است. به همان میزان، اقدامی که در مورد بازخوردهای دریافتی انجام می‌شود نیز حائز اهمیت است. اگر اعضای تیمتان پس از ارائه بازخوردها تغییری در شما مشاهده نکنند، احتمالا نسبت به تعهدتان برای ارتباط مستقیم دچار بدبینی می‌شوند، همان‌طوری که وقتی شما پس از ارائه بازخورد تغییری در آنها مشاهده نمی‌کنید، در مورد تعهدشان برای تغییر در جهت رشد و اعتلای شرکت یا سازمان دچار شک می‌شوید. شاید شما در موقعیتی نباشید که بخواهید راجع به تک تک نظرات و پیشنهادهایی که دریافت می‌کنید کاری انجام بدهید، اما می‌توانید اصلاحاتی ساده در تصمیماتتان اعمال کنید. مثلا با به‌کار بردن جمله‌ای نظیر: «ما این ایده را مطرح می‌کنیم چون... » و در ادامه می‌توانید اعضای تیمتان را باخبر سازید که نظراتشان را دریافت کرده‌اید و بابت دیدگاه‌های ارزشمندی که فراهم می‌سازند از آنها قدردانی می‌کنید.