مدیریت بهره‌وری فردی
افراد مولد می‌دانند از چه کسانی باید چشم‌پوشی کنند؟
نویسنده: Ed Batista مترجم: رویا مرسلی یکی از مشتریان من، شریک یک شرکت حقوقی بسیار بزرگ است و یکی از موضوعاتی که روی آن کار می‌کنیم این است که چگونه بتوانیم به‌طور موثرتری زمان او را که باید میان افراد و گروه‌های زیادی تقسیم شود مدیریت کنیم. افراد بسیاری در شرکت می‌خواهند او برای موضوعاتشان وقت بگذارد و صندوق نامه‌های او همیشه لبریز از حجم تقاضاها و موضوعاتی است که او باید به آنها بپردازد و همیشه یک لیست بلند بالا از کارهایی که باید انجام دهد روی میز او وجود دارد. البته باید به این چالش، کمبود زمان برای گذراندن وقت با عزیزان، خانواده، دوستان، ورزش و سایر نیازهای شخصی را نیز اضافه کرد.
نویسنده: Ed Batista مترجم: رویا مرسلی یکی از مشتریان من، شریک یک شرکت حقوقی بسیار بزرگ است و یکی از موضوعاتی که روی آن کار می‌کنیم این است که چگونه بتوانیم به‌طور موثرتری زمان او را که باید میان افراد و گروه‌های زیادی تقسیم شود مدیریت کنیم. افراد بسیاری در شرکت می‌خواهند او برای موضوعاتشان وقت بگذارد و صندوق نامه‌های او همیشه لبریز از حجم تقاضاها و موضوعاتی است که او باید به آنها بپردازد و همیشه یک لیست بلند بالا از کارهایی که باید انجام دهد روی میز او وجود دارد. البته باید به این چالش، کمبود زمان برای گذراندن وقت با عزیزان، خانواده، دوستان، ورزش و سایر نیازهای شخصی را نیز اضافه کرد.
وقتی ما با چنین حجمی از کار روبه‌رو می‌شویم اغلب اولین توصیه «اولویت‌بندی!» است، گویی این کار با جادو می‌تواند همه مشکلات را حل کند، اما آنچه من از تجربیات خود در رابطه با کمک به مدیرانی که می‌خواهند حجم کاری خود را مدیریت کنند دیده‌ام، این است که اولویت‌بندی کمک زیادی به حل مشکل نخواهد کرد چرا که کار بسیار ساده‌ای است. بگذارید اولویت‌بندی را این‌گونه تعریف کنیم: اولویت‌بندی فرآیند درجه‌بندی موضوعات براساس اهمیت آنها است مثلا افرادی که می‌خواهند به آنها زمان اختصاص داده شود، مواردی که در لیست انجام کار وجود دارند یا ایمیل‌های دریافتی. درحالی‌که این کار متضمن قضاوت‌های مشکلی است و کاری است که نیاز به تفکر و اندیشه زیادی دارد. وقتی به درخواست یک جلسه، یا یکی از موارد لیست انجام کار یا یک ایمیل نگاه می‌کنیم، نوعی حس درونی به ما می‌گوید که اهمیت موضوع چقدر است و به این ترتیب می‌توانیم به سرعت موارد را با هم مقایسه کرده و آنها را درجه‌بندی و مرتب کنیم.
اما مشکل در اینجا است. بعد از آنکه اولویت‌بندی کردیم، طوری رفتار می‌کنیم که گویی همه آن موارد استحقاق صرف زمان و توجه ما را دارند و از این روی، به کارهایی که کم‌اهمیت‌تر هستند «بعدا» رسیدگی می‌کنیم، اما بعدا هرگز فرا نمی‌رسد. به همین خاطر، لیست ما هرگز انتها ندارد.
زمان و توجه ما، منابع متنابهی هستند و وقتی به سطح خاصی از مسوولیت در زندگی حرفه‌ای خود رسیدیم، هر چقدر هم سخت کار کنیم، باز هم قادر نخواهیم بود به همه تقاضاها پاسخ دهیم.
صف افرادی که می‌خواهند ما را ببینند به پشت در و بعد از آن به خیابان می‌رسد، لیست انجام کار‌ها روی هم انباشته می‌شود و صندوق ایمیل‌های ما هرگز خالی نمی‌شود.
آنچه بیشتر افراد را گرفتار می‌کند این است که فکر می‌کنند می‌توانند با سخت‌تر، طولانی‌تر و «هوشمندانه‌تر» کار کردن این آستانه را کاهش دهند به این امید که بالاخره (روزی) موفق شوند به انتهای آن لیست برسند.
مهم این است که بفهمیم اولویت‌بندی لازم است، اما کافی نیست. قدم مهم بعدی تقسیم‌بندی اولویت‌هاست. به‌عنوان مثال، پزشکان در شرایط بحرانی باید تصمیم بگیرند کدام بیماران به کمک فوری نیاز دارند، کدام بیماران می‌توانند منتظر بمانند، کدامیک نیاز به هیچ کمکی ندارند و کدامیک قبلا کمک دریافت کرده‌اند. تقسیم‌بندی اولویت‌ها تنها مستلزم تمرکز بر موارد فوق‌العاده مهم و موکول کردن مواردی که کمتر اهمیت دارند به «بعدا» نیست، بلکه برای این کار باید از تعداد زیادی از مواردی که اهمیت‌شان از حد خاصی پایین‌تر است چشم‌پوشی شود.
اولین قدم بررسی مجدد موضوع است. داشتن یک صندوق پستی پر شده، لیست‌های کاری انجام نشده و نگه داشتن عده زیادی افراد منتظر پشت در که همه موید شکست ما هستند هیچ کمکی به بهبود مساله نخواهند کرد. بودن در این وضعیت ممکن است در ما انگیزه ایجاد کند که سخت‌تر کار کنیم به این امید که روزی به پیروزی برسیم اما این کار بیهوده است. ما هرگز نمی‌توانیم به این شیوه در این نبرد پیروز شویم، چرا که بالاخره در یک نقطه از کار حرفه‌ای خود به جایی می‌رسیم که حجم تقاضاهایی که با آنها روبه‌رو می‌شویم همیشه از ظرفیت ما جلوتر هستند و هر چقدر هم که سخت کار کنیم به آن نخواهیم رسید.
البته داشتن صندوق پستی پر‌شده، لیست بلند انجام کار و صف افراد منتظر برای ملاقات با ما، همه نشانه موفقیت هستند و نشان می‌دهند دیگران به زمان و توجه ما نیاز دارند. اما پیروزی نهایی، برنده شدن در جدال تاکتیکی نیست، بلکه پیروزی در نبرد است: نه یک صندوق پستی خالی بلکه یک صندوق پستی که از پیام‌های واقعا مهم خالی است. نه یک لیست کاری انجام شده، بلکه یک لیست کاری که موارد واقعا مهم آن انجام شده‌اند. نه اینکه هیچ‌کس پشت در منتظر ملاقات با شما نباشد بلکه صفی که هیچ شخص واقعا مهمی در آن منتظر نباشد.
قدم بعدی متوقف کردن استفاده از ابزارهای نادرست است. ما زمان زیادی را صرف «مدیریت زمان» و «بهره‌وری فردی» می‌کنیم؛ هر چند این تلاش‌ها می‌توانند نتایجی را در سطح تاکتیکی داشته باشند اما در عمل استراتژیک تقسیم بندی اولویت‌ها بیهوده هستند. یادتان باشد: موضوع درست کردن لیست نیست بلکه مساله این است که تصمیم بگیرید نقطه برش در کجاست و همانجا بمانید.
آخرین موضوع این است که باید به جنبه‌های احساسی تقسیم‌بندی اولویت‌ها نیز توجه کنیم. اینکه همواره از موضوعات چشم‌پوشی کنیم و به افراد نه بگوییم باعث شکل‌گیری مجموعه‌ای از احساسات می‌شود که می‌تواند تاثیر زیادی روی انتخاب‌ها و رفتار ما داشته باشد. همین موضوع می‌تواند تقسیم‌بندی اولویت‌ها را بسیار مشکل کند و تا زمانی که ما جنبه‌های احساسی موضوع را درک نکنیم و به آن نپردازیم، تمام تلاش‌های ما برای کنترل کار از طریق مداخلات هوشمندانه به احتمال زیاد به موفقیت نخواهد رسید.
شاید این فرآیند همین چند لحظه پیش برای شما هم اتفاق افتاده باشد زمانی که این عبارت را خواندید «افرادی که واقعا مهم نیستند» شاید کمی یکه خورده باشید و این عبارت را سنگدلانه دیده باشید. خود من هم وقتی آن را خواندم یکه خوردم ولی با این حال، آن را نوشتم! اما دقیقا به خاطر همین پاسخ قابل‌درک است که ما فکر می‌کنیم باید به افرادی که واقعا مهم نیستند زمان اختصاص دهیم. مرز بسیار باریکی میان تقسیم اولویت‌ها به صورت موثر و یک احمق به نظر رسیدن وجود دارد، و بیشتر ما از اینکه این خط قرمز را رد کنیم می‌ترسیم و به همین خاطر، حتی به آن نزدیک هم نمی‌شویم.
برای آنکه بتوانیم اولویت‌هایمان را به‌طور موثر تقسیم‌بندی کنیم، باید توانایی مدیریت این نگرانی‌ها و ترس‌های دیگر را داشته باشیم (منظور «مدیریت» است نه «سرکوب»).
یکی از دانشمندان علم عصب شناسی به نام آنتوتیو داماسیو نوشته است (و قطعا همه ما هم آن را تجربه کرده‌ایم) که احساسات می‌توانند تصمیم‌گیری موثر را تضعیف کنند و مکانیزم این اتفاق به این صورت است که «بر سر راه واقعیت‌های عینی، خطای بزرگی ایجاد می‌کنند یا در مکانیزم‌های حمایتی تصمیم‌گیری مثل حافظه کاری دخالت می‌کنند».
این دقیقا همان اتفاقی است که وقتی می‌خواهیم از یک انتخاب چشم پوشی کنیم (یعنی تصمیمی در قلب تقسیم‌بندی اولویت‌ها) رخ می‌دهد. یعنی احساساتی شکل می‌گیرند که مانع از انجام کامل کار می‌شوند.
وقتی تقاضاهای فوری آنقدر زیاد می‌شوند که محدودیت زمانی ایجاد می‌کنند، به ما احساس اضطراب، ترس، بی میلی یا حتی خشم دست می‌دهد اما مساله این است که ما اغلب نسبت به احساسات خود آگاهی نداریم و به همین خاطر، نمی‌توانیم از آنها به درستی استفاده
کنیم.
این احساسات در لایه‌های پایین‌تر از سطح خودآگاهی فعال ما جاری هستند و زمام رفتار ما را در دست دارند اما در بسیاری از موارد (بالاخص زمانی که تحت استرس هستیم) نمی‌توانیم تاثیر این احساسات را درک کنیم و موقعیت‌هایی را که می‌توانیم بهترین انتخاب‌ها را برای برآوردن نیازهایمان داشته باشیم از دست می‌دهیم.
بهبود مدیریت احساسات فرآیند پیچیده‌ای است اما می‌توانیم گام‌هایی برداریم که به این فرآیند کمک کند:
• الگوهای ذهنی خود را طوری تنظیم کنیم که اهمیت احساسات را درک کنیم و اینکه چه نقشی در اندیشه‌های منطقی و تصمیم‌گیری ما ایفا می‌کنند. باورهای ما، تجربه‌های ما را شکل می‌دهند.
• از لحاظ فیزیکی، بیشتر از خود مراقبت کنیم. ورزش مداوم و خواب کافی به بهبود توانایی ما در درک و تنظیم احساسات کمک می‌کنند.
• به هر شکل ممکن، برای خود تمرین ذهنی ایجاد کنیم. مثل مدیتیشن، یادداشت‌های روزانه یا روش‌های دیگر که توانایی ما را برای هدایت اندیشه‌ها بالا ببرد و کمک کند بتوانیم احساسات را قوی‌تر حس کنیم و چشم‌انداز جدیدی در آنچه تجربه می‌کنیم به ما بدهد و کمک کند این احساسات برای ما معنادار باشند.
• فرهنگ لغت احساسات خود را گسترش دهیم (از لحاظ ادبی). دامنه وسیع‌تری از لغاتی را داشته باشیم که بیانگر احساسات ما هستند نه فقط کلماتی که به ما کمک کنند با دیگران بهتر ارتباط برقرار کنیم، بلکه لغاتی که به ما کمک کنند خودمان را دقیق‌تر بشناسیم.
هدف نهایی این است که راحتی ما از ناراحتی‌مان بیشتر باشد؛ همچنین می‌خواهیم بر احساسات مشکلی که در تقسیم اولویت‌ها پیش رویمان قرار می‌گیرند فایق آییم تا بتوانیم از عهده لیست بلند انجام کار، صندوق پستی لبریز و صف افرادی که مصرانه خواستار توجه ما هستند بر آییم؛ باید بتوانیم با مهربانی اما قاطعانه «نه بگوییم».
ارسال نظر