مترجم: فریبا ولیزاده منبع: Udemy تصور کنید در تلاش برای برپایی کسب‌وکاری هستید که در آن هیچ نوع ارتباطی میان کارکنان رد و بدل نمی‌شود. بخش‌ها، واحدهای مختلف سازمان هماهنگ نیستند و هیچ‌کس از آنچه در سازمان در حال جریان است به روشنی اطلاعی ندارد و فعالیت گروهی در پروژه‌های مختلف تقریبا ناممکن است. به عبارت دیگر فقدان ارتباطات با بروز مشکلات بهره‌وری در سازمان، ارتباط مستقیم دارد. صرف زمان کافی برای ایجاد ارتباطات و وارد کردن افراد به این چرخه راه حل مناسبی برای رفع چنین معضلی است. ازاین رو تمرکز و تاکید بر ارتباطات، عنصری ضروری برای سازمان‌ها محسوب می‌شود.

در عصر دیجیتال امروز، ارتباطات به شکل‌های مختلف در جریان است اما توانایی برقراری ارتباطاتی شفاف همچنان از اهمیت خاصی برخوردار است. صرف‌نظر از سبک‌های ارتباطی دلایل متعددی برای تاکید بر لزوم برقراری ارتباطات شغلی و سازمانی وجود دارد.

وحدت: سازمانی که به دنبال برقراری ارتباطات قوی با سایر بنگاه‌های اقتصادی است یک سازمان متحد محسوب می‌شود. اعضای تیم اهداف مشترکی دارند و همگی از سهم مشترک همکاران و تک‌تک اعضای تیم در تحقق هدف اطلاع دارند. با حفظ ارتباطات به صورت منظم، به سادگی می‌توان اتحاد را حفظ کرده و به فعالیت مشترک ادامه داد. این روش در القای فضای همکاری بسیار موثر بوده و مسلما از حرکت‌ها و ایده‌های شخصی کارکنان کارسازتر است. هر سازمانی چشم‌انداز روشنی برای کسب موفقیت در نظر دارد که از طریق ارتباطات در سراسر سازمان تسری پیدا می‌کند. نتیجه، فضای کاری شاداب‌تر و سالمی است که در آن فعالیت‌های شغلی به طرز کارآمد انجام می‌گیرد و احتمال شناسایی استعدادها افزایش پیدا می‌کند.

بازخورد: با تاکید بر ارتباطات امکان ایجاد فضایی فراهم می‌شود که بر اساس آن تک تک افراد با احساس آرامش با یکدیگر صحبت می‌کنند. با ایجاد سطحی از آرامش در محیط کسب‌وکار کارکنان با اعتماد به نفس بیشتری ایده‌های شخصی را در ارتباط با فرآیند کار و حتی نحوه مدیریت سازمان مطرح می‌کنند.ارتباطات زمانی از کیفیت لازم برخوردار خواهد بود که به صورت یک طرفه برقرار نشود.

بهبود روابط با مشتری: هیچ‌کسب‌وکاری بدون مشارکت مشتری موفق نیست و هر بنگاه اقتصادی با هدف خدمت رسانی به مشتری به فعالیت خود ادامه می‌دهد. برقراری ارتباطات با مشتری به اندازه ارتباطات سازمانی از اهمیت برخوردار است. خوشبختانه امروزه این امر در سایه روش‌ها و تکنولوژی‌های گوناگون به سهولت صورت می‌گیرد. مهم نیست به چه روشی با مشتریان خود در ارتباط هستید، حفظ ارتباطات به صورت منظم و مستمر سازمان را به مشتریانی که حاضر به پرداخت پول برای محصولات و خدمات آن هستند نزدیک و نزدیک‌تر می‌کند. علاوه‌بر این، این نوع ارتباط منجر به خشنودی مشتریان می‌شود، زیرا آنان می‌توانند به‌راحتی نیاز‌های خود را مطرح کنند و پیشنهادهایی را در خصوص رفع آنها در اختیار شما و سازمانتان قرار دهند. درصورتی که مشتریان شما مطمئن باشند که پیشنهاد آنها به صورت کاربردی اجرا می‌شود، سازمان با سودآوری چشمگیری مواجه خواهد شد.

ارتباطات با مشتری تنها در بخش فروش کارآمد نیستند. برقراری ارتباطات برای ارائه خدمات بهتر به مشتریان ضرورت پیدا می‌کند. مشتریان حتی اگر بهترین خدمات را در اختیارشان قرار دهید، همواره به دلایلی ناخشنود هستند، اما در صورتی که قادر به برقراری ارتباط با آنان و مطرح کردن دغدغه‌های سازمان برای آنان باشید می‌توانید هر وضعیت نامناسبی را به تجربه‌ای شیرین تبدیل کنید. مشتریان ناراضی مسلما تجارب بد خود را با سازمان در میان خواهند گذاشت. با برقراری ارتباطات شفاف با آنان سازمان شما قادر به ارائه بهترین خدمات ممکن خواهد بود و این یکی از عناصر کلیدی در برقراری روابط با مشتری تلقی می‌شود.

بهبود روابط کارکنان: به یاد داشته باشید که هیچ دوستی در غیاب سطح مناسبی از ارتباطات شکل نمی‌گیرد. هر چه ارتباطات میان کارکنان بیشتر شود، صمیمت در طول زمان افزایش پیدا خواهد کرد. حالتی را تصور کنید که در آن بخشی از ارتباطات بدون نیاز به کلمات شکل می‌گرفت، بنابراین برخورداری از توانایی برقراری ارتباطات کلامی و غیرکلامی افزایش پیدا می‌کرد، به‌عنوان نمونه در این خصوص می‌توان به زبان بدن اشاره کرد. صرف‌نظر از نوع ارتباطات، تا زمانی که کارکنان یک کسب‌وکار از انگیزه‌های یکدیگر آگاه هستند و اهداف مشترکی دارند، شما تیمی دارید که شاداب است و به خوبی فعالیت می‌کند. به این ترتیب سطوح پیشرفته همکاری در قالب بهره‌وری در حوزه‌های مختلف سازمان قابل مشاهده خواهد بود.

اجرای قواعد و قوانین: هر کسب‌وکاری باید مجموعه‌ای از قوانین و فرآیندها را داشته باشد که باید به‌منظور کسب موفقیت از آنها پیروی شود. برای مثال شاید برای انجام کاری در سازمان، فرآیندی خاص وجود داشته باشد یا احتمالا برای عدم فعالیت مناسب و اثربخش کارکنان عواقبی در نظر گرفته شود. به هر طریق ایجاد آگاهی از قواعد و فرآیند‌ها در میان کارکنان ضروری است و این امر جز با کمک ارتباطات مستحکم و قوی قابل تحقق نیست. چنین ارتباطی مستلزم چیزی بیش از تهیه دفترچه راهنما برای کارکنان است. هر سازمانی می‌داند که قوانین نیز همواره باید به موازات ایجاد تغییر در محیط در طول زمان تغییر کنند. اصول اولیه سازمان و کسب‌وکار باید در هر شرایطی رعایت شود و نباید از کارکنان انتظار داشت که به خودی خود قادر به رعایت خطوط قرمز باشند. اینجا است که اهمیت ارتباطات روشن می‌شود.

توسعه نوآوری: مهم نیست مسوولان ارشد سازمان چه اندازه ماهر و با استعداد هستند، در هر صورت ایده‌های آنان محدود خواهد بود. با تشویق همگان برای به اشتراک گذاردن نظرات و ایده‌ها، به‌زودی با کارکنانی روبه‌رو خواهید بود که در واقع چیزی برای گفتن دارند. بهترین کارکنان شما همیشه ایده‌هایی برای اجرای موفق‌تر کسب‌وکار دارند و فراهم کردن فرصتی برای طرح نظرات آنان، شانسی بزرگ برای سازمان شما محسوب می‌شود. یک سازمان می‌تواند با فعالیت گروهی در سایه ارتباطات موثر، نوآوری‌های بیشتری به ارمغان بیاورد.

روشن است که مزایای ارتباطات برای کسب‌وکارها فراوان است و تصور هر نوع موفقیت بدون وجود ارتباطات دشوار است. صرف‌نظر از اندازه و نوع کسب‌وکار، یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت ارتباطات است. اگر معتقد هستید کسب‌وکار شما از سطح مناسبی از ارتباطات برخوردار نیست، وقت را تلف نکنید. نیازی نیست سازمان با مشکلی دست و پنجه نرم کند که به سهولت قابل حل است. ارتباطات را تقویت کنید و نتایج و مزایای آن را نظاره‌گر باشید.