سیدمحمد اعظمی‌نژاد* منبع Mindtools:-Marketingpower
مدیریت ذی‌نفعان هر پروژه در هر سازمان ضرورتی حیاتی است. شما می‌توانید با تعامل با افراد مناسب به شیوه‌ای صحیح به موفقیتی کاملا متمایز در نتایج پروژه و زندگی حرفه‌ای خود برسید.
پس از انجام تجزیه و تحلیل ذی‌نفعان (این ابزار قبلا در همین ستون معرفی شده است)، شما اغلب اطلاعات مورد نیاز خود را برای چگونگی برنامه‌ریزی ارتباط با ذی‌نفعان در اختیار خواهید داشت، ضمن اینکه با استفاده از تجزیه و تحلیل مذکور، ذی‌نفعان خود را اولویت‌بندی کرده‌اید.
اکنون باید بتوانید برنامه‌ریزی ارتباطی مناسبی برای جلب حمایت از پروژه‌ها و اقدامات از ذی‌نفعان تعریف کنید. ابتدا می‌توانید برای ارتباطات با ذی‌نفعان جدولی با ستون‌هایی به شرح زیر تهیه کنید:
• نام ذی‌نفعان
• رویکرد ارتباطات
• علاقه‌مندی‌ها و حساسیت‌های مرتبط
• وضعیت فعلی (حمایت‌کننده، پشتیبانی‌کننده، خنثی، منتقد، مانع شونده)
• میزان حمایت مورد نیاز (زیاد، متوسط یا کم)
• نقش مورد نظر در پروژه (در صورت وجود)
• اقدام مورد نیاز (در صورت وجود)
• پیام‌های مورد نیاز
• اقدامات و ارتباطات
گام‌های زیر را برای تکمیل این جدول بردارید:
گام اول- تجزیه و تحلیل ذی‌نفعان را انجام دهید. براساس ماتریس تجزیه و تحلیل ذی‌نفعان، اطلاعات مرتبط با نام ذی‌نفعان، میزان نفوذ و منفعت آنها به پروژه خود را ارزیابی و جایگاه آنها را در ماتریس مذکور مشخص کنید.


گام دوم- رویکردهای خود را برای مدیریت ذی‌نفعان طراحی کنید. میزان زمانی که برای مدیریت ذی‌نفعان اختصاص می‌دهید، ارتباط زیادی به اندازه، پیچیدگی پروژه، اهداف، زمان در دسترس برای ارتباطات و میزان کمکی که قصد دارید برای کسب نتایج بهتر ارائه دهید،
دارد.
در این گام به میزان کمک و زمانی که برای برقراری ارتباط مناسب با ذی‌نفعان دارید، به خوبی فکر کنید. کمک به پروژه می‌تواند شامل حمایت مالی از پروژه، مشاوره تخصصی و بررسی وضعیت برای افزایش کیفیت و موارد مشابه دیگر باشد.
گام سوم- بررسی کنید از هر ذی‌نفع به طور دقیق چه می‌خواهید. در این گام با دقت بررسی و تامل کنید که چگونه از هر ذی‌نفع حمایت می‌خواهید و نیاز به چه ایفای نقشی (در صورت نیاز) از سوی هر ذی‌نفع دارید.
• به اقداماتی که هریک از آنها باید انجام دهند، به خوبی فکر کنید. این موارد را در ستون‌های میزان حمایت مورد نیاز، نقش مورد نظر در پروژه و اقدام مورد نیاز
بنویسید.
گام چهارم- پیام‌های موردنیاز جهت انتقال به ذی‌نفعان را شناسایی کنید. به پیام‌هایی که نیاز است به ذی‌نفعان خود برای متقاعد کردن جهت حمایت از پروژه و اهداف شما و تعامل بیشتر ارسال کنید، دقت کنید. به‌طور معمول پیام‌های ارسالی به اشخاص یا سازمان‌ها، نشان‌دهنده میزان منفعت ایشان از پروژه است و بر محرک‌های کلیدی عملکرد همچون افزایش سود تمرکز دارد.
گام پنجم- اقدامات و ارتباطات موردنیاز را شناسایی کنید. گام پایانی، انجام اقدامات برای پیروزی و مدیریت ذی‌نفعان برای جلب حمایت آنها است. با استفاده از زمان و منابع در دسترس، چگونگی ارتباط و تعامل با ذی‌نفعان خود را تعریف کنید.
روی ذی‌نفعان «قدرت زیاد/منفعت زیاد» بیشترین تمرکز را داشته باشید و ذی‌نفعان «قدرت کم/منفعت کم» در آخرین اولویت قرار دهید.
تلاش کنید برنامه‌ای برای ایجاد ارتباط با ذی‌نفعان تهیه کنید، تا برای همه آنها به میزان درجه اهمیت وقت بگذارید. نباید طوری برنامه‌ریزی شود که برای یک ذینفع کمتر یا بیشتر از زمانی که لازم است، وقت در نظر گرفته شود.
به خوبی فکر کنید که نیاز به چه اقداماتی برای جلب حمایت حداکثری ذی‌نفعان خود در جلسات دارید. یا اینکه برای غلبه بر افراد خنثی یا منتقد چه اقدامی باید انجام دهید؟ به چه اقدامانی برای فعال‌سازی حمایت افراد خنثی یا منتقد نیاز دارید؟ چگونه می‌توانید در بالاترین سطح ممکن برای آنها علاقه، انگیزش و تعامل ایجاد کنید.
بررسی کنید چگونه می‌توانید ذی‌نفعان خود را تحت تاثیر قرار دهید؟ در مواردی اگر این امکان وجود دارد به آنها نشان دهید، عدم حمایت آنها چه پیامدهایی می‌تواند ایجاد کند و سپس با آنها در مورد به حداقل رساندن اثر هریک از این پیامدها بحث و گفت‌وگو کنید.
* عضو هیات‌رئیسه کمیته تخصصی توسعه - انجمن مدیریت منابع انسانی ایران
(hrjournalist.blogfa.com)