زمانی که سیستم‌های مدیریت شکست می‌خورند

همواره این پرسش برای مدیران مطرح است که چرا کارمندان کاری را که باید انجام دهند، انجام نمی‌دهند. در این شرایط بخشی از این مسوولیت متوجه کارمندان است، اما مدیران نیز در برخی موارد باید مورد سرزنش قرار گیرند. کارمندان می‌خواهند در کار و حرفه خود موفق شوند. من کسی را نمی‌شناسم که صبح از خواب برخیزد و بگوید «امروز می‌خواهم به سر کار بروم و ناموفق باشم». علت کم کاری یا شکست کارمندان، در اغلب موارد سیستم‌های مدیریتی است که شما پیاده می‌کنید. در پاسخ به سوالی که سال‌ها پیش توسط دکتر دبلیو ادواردز دمینگ (پدر جنبش کیفیت در آمریکا) مطرح شد که «اگر سیستم کاری که در سازمان‌ها وجود دارد، علت شکست کارمندان باشد، چه؟» تحقیقات در زمینه سیستم‌ها نتایج جالبی را به بار آورد. *** چرا کارمندان آنچه را از آنها می‌خواهید انجام نمی‌دهند؟ باید توجه داشت مدیران نقش مهمی در کمک به کارمندان برای فهم آنچه آنها باید انجام دهند ایفا می‌کنند. مدیران این کار را با ایجاد سیستم‌های موثر مدیریت انجام می‌دهند. آنها با کمک این پنج سیستم مدیریتی به کارمندان خود در این زمینه کمک می‌کنند. تعیین هدف و مشارکت کارمندان: • در جهت تعیین اهداف کلی به واحد خودتان کمک کنید. خودتان مالکیت اهدافی که شرکت برای شما تعیین کرده است را داشته باشید و علاوه بر آن، اهدافی که خودتان با توجه به موضوع می‌توانید تعیین کنید را نیز دنبال کنید. • اهداف واحد کاری خود را با کارمندان در میان بگذارید یا آنها را در تعیین اهداف دخالت دهید تا به این وسیله کارمندان نیز در این زمینه احساس مالکیت کنند. • کارمندان را در تعیین چگونگی دستیابی به اهداف دخالت دهید. • بگذارید کارمندان بدانند چه چیز را باید اندازه گیری کنند و چگونه باید این کار را انجام دهند تا همواره بتوانند شاخصی برای پیشرفت کار در رسیدن به اهداف داشته باشند. تفویض اختیار: • به کارمندان در ایجاد یک برنامه کاری کلی که در آن تاریخ و زمان تحویل کار مشخص شده باشد کمک کنید. • اگر تصویری دارید که نشان دهد انتظار دارید نتایج و خروجی کار اینگونه باشد، آن را با کارمندان درمیان گذارید. • برای موفقیت معیار مشخص کنید. • در تاریخ‌هایی که از قبل تعیین شده است، با کارمندان ملاقات داشته باشید تا پیشرفت کار را با حضور آنها مرور کنید. برنامه‌ریزی برای بهبود کارآیی و فیدبک: • با هر کارمند یک برنامه‌ریزی ابتدایی برای بهبود کارآیی انجام دهید. • حداقل هر سه ماه یکبار با کارمندان ملاقات داشته باشید تا پیشرفت کار را ارزیابی کنید و در صورت لزوم اهداف تازه‌ای تعیین کنید. • با هر یک از کارمندانتان که به شما گزارش می‌دهد به طور هفتگی ملاقات تک به تک داشته باشید تا در جریان پیشرفت کار و دستاوردها قرار گیرید. آموزش، تعلیم و توسعه: کارمندان در قالب آموزش متوجه می‌شوند که چه کاری را باید انجام دهند. آنها برای موفقیت در کار خود به مهارت‌ها و ابزارهایی نیاز دارند. • فرصت‌های مربوط به توسعه کارمندان باید به طور مکتوب در برنامه توسعه کارآیی گنجانده شده باشد و شما باید از انجام آن مطمئن شوید.(توان رشد و توسعه مهارت‌های کارمندان برای ایجاد انگیزه در کارمندان و موفقیت آنها حیاتی است). • توسعه مهارت کارمندان را به طور روزانه و در ملاقات با آنها پیگیری و دنبال کنید. تایید کردن و اهمیت دادن به کارمندان: گاهی اوقات تایید کارمندان باعث می‌شود آنها در کارهایی که شما مایلید بیشتر از آنها ببینید، خود را تقویت کنند. • کارمندان را در زمان مناسب مورد تایید قرار دهید؛ این کار باعث یادگیری بیشتر کارمند و رسیدن به هدف می‌شود. • کارمندان را برای انجام آنچه از آنها خواسته‌اید مورد عنایت قرار دهید. تحقیقات سالانه‌ای در رابطه با رضایت کارمندان دریک شرکت متوسط انجام گرفت. تیم فرهنگ و ارتباطات از نتایج حاصل از یک سوال که از کارمندان پرسیده شده بود، راضی نبود. سوال این بود که «شرکت برای آنکه شما احساس کنید به رفاه شما اهمیت می‌دهد چه اقدامی می‌کند؟» به همین خاطر، کمیته تصمیم گرفت پرسشنامه دومی را تهیه کند و به این وسیله به مهم‌ترین عامل درباره اینکه کارمندان چگونه فکر می‌کنند که شرکت به آنها اهمیت می‌دهد، پی برد. کارمندان بر این باور بودند که تعامل مثبت و شخصی با رییس‌شان این احساس را به آنها می‌دهد. آیا شما چنین سیستم‌هایی را در محل کار خود دارید؟ آیا کارمندان هنوز طوری رفتار می‌کنند که گویی نمی‌دانند از آنها چه می‌خواهید؟ برخی از نشانه‌ها حکایت از این دارند که کارمندان نمی‌دانند، حتی از آنها چه می‌خواهید. از جمله این نشانه‌ها، کارهایی است که به موقع تمام نمی‌شوند؛ تاخیر در پروژه‌ها؛ خطا و اشتباه؛ تمرکز بر مسائل غیرضروری؛ خروجی و نتایج ناامیدکننده و عدم ارائه فیدبک به موقع. اگر این نشانه‌ها را می‌بینید، در پاسخ به آن از پنج سیستم مدیریت که ذکر شد استفاده کنید. این نشانه‌ها تنها به دلیل ناکارآمدی کارمندان نیست؛ بلکه به آنها توجه نشده است؛ آنها انگیزه خود را از دست داده اند. مساله فقط این است که نمی‌دانند از آنها چه می‌خواهید.