مترجم: مریم رضایی منبع: Forbes دادن وعده‌هایی برای کسب‌وکار که قطعیت ندارند، هیچ گاه عملی نخواهد بود. هر سال، در این موقع از سال شاهد مطالب متعددی در مورد برنامه‌ریزی و تدوین طرح‌های مناسب برای کسب وکار هستیم. این طرح‌ها انواع مختلفی دارند. برخی از آنها به قدری رویایی هستند که این حس را به شما القا می‌کنند که همه چیز مرتب است و نیازی نیست شما کاری انجام دهید. برخی از آنها با اعتماد به نفس بیش از حدی طراحی شده اند، برخی پیشگویانه اند و موفقیت شما را تضمین می‌کنند و برخی دیگر هیچ تفکری در پس خود ندارند.

همان طور که حدس می‌زنید، هیچ نوع از این طرح‌ها مناسب نیستند. شما باید کاری را انجام دهید که هر شرکت موفق انجام می‌دهد. یعنی زمان مشخصی از سال را انتخاب کنید و در مورد مسائل مهم شرکت برنامه‌ریزی کنید. این کار را هر سال انجام دهید و می‌توانید هر سه ماه یک بار طرح خود را به روزرسانی کنید.

چه چیزی را باید برنامه‌ریزی کرد؟

موضوع مورد برنامه‌ریزی شما، تا حدی بستگی به بزرگی کسب وکار شما دارد. اما این طرح به طور کلی باید شامل مواردی مانند هدف، استراتژی‌هایی که باید اتخاذ کنید تا به اهدافتان برسید، طرح بودجه و اجرای طرح باشد. البته به منظور پیش بردن این موضوع، ابتدا باید تمرین‌هایی داشته باشید. پیشنهاد متداول این است که شرکت‌ها یک تصویر کلی را در نظر بگیرند. همیشه بهترین راه این است که در زمینه گرایش بازار، هوش رقابتی و از همه مهم‌تر سرمایه شرکت، برنامه‌ریزی کنید. به عبارت دیگر، سعی کنید دریابید که چه اهدافی منطقی هستند، چه استراتژی‌هایی به ثمر می‌نشینند و در نهایت اینکه هزینه‌ها، حاشیه سود، درآمد و جریان نقدی شما چقدر خواهد بود. وقتی در جریان این کار قرار می‌گیرید،

در می‌یابید که تدوین یک طرح کسب وکار چندان سخت نیست؛

به خصوص اگر شرکتی بزرگ را اداره می‌کنید. اگر این مسائل در رابطه با برنامه‌ریزی برای شما بیگانه است، بهتر است از کمک مشاورین کسب وکار بهره ببرید. اگر هم صاحب یک کسب وکار کوچک هستید، به احتمال ۵۰ درصد از قبل با چنین مسائلی روبه رو بوده‌اید.

لزوم ایجاد تغییرات

به هر حال، به گفته هلموت وون مولک، ارتشبد آلمانی، یک طرح نظامی پس از اولین رویارویی با دشمن، دیگر دوامی نخواهد داشت. طرح کسب‌وکار شما نیز فارغ از اینکه در چه موقعی از سال تدوین شده، در ابتدای هر سال جدید باید تغییراتی داشته باشد و این تغییرات باید در همان ماه اول اعمال شوند. اما سوال این است که چه چیزهایی باید تغییر کند؟

تغییرات طرح را با مرور فرضیات موجود در مورد محیط بیرونی آغاز کنید. می‌توانید فرآیند تغییر را در سه ماه آخر سال شروع کنید. اگرچه وضعیت کلی اقتصادی ممکن است تغییر چندانی نکرده باشد، اما جزئیات مسلما تغییر می‌کنند. مسائلی مانند اینکه عملکرد صنعت حوزه کاری شما چگونه است، آیا وضعیت فروش به مشتری شما با فرضیات طرح کسب وکار شما همخوانی دارد؟ همچنین عملکرد رقبا، تغییرات تکنولوژی و فضای تولیدی را در نظر بگیرید. فرضیات مهم را که طرح شما بر اساس آن پایه ریزی شده مرور کنید. پیگیری استدلال‌های قدیمی تا زمانی که داده‌های جدید وارد بحث نشده، معنایی ندارد. اگر با اطلاعات جدید روبه‌رو می‌شوید، مطمئن باشید که طرح خود را بر اساس آن تنظیم می‌کنید.

اجرای طرح شما - حتی اگر عوامل خارجی شما را غافلگیر نکنند - با برنامه‌ریزی انجام شده تفاوت زیادی دارد. برای اینکه به نتایج جدید برسید، باید برخی مسائل کلیدی را رعایت کنید.

در نظر داشته باشید که کارمندان شما در اولین روزهای سال نو، پس از پشت سر گذاشتن تعطیلات، بالاترین بهره‌وری را دارند و البته نسبت به طرح‌های کاری در سال جدید نگران هستند. همان طور که سال جدید پیش می‌رود، این نگرانی مثبت، با توجه به نتایج به دست آمده می‌تواند جای خود را به اطمینان یا ناامیدی بدهد. اگر طرح به خوبی اجرا شود، به تدریج حس رضایت به وجود خواهد آمد. اگر طرح جدیدی برای کسب وکارتان ندارید، با پرسش‌های سختی روبه رو می‌شوید:

• آیا اقدامات در رابطه با عملکرد بجا هستند؟ یک طرح کسب وکار در ساده‌ترین شکل خود، به یک طرح فروش و طرح تولید بستگی دارد. طرح‌های فروش و تولید نیز به نوبه خود نیازمند طرح‌های خاص‌تری هستند. برای هر طرح، باید سطح کارآیی سنجیده شود. بدون سنجش جزییات، طرح کسب وکار شما بیش از اینکه ابزاری برای رسیدن به هدف باشد، رویایی بیش نخواهد بود.

• آیا کارمندان شما منابع لازم را برای انجام وظایف خود در اختیار دارند؟ برخی افراد نیازمند آموزش بیشتری هستند، برخی مدیران به پرسنل بیشتری احتیاج دارند و برخی بخش‌ها باید بهتر تجهیز شوند. انتقال منابع از بخش‌های ضعیف تر به بخش‌هایی با رشد بیشتر، معمولا با بی‌میلی همراه است، اما برای به حداکثر رسانی بهره‌وری ضروری است.

• آیا کارمندان در جای مناسب خود قرار گرفته اند؟ مدیران معمولا تمایلی ندارند، کارمندی تنزل رتبه پیدا کند یا کسی را اخراج کنند؛ اما گاهی این بهترین تصمیم است. با خودتان صادق باشید: آیا این کارمندان به شما در رسیدن به اهدافتان کمک می‌کنند؟

حتی اگر از اهدافتان جلوتر بودید، باز هم ایجاد تغییرات در طرح لازم است. بسیاری از مدیران در سه ماهه پایانی سال، حرکت خود را متوقف می‌کنند. این مدیران، بعد از اینکه مطمئن شدند به اهداف خود در آن سال رسیده‌اند،

پیش پرداخت هزینه‌ها را آغاز می‌کنند و درآمدزایی را تا سال آینده به تاخیر می‌اندازند، چون درآمدزایی بیشتر در طرح آن سال مقرر نشده است. اما این کار روند رشد شرکت شما را کند می‌کند. بنابراین وقتی از اهداف طرح جلوتر پیش می‌روید، بهتر است اهدافتان را توسعه دهید.

درست است که کسی نمی‌تواند پیشگویی کند که شرایط درونی و بیرونی در سال جدید چگونه خواهد بود، اما به طور قطع می‌توان گفت که اگر دیر یا زود برنامه‌ریزی سالانه اولیه برای کسب وکارتان نداشته باشید، در سال جدید با شکست مواجه خواهید شد.