به کارمندان انگیزه بدهیم

نویسنده: مایک میکالوویچ

مترجم: سیمین راد

آیا کارمندانتان شور و شوق لازم را برای کار دارند؟ آیا کارمندان شما به قدر کافی انگیزه دارند؟ آیا آنها به قدر کافی به همدیگر کمک می‌کنند؟ آیا آنها به بهبود فضای مشارکت و همکاری در شرکت یاری می‌رسانند؟ پاسخ اغلب کارآفرین‌ها منفی است. آنها می‌گویند که شور و شوق لازم بین کارمندانشان دیده نمی‌شود. اما شما می‌توانید به راحتی این وضعیت را عوض کنید. در واقع، شما باید بتوانید آنها را به کار و شرکت علاقه‌مند کنید. برخی از کارآفرینان گله می‌کنند که کارمندان جدید کمتر از کارمندان قدیمی در کارشان جدیت و پشتکار نشان می‌دهند. اما باز هم شما می‌توانید از همان روز اول آنها را به علاقه‌مندان واقعی کارشان بدل کنید.

نکته (۱): تقریبا همه‌ ما تصور مشابهی از روز اول کاری در یک شرکت جدید داریم. کارمندان جدید برگه‌ها و فرم‌های استخدامی، شغلی، بیمه، و مالی را پر می‌کنند، به دفاترشان راهنمایی می‌شوند، و پس از جلسه‌ای کوتاه با رییس یا مدیر شرکت به مسوول ارشد بخش‌شان سپرده می‌شوند. خیلی زود زمان ناهار فرا می‌رسد و کارمندان جدید فرصت آشنایی بیشتری با خصوصیات و رفتارهای کارمندان قدیمی پیدا می‌کنند. آنها رفته‌رفته با فضای کلی شرکت و مناسباتش آشنا می‌شوند. یک کارمند جدید پس از پایان اولین روز کاری به خانه بازمی‌گردد و با این سوال همیشگی مواجه می‌شود: «اوضاع چطور بود؟ از کار جدید راضی هستی؟» البته معمولا جواب‌ها نیز مشخص است: «هنوز چیزی معلوم نیست. خیلی خسته‌کننده است. واقعا نمی‌دانم». به نظر می‌رسد که کلیت شرکت در قبال این کارمند جدید در همان روز اول ناموفق عمل کرده است. آیا فضای کلی شرکت تمام انرژی و نیروی او را از بین نبرده است؟ چگونه باید از همان روز اول شور و شوق لازم را در او زنده کنیم؟ راه‌های انگیزه بخشیدن به کارمندان و خصوصا به کارمندان جدید چگونه است؟ آیا هرگز به روحیه کارمندانتان فکر کرده‌اید؟ ما چند راه بهتر برای رشد و پرورش کارمندانی پر شور و شوق سراغ داریم.

نکته (۲): همواره روز اول ورود یک کارمند جدید را جشن بگیرید. سعی کنید قبل از ورود او به شرکت کاملا آماده باشید. همه چیز باید برای ورود او مهیا باشد و او را غافلگیر کند. او باید در همان روز اول متوجه شود که حضورش چقدر برای این شرکت اهمیت دارد. باید نشان دهید که او را بی‌دلیل استخدام نکرده‌اید. او به خاطر توانایی‌ها، لیاقت‌ها، مهارت‌ها، سابقه‌ها، استعدادها، و علاقه‌هایش در این شرکت استخدام شده است. پس هم شرکت به او نیاز دارد و هم او به شرکت. ورود او به شرکت همچون تولد یک نوزاد در یک خانواده است. باید بتوانید همه چیز را برای یک جشن کوچک، اما پر شور و شوق آماده کنید. در واقع، حتی می‌توان برای هر کارمند قدیمی یک کارت تبریک سفارش داد. بهتر است کارت کارمندی او را نیز همان روز اول آماده کرده باشید. خیلی مهم است که وقتی او به خانه می‌رود بتواند این کارت را به خانواده یا دوستانش نشان دهد. به کارمند جدید بگویید که چقدر از ورود او به شرکت ذوق‌زده و خوشحال هستید. او باید بداند که دیگر همکاران شرکت به او همچون یک عضو جدید خانواده (مثل برادر یا خواهر کوچک‌تر) نگاه می‌کنند. بهتر است که زمان ورود اولین روز کاری وی را اندکی قبل از موعد غذا تعیین کنید. در این صورت پس از آن جشن کوچک سریعا سراغ ناهار می‌روید و صمیمیت بین او و شرکت خیلی سریع افزایش می‌یابد.

نکته (۳): برنامه کاری کارمند جدید را از قبل آماده کنید. همه چیز باید مشخص و برنامه‌ریزی شده باشد. او باید متوجه شود که برنامه‌ریزی، دقت و همکاری سه مولفه بسیار مهم برای این شرکت هستند. کافی نیست که برنامه کاری او را در اختیارش قرار دهید. حتی کافی نیست که برنامه را برایش توضیح دهید. یکی از کارمندان قدیمی‌تر باید بتواند برنامه کاری او را همراه با خود کارمند جدید بخوانند و دوره کنند. در واقع، او باید متوجه شود که این برنامه فقط برای او نیست، بلکه بر کل شرکت اثرگذار است. هیچ برنامه‌ای به تنهایی عملی نمی‌شود، بلکه با همکاری، همیاری، مشارکت و همدلی پیش می‌رود. او باید حس کند که پیشرفت برنامه‌های او به معنای پیشرفت شرکت و ضعف در عملکردش به معنای تضعیف کل شرکت است. تنها زمانی می‌توانید به شرکت خود ببالید که هر کارمند شما نسبت به موقعیت مهم و حیاتی خودش برای شرکت آگاه باشد. این فضای مشارکت و همکاری تنها می‌تواند در فضای گروهی تولید شود. شما باید بتوانید کارمند جدید را بر حسب روحیات، اخلاقیات، سلایق، شخصیت، و قابلیت‌هایش با کارمندی قدیمی‌تر آشنا کنید. بهتر است هر دو کارمند تقریبا هم سن و سال باشند و روحیات نزدیک به هم داشته باشند. کارمند قدیمی‌تر می‌تواند از کارمند جدید حمایت کند و به او در راه افزایش مشارکتش یاری برساند. کارمند قدیمی باید بتواند به سوالات و مشکلات کارمند جدید پاسخ بدهد، مهربانانه برخورد کند، و حداقل تا یک هفته همه نیازهای کارمند جدید را برطرف سازد.

نکته (۴): برخی از مدیران همواره در فضای شرکت راه می‌روند و از کار نکردن کارمندان و اتلاف وقتشان گله می‌کنند. یقینا این مدیران حق دارند، اما هرگز نباید فضایی در شرکت به وجود بیاید که معنای کار و فراغت کاملا در مقابل یکدیگر قرار بگیرد. شما باید سعی کنید که موانع بین کار و فراغت، فعالیت و تفریح، جدیت و شوخی را کاملا حذف کنید تا کار کردن برای کارمندان شما فراغت محسوب شود. شما باید بتوانید شعار «کار در شرکت، فراغت در منزل» را کنار بگذارید و به کارمندانتان بیاموزید که هدف از کار افزایش نشاط و رفاه کل شرکت است. در این صورت، آنها همدلی بیشتری با فضای کار خواهند داشت و کار کردن را همچون یک دردسر و دشواری نخواهند دید. به همین منظور، سعی کنید روزهای تولد و ازدواج کارمندانتان را در دفتری ثبت کنید و هر سال برای هر یک از آنها جشن مختصری ترتیب دهید. یک ساعت تفریح در شرکت نه تنها هیچ ضرری برای شرکت ندارد، بلکه باعث افزایش توان و انرژی کارمندان، افزایش روحیه و انگیزه‌شان و افزایش همدلی و مشارکتشان در امور شرکت خواهد شد.

نکته (۵): هر روز صبح، پیش از شروع کار و فعالیت، کل اعضای شرکت را برای ده دقیقه یک‌جا گرد هم بیاورید. خبرهای خوب را به گوش آنها برسانید. این خبرها نباید حتما به کار، اقتصاد، سرمایه، بازار، طلا، سکه، سود، درآمد، و پول ربطی داشته باشند. می‌توانید درباره اخبار ورزشی، اجتماعی، فرهنگی، و هنری با آنها صحبت کنید. اما یادتان باشد که باید در میانه این صحبت‌های کوتاه به چالش‌های پیش روی شرکت اشاره‌ای مختصر کنید. حتی می‌توانید یکی از کارمندان پرانرژی‌تر و محبوب‌تر در میان کارمندان را به این ده دقیقه آغازین اختصاص دهید. او می‌تواند همین وظایف را برعهده بگیرد و با شور و حرارت به شروع یک روز کاری جدید انرژی مضاعفی ببخشد. این ده دقیقه آغازین باید سرشار از شوخی، خنده، و صمیمت باشد تا حتی بتواند خستگی، کم‌خوابی، ضعف، بدخلقی، بی‌حوصلگی، و انرژی کم برخی از کارمندان را محو سازد. ده دقیقه زمان زیادی نیست. سخت نگیرید، این شوخی‌ها باعث اتلاف وقت و کاهش جدیت نمی‌شوند؛ بلکه به افزایش انگیزه و انرژی کارمندان شما و یکی‌شدن فراغت و کار یاری می‌رساند. هیچ چیز برای یک روز خوب کاری بهتر از دقایقی سرشار از خنده نیست.

نکته (۶): فرض کنید کارمندتان اشتباهی را مرتکب شده است. شما می‌خواهید این اشتباه را به گوش او برسانید. اما هرگز نباید این کار را در ملاءعام انجام دهید. باید به صورت کاملا محرمانه و خصوصی او را به دفترتان دعوت کنید. ابتدا درباره شرایط کاری‌اش بپرسید. ببینید چه موفقیت‌ها و دستاوردهایی برای شرکت داشته است. از او به خاطر کارهای خوبی که انجام می‌دهد تشکر کنید. حتی باید به او خاطرنشان کنید که پیشرفت‌های او به پیشرفت شرکت کمک می‌کند و پیشرفت شرکت نیز باعث پیشرفت او می‌شود. از او بخواهید برنامه‌های کنونی، روند پیشرفت برنامه‌های قبلی، و برنامه‌های آینده‌اش را برایتان شرح دهد. تازه پس از همه این حرف‌ها می‌توانید خیلی صمیمی به او بگویید که چه اشتباهی مرتکب شده است. شما باید همچون یک دوست مهربان و صمیمی با او برخورد کنید. به او بگویید که اشتباه کارش کجا بوده، این اشتباه چه ضرری برای او، همکاران و شرکت‌اش دارد و چگونه باید از ارتکاب دوباره این اشتباه خودداری کند. به این ترتیب، نه تنها باعث ناامیدی و آزردگی او نشده‌اید، بلکه نشان داده‌اید تلاش‌ها و موفقیت‌های او برای شما مهم‌تر از اشتباهات او هستند. پس او متوجه می‌شود که باید هر چه کمتر و کمتر مرتکب اشتباه شود. در واقع، چنین برخوردی انگیزه، انرژی و نیروی کافی را برای ادامه کار و فعالیت به او می‌دهد.