تکنیک‌های بهینه‌سازی فضاهای کاری

نویسنده: کیت لیستر

مترجم: سیمین راد

به لطف تکنولوژی، کار به همه جا انتقال یافته است و کارمندان در همه جا می‌توانند کار کنند. بله؛ باز هم پای تکنولوژی در میان است: کار و کارمند را می‌توان از دفتر شرکت به همه جا انتقال داد. دیگر نمی‌توان گفت که محل کار حتما دفتر شرکت است. خانه هم می‌تواند فضای کار مولد باشد. مساله مهم نحوه استفاده از تکنولوژی برای انتقال کار به خارج از شرکت است. شرکت‌های سنتی و قدیمی تا چه زمانی می‌خواهند همچون روستاهای جن‌زده قدیمی باشند؟ چرا شرکت باید برای مکان‌های کار هزینه‌های فراوانی را متقبل شود؟ آیا از همه این مکان‌ها استفاده می‌شود؟ مسلما خیر. برای مثال، شاید بتوان یک شرکت کوچک با مساحت ۲۰۰ متر مربع را به فضایی با ۵۰ متر مربع نیز منتقل کرد. ۱۵۰ متر مربع دیگر چه می‌شود؟ بدیهی است که از این فضای باقیمانده در گذشته استفاده بهینه و کارآمدی نشده است. اما همه می‌دانیم که شرکت برای تمام این فضای کار هزینه‌های گزافی را پرداخت کرده است. پس می‌توانیم الف) فضای کار را کوچک‌تر و بهینه‌تر در نظر بگیریم؛ یا ب) می‌توانیم فضاهای مشترک کاری را ایجاد کنیم؛ یا ج) حتی می‌توانیم کار را از شرکت به مکانی دیگر انتقال دهیم. قصد داریم در این مقاله به این سه حالت بپردازیم و راهکارهای نوینی برای کاهش هزینه‌ها و افزایش تولیدات ارائه دهیم.

بررسی‌های گسترده و موشکافانه‌ای از سوی شرکت‌های بزرگ HP، IBM، Sun Microsystem و دیگران در همین زمینه انجام شده است. این بررسی‌ها نشان می‌دهند که امروزه فقط بین ۳۵ تا ۴۰ درصد از مکان به کار گرفته می‌شود. این پژوهش تقریبا اغلب شرکت‌های معتبر و بزرگ جهان را پوشش داده است. در نتیجه، نزدیک به ۶۰ تا ۶۵ درصد از مکان بلااستفاده و بی‌فایده است.

روش‌ها و تکنیک‌های زیادی برای بهینه‌سازی فضای کار وجود دارند. گستره این روش‌ها از تکنیک‌های پیش‌پا افتاده‌ای همچون استفاده از «تخته کار» تا تکنیک‌های پیچیده منسوب به جرج اورول را شامل می‌شود. روش اورول نیز جالب و البته عجیب است: دستگاهی در هر صندلی نصب می‌شود تا نشستن و برخاستن هر کارمند روی صندلی کارش را به ما نشان می‌دهد.

اما ما نه از تخته کار دفاع می‌کنیم و نه از روش کنترلی اورول. راه حل مناسب به نظر ما «ارتباطات از راه دور» است. به جرات می‌توان گفت که شرکت‌های بزرگ رفته‌رفته دارند با جدیت هر چه بیشتر این مسیر را پی می‌گیرند: برای مثال، آنها استفاده از میزهای مشترک برای کار، استفاده از ارتباطات اینترنتی، جابه‌جایی کمتر در محیط کار، مشترک‌شدن فضاهای کار و روش‌های دیگر را تجربه کرده‌اند. اما باید چیز دیگری را نیز به این فضاهای مشترک کاری اضافه کرد. کارمندان می‌توانند همین فضای مشترک را در خارج از محل کار تجربه کنند.

آنها می‌توانند از منازل و از طریق اینترنت و شبکه‌های اختصاصی شرکت کارشان را به بهترین نحو انجام دهند. بنا به آخرین آمار، با خروج بسیاری از کارمندان از محل کار به منزل نزدیک به ۱۰ هزار دلار به ازای هر کارمند از هزینه‌های شرکت کاسته شده و قابلیت تولید در شرکت بسیار افزایش یافته است. به این ترتیب، بسیاری از شرکت‌ها هزینه‌های خودشان را از طریق «کار از راه دور» کاهش داده‌اند.

به علاوه، پژوهش‌ها نشان می‌دهند که کار خارج از محل کار بسیاری از آلاینده‌های محیطی را نیز کاهش می‌دهد: برای مثال، استفاده از پرینتر و جوهر کربن، استفاده از دستگاه فکس و کپی، سر و صداهای تلفن‌های داخلی، گفت‌وگوهای بین کارمندان، رفت و آمد درون شرکت، کاغذهای باطله فراوان و غیره. در نتیجه به نظر می‌رسد که خروج از محل کار نه تنها هزینه را برای شرکت بسیار کاهش می‌دهد، بلکه می‌تواند شادابی، قابلیت تولید، مشارکت، علاقه و روشن‌بینی را برای کارمندان به بار بیاورد. مسلما برای بسیاری از کارمندان اهمیت زیادی دارد که اکثر اوقات در خانه و در کنار همسر و فرزندان‌شان باشند. این ایده نوین می‌تواند به این دسته از کارمندان و خانواده‌هایشان نیز یاری برساند. پس به نظر می‌رسد سه ایده بنیادین «کار از راه دور»، «خروج از محل کار» و «استفاده از ارتباط از راه دور» مزایای بسیار زیادی دارد.

علاوه بر موارد فوق می‌توان به فضاهای مشترک کار نیز فکر کرد. برای مثال، می‌توان از یک میز مشترک برای چند کارمند سود برد. بسیار بهتر است که این چند کارمند در یک حوزه مشترک فعالیت داشته باشند. به این ترتیب، حجم کمتری از محیط اشغال خواهد کرد و مشارکت بین کارمندان نیز افزایش خواهد یافت. روش دیگر، استفاده از فضاها و امکانات موقتی است. برخی از کارمندان روزانه فقط دو یا سه ساعت را در شرکت می‌گذرانند. فارغ از اهمیت مقام شغلی آنها، می‌توان میزهایی را به این دسته از کارمندان اختصاص داد و آن را در ساعت‌های مختلف روز بین کارمندان پاره‌وقت تقسیم کرد. به این ترتیب، چند کارمند پاره‌وقت همواره می‌توانند از یک میز و یک فضای مشترک استفاده کنند.

روش دیگر تغییر فضای کلی کار است. به نظر می‌رسد می‌توان با تغییر دکوراسیون و کلیت فضای شرکت به چیدمانی جدید از وسایل و انسان‌ها رسید. این چیدمان جدید باید بتواند فضای کمی اشغال کند و تا جای ممکن بین کارمندان مختلف مشترک باشد. حتی به نظر می‌رسد چنین کاری باعث افزایش نوآوری، مشارکت و فعالیت متقابل کارمندان می‌شود.

امروزه بسیاری از شرکت‌ها از دفاتر خصوصی تقریبا هیچ استفاده‌ای نمی‌کنند. تقریبا هیچ مدیر ارشدی یک دفتر مجزا و مخصوص به خود ندارد. دست‌کم دو کارمند با هر مقام و رتبه شغلی در یک دفتر حضور دارند. این ایده هم مشارکت کارمندان رده پایین را افزایش می‌دهد و هم به افزایش اعتماد به نفس آنها یاری می‌رساند. به نظر می‌رسد که با چنین کاری فضای غیرصمیمی بین کارمندان مختلف نیز برداشته شود. مشارکت همه کارمندان یک شرکت، فارغ از رتبه و رده و مقام کاری‌شان، مهم‌ترین رکن یک شرکت است. پس بهتر است از ایجاد دفاتر یک‌نفره برای مدیران ارشد اجتناب ورزیم و فضا را برای مشارکت بیشتر باز کنیم. در واقع، امروزه کارآفرین‌های موفق کسانی هستند که بیشتر به فضاهای مشارکتی فکر می‌کنند و سعی در کاهش فضای کاری دارند.

اما ما فقط در مرحله نخست به فضاهای مشترک کاری فکر می‌کنیم. به نظر ما باید رفته‌رفته از این فضاهای مشترک به سوی فضاهای کاری مجازی حرکت کرد و محل کار را کاملا از شرکت به خانه یا هر جای دیگری انتقال داد. این مشارکت می‌تواند به جای شرکت در هر جای دیگر رخ دهد. چرا این مکان خانه نباشد؟ به این ترتیب آنها می‌توانند هم در کنار خانواده‌شان باشند، هم از هزینه‌های شرکت بکاهند، هم به افزایش تولید شرکت یاری برسانند، هم باعث افزایش حس شادمانی و سلامت خودشان شوند، هم مشارکت را در فضایی نو تجربه کنند و هم باعث کاهش آلاینده‌های فراوان فضای کار شوند.

حالا آیا بهتر نیست که دیگر دغدغه مکان‌های مشترک و امکانات شرکت را کنار بگذارید؟ آیا بهتر نیست کارمندان را فقط به وقت نیاز احضار کنید؟ یکی از بزرگ‌ترین و پیشروترین شرکت‌های تکنولوژیک جهان یعنی Agilquest هم‌اکنون از همین ایده استفاده می‌کند. می‌توان به جرات گفت که وقتی به دفتر اصلی این شرکت وارد می‌شوید خبر چندانی از افراد و امکانات شرکتی نمی‌بینید. اما همگان از پیشرفت‌ها و موفقیت‌های روزافزون این شرکت سخن می‌گویند. بله؛ می‌توان بدون کارمند و بدون مکان کار هم به موفقیت‌های بزرگ دست یافت! خوب؛ منتظر چه هستید؟ آیا نمی‌خواهید کارمندان‌تان را به خانه بفرستید؟ آیا نمی‌خواهید به محیطی سرخوشانه‌تر، موثرتر، سودمندتر، مولدتر، کم‌هزینه‌تر و سالم‌تر نزدیک شوید؟ ما به مدیران اطمینان می‌دهیم که حرکت به سوی این ایده نوین به معنای افزایش شادمانی و سلامت شما و کارمندانتان، شرکتتان و خانواده‌های کارمندانتان است. پس وقت را هدر ندهید!