مهارت‌های مدیریتی
فرآیند حل و فصل پیشگیرانه تعارض‌ها
فرآیند حل و فصل پیشگیرانه تعارض‌ها از مسائل تصمیم‌گیری است که نیازمند تمرکز بیشتر است. این امر به افزایش سرعت عمل منجر می‌شود؛ هرچند چنین فرآیندی بیشتر در مراحل تعریف و برنامه‌ریزی پروژه قابل استفاده است تا در مراحل عمل. بسیاری از تیم‌های پروژه ترجیح می‌دهند که بیشتر روی نقش‌ها تمرکز کنند و بحث «مسوولیت‌ها» را کنار بگذارند؛ زیرا معتقدند این دو بسیار به هم نزدیکند.
پریسا فلکی*
فرآیند حل و فصل پیشگیرانه تعارض‌ها از مسائل تصمیم‌گیری است که نیازمند تمرکز بیشتر است. این امر به افزایش سرعت عمل منجر می‌شود؛ هرچند چنین فرآیندی بیشتر در مراحل تعریف و برنامه‌ریزی پروژه قابل استفاده است تا در مراحل عمل. بسیاری از تیم‌های پروژه ترجیح می‌دهند که بیشتر روی نقش‌ها تمرکز کنند و بحث «مسوولیت‌ها» را کنار بگذارند؛ زیرا معتقدند این دو بسیار به هم نزدیکند. (درحالیکه عملا چنین نیست.)زمانی می‌توان مسوولیت را همان نقش دانست که آن مسوولیت به یک نقش واحد یا یک حوزه کارکردی واحد مربوط باشد؛ بنابراین زمانی که پیچیدگی‌های پروژه باعث شود، مسوولیت‌هایی به چند نقش یا حوزه‌های کارکردی متعهد سپرده شود، دیگر نمی‌توان نقش و مسوولیت را یکی دانست. در چنین شرایطی تصمیم‌گیری بر اساس مسوولیت‌های خود، بر سایر افراد تیم اثر می‌گذارد و به اختلاف منجر می‌شود؛ برای مثال، تصمیم‌گیری برای بهبود محصول به خاطر موانع فنی، ممکن است بر جایگاه بازار محصول بهبودیافته، سازگاری با محصولات مشابه دیگر و هزینه‌های توسعه محصولات اثر بگذارد. رهبر فنی در مورد این مساله باید تصمیم‌گیرنده باشد. با این حال، او باید در نظر داشته باشد که اخذ این تصمیم، به توجه بر جنبه‌های تولید، مدیریت کارکردی - که باید منابع بیشتری را برای حمایت از تعدیل‌ها تخصیص دهد- و ویژگی‌های فنی محصولات مشابه نیاز دارد. اگر این افراد بر تصمیم رهبر فنی، توافق نکنند و حتی بدتر، اگر نظرهای آنها در تصمیم لحاظ نشده باشد، تعارض شدیدی رخ خواهد داد. حال، چه کسی مسوول حل این تعارض‌ها است؟
بهترین شیوه‌‌ای که تیم‌ها برای جلب اتفاق‌نظر افراد تیم برای مسائلی از این جمله به‌کار می‌برند، تعریف فرآیندی است که تیم پروژه می‌تواند با آن تعارض‌ها را در فرآیند تصمیم‌گیری حل کنند. اگر تیم پروژه مسوولیت‌ها را مستند کرده باشد، آنگاه فرآیند حل و فصل پیشگیرانه تعارض‌ها جزئی از مسوولیت‌های تیم پروژه می‌شود، ولی اگر تیم پروژه مسوولیت‌ها را مستند نکند، فرآیند حل و فصل پیشگیرانه تعارض‌ها به صورت مجزا از تیم پروژه (مثلا در برنامه ارتباطات) تعریف می‌شود.
استراتژی ناب
فرآیندی را برای حل و فصل پیشگیرانه تعارض‌های اعضای تیم در تصمیم‌های مختلف تعریف کنید. این فرآیند ممکن است، بخشی از مسوولیت‌های اعضای تیم یا فرآیندی مستقل باشد. فرآیند حل و فصل پیشگیرانه تعارض‌ها بر تعارض‌ها و اختلاف نظرها تمرکز دارد تا بر خود تصمیم. تیم‌ها سعی می‌کنند وظیفه تصمیم‌گیری را به سطوح پایین بسپارند و برای حل تعارض‌ها از مدیران استفاده کنند. اغلب در یک فرآیند حلوفصل پیشگیرانه تعارض اختلافات را حل می‌کنند. در این فرآیند، پیش از آنکه تعارض‌ها به مدیریت منتقل شود، اشخاص ثالث باید آنها را حل کنند. مدیر پروژه، همان شخص ثالث خواهد بود؛ بنابراین او مهارت‌های لازم برای حل تعارض‌ها را باید داشته باشد. در واقع، حل تعارض‌ها از وظایف رسمی مدیر پروژه باید باشد.
استراتژی
فرآیند حل و فصل پیشگیرانه تعارض‌ها را به عنوان بخشی از فرآیند مدیریت پروژه خود محسوب کنید تا مدیر پروژه برای حل تعارض‌ها با افراد مربوط همکاری کند؛ پیش از آنکه تعارض‌ها به مدیریت منتقل شود.
کمک به تیم پروژه برای تعیین وظایف و مسوولیت‌ها
نقش‌ها و مسوولیت‌های تیم خود را از دید افراد تیم مستند کنید؛ سپس به آنها بگویید نقش‌ها و مسوولیت‌های خود را بنویسند. ممکن است با ابهام‌هایی در زمینه تعریف نقش و مسوولیت روبه‌رو شوید.
تعریف نقش و مسوولیت
شما درک عمیقی از تفاوت‌های «نقش و مسوولیت» باید داشته باشید تا بتوانید به اعضای تیم در تعریف نقش‌ها و وظایفشان کمک کنید. می‌توانید با توجه به میزان پویایی تیم‌تان، این تعریف‌ها را به‌صورت فردی یا گروهی تعیین کنید. بهتر است ابتدا از افراد بخواهیم، نقش‌ها و وظایف خود را تعریف کنند؛ سپس تعریف‌های مطرح شده را برای بحث و تایید به گروه می‌دهیم. زمانی‌که افراد در گروه قرار می‌گیرند، احساس می‌کنند که وظایف و مسوولیت‌هایشان را به حوزه کارکردی‌شان باید محدود کنند. درحالیکه ممکن است برای سایر حوزه‌ها نیز ارزش افزوده ایجاد کنند. یکی از ویژگی‌های مدیریت ناب، تشویق افراد به فعالیت در خارج حوزه تخصصی خود است. این حالت برای تیم فرصت ایجاد می‌کند. پس از آنکه افراد تیم، وظایف و مسوولیت‌های خود را معین و مستند کردند، آنها را با وظایف و مسوولیت‌های جامع و لازم برای موفقیت پروژه مقایسه کنید. اگر شما تاکنون چنین مجموعه کاملی از وظایف و مسوولیت‌ها را برای پروژه‌های خود تهیه نکرده‌اید، اکنون زمان خوبی برای این کار است. با اعضای تیم خود در مورد مسائل زیر بحث کنید:
آیا بین نقش‌ها و مسوولیت‌های موجود و نقش‌ها و مسوولیت‌های مطلوب شکافی وجود دارد؟
آیا بین نقش‌های اصلی هم‌پوشانی وجود دارد؟
آیا نقش‌های اولیه و ثانویه به‌طور مناسب بین اعضای تیم توزیع شده است؟
آیا مسوولیت‌های اولیه و ثانویه به‌طور مناسب بین اعضای تیم توزیع شده است؟
تعیین و تعریف صحیح منابع نقش‌ها و مسوولیت‌ها، می‌تواند بر تمام مراحل یک پروژه بسیار تاثیر داشته باشد. زیرا اگر کارشناسان به وظایف تخصصی خود مشغول نباشند، شکاف‌های جدی در پروژه ایجاد خواهد شد. اگر نتوانید همه وظایف را پوشش دهید، مشکلاتی مانند دوباره‌کاری و تاخیر رخ خواهد داد. برای این که تیم شما ناب شود، اعضای تیم همواره به جلو باید نگاه کنند. مراقب خطرها و تهدیدها باشند و افقی را برای حرکت بعدی خود ایجاد کنند.بیشتر سازمان‌های نوآور به طور مستمر به اصلاح و توسعه مدیریت پروژه می‌پردازند. هدف این سازمان‌ها، فراتر از بقا و پیشروی صرف است. تمرکز آنها بر تعریف، برنامه‌ریزی و اجرای اثر بخش پروژه‌ها در محیطی پویا است. مدیران این سازمان‌ها به‌خوبی می‌دانند که پروژه‌ها در مسیر اجرا با تعارضات و اختلاف نظراتی روبه‌رو خواهند شد؛ از این‌رو استفاده از فرآیند حلوفصل پیشگیرانه تعارض‌ها برای حل این تعارضات اثر بخش خواهد بود. مدیران پروژه برای دستیابی به سرعت عمل، یک تیم چند وظیفه‌ای باید ایجاد کنند و برای آن رهبر تعیین کنند؛ سپس نقش‌ها و وظایف تیم را تعریف کنند و بر حل و فصل تعارضات تمرکز کنند.
*کارشناس ارشد مدیریت فناوری اطلاعات
p.falaki@gmail.com
ارسال نظر