اهمیت و ضرورت گزارش عملکرد در سازمان‌های نوین

محمدحسین وکیلی، زهرا جانی　

سازمان‌ها به‌منظور بقا و ادامه حیات خود در محیط کسب و کار پویای امروز، نیازمند روش‌ها و سیستم‌های مدیریتی نوین برای پایش و بهبود مداوم عملکرد و فرآیندهای خود هستند. سازمان‌های نوین دریافته‌اند که برای پیشبرد اهداف و افزایش توان رقابتی خود باید از سیستم‌های مدیریتی هوشمند بهره جویند تا از این طریق اطلاعات مختلف، پراکنده و ناهمگون سازمان را برای تصمیم‌گیری صحیح و به‌موقع مدیران سازمان یکپارچه و منسجم کنند. در سیستم‌های مدیریتی هوشمند برای هدایت و راهبری سازمان در جهت تحقق اهداف آن، سازوکاری وجود دارد که به‌صورت مستمر، بازخورد عملکرد سازمان را دریافت می‌کنند تا بر اساس آن، عملکرد و فرآیندهای سازمان را بهبود بخشند. وظیفه سیستم‌های مدیریتی هوشمند، پایش مداوم عملکرد سازمان با توجه به اهداف تعیین‌شده و اعمال فرمان به آنها به نحوی است که عملکرد اجزای مختلف سازمان با یکدیگر همسو و در جهت تحقق اهداف باشد.

یکی از اجزای اصلی سیستم‌های هوشمند، حسگرها (Sensors) هستند که به‌وسیله آنها پارامترها و شاخص‌های تعیین شده سنجش و اطلاعات لازم که برای راهبری سیستم لازم و حیاتی است به سیستم ارسال می‌شوند. در سیستم‌های مدیریتی هوشمند که کاربرد آنها تحقق اهداف عالی سازمان است، می‌توان گفت گزارش عملکرد همان حسگر است که اگر صحیح و اصولی تهیه و تدوین شود، شامل اطلاعات لازم و حیاتی برای راهبری موثر و کارآمد سازمان است. گزارش عملکرد اطلاعات را به‌عنوان ورودی‌های سیستم هوشمند یکپارچه و منسجم می‌کند تا پس از پردازش سیستم تبدیل به دانش شود و دانش مورد نیاز به‌موقع در اختیار کاربران قرار گیرد. در واقع بدون گزارش عملکرد، ارتباط منطقی بین اعضا و واحدهای دیگر اعم از مجری، ناظر و تصمیم‌گیرنده قطع می‌شود و دیگر نمی‌توان به‌موقع و صحیح تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی کرد.

علاوه‌بر آن، گزارش عملکرد با دربرداشتن شاخص‌های کلیدی عملکرد موجب می‌شود با در دسترس قرار دادن و اشتراک گذاری اطلاعات و تحلیل نتایج و وضعیت سازمان، بستر مناسب جهت یادگیری و مدیریت دانش در سازمان فراهم شود.ارائه گزارش عملکرد به‌عنوان یک بازخورد از عملکرد سازمان و ارائه اطلاعات آن به ذی‌نفعان سازمان نشانه اهمیت دادن به ذی‌نفعان و وجود کانال‌های ارتباطی با آنها است.بنابراین هدف از گزارش عملکرد صرف اطلاع‌رسانی و آگاهی ذی‌نفعان نیست، بلکه منظور جلب نظر و مشارکت آنها است. با ارائه گزارش صحیح از عملکرد، می‌توان اعتماد سرمایه‌گذاران را جلب و همه ذی‌نفعان سازمان را در جهت تحقق اهداف سازمان هم‌جهت و همسو کرد.

برقراری ارتباط موثر و تعامل با ذی‌نفعان به‌خصوص سرمایه‌گذاران در کشورهای پیشرفته هر روز اهمیت بیشتری می‌یابد تا آنجا که مدیریت ارتباط با ذی‌نفعان و سرمایه‌گذاران به یک گرایش جدید مدیریتی در این کشورها تبدیل شده است. در نهایت می‌توان گفت ارائه گزارش عملکرد و بازخورد در یک سیستم مدیریتی بیانگر ویژگی هوشمندی، کارآمدی و اثر بخشی سیستم و وجود سازوکارهای پایش و مدیریت عملکرد، تصمیم‌گیری و برنامه‌ریزی به‌موقع و صحیح و یادگیری و مدیریت دانش است. برعکس عدم ارائه گزارش عملکرد نشان‌دهنده نقص اساسی در یک سیستم برای برقراری ارتباط موثر سازمانی است و بدون پایش عملکرد و ارائه گزارش شفاف و اصولی، امکان تشخیص درست و تصمیم‌گیری صحیح مدیریت ارشد فراهم نمی‌شود.با توجه به آنچه گفته شد، ضرورت تهیه و ارائه گزارش عملکرد به اندازه‌ای است که بدون آن تحقق اهداف سازمان جهت تعالی یا حیات در شرایط کسب‌وکار امروز امکان‌پذیر نیست و ضرورت دارد سازمان‌ عملکرد خود را با توجه به اهداف و برنامه‌های تعیین شده ارائه دهد تا فاصله و شکاف‌های موجود بین عملکرد‌ و برنامه‌ها مشخص ‌شوند.