هزینهیابی بر مبنای فعالیت
غلامحسن قهرمانی اقدمبرای اینکه بتوان یک مدل هزینهیابی بر مبنای فعالیت را طراحی کرد، ابتدا مزایا و معایب هزینهیابی بر مبنای فعالیت ارائه میشود، سپس مبانی مفهومی برای ایجاد سیستم هزینهیابی بر مبنای فعالیت به طور مشخص تشریح میشود. هزینهیابی بر مبنای فعالیت، عبارت از توانایی اندازهگیری منابع واقعی استفاده شده به وسیله فعالیتهای روزانه یک شرکت است.
جمعآوری اطلاعات در مورد بهای تمام شده براساس سیستم هزینهیابی فعالیت، موضوع این گزارش نیست.
اطلاعات تهیه شده به وسیله سیستم هزینهیابی بر مبنای فعالیت، پشتیبان تصمیمگیریهای مدیریت تلقی میشود. فعالیتهای صورت گرفته مبتنی بر هزینههای مربوط به هر یک از محصولات، عامل مهمی در تجزیه و تحلیل قابلیت سودآوری محصولات است.
به منظور محاسبه هزینه محصولات باید سلسله مراتب هزینههای انگیزشی محصولات مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد.
با ارتباط دادن بیشتر هزینههای پشتیبانیکننده (خدمات پس از فروش) محصولات، شرکتها میتوانند اقدامات لازم در تجزیه و تحلیل هر یک از محصولات به صورت جداگانه یا بازارها را انجام دهند.
اصول هزینهیابی بر مبنای فعالیت
در نظریه (cokins) استقرار هزینهیابی بر مبنای فعالیت در نیتجه اهمیت سه عامل زیر است:
- تغییرات ساختار بهای
تمام شده شرکت، به عبارتی افزایش سربار در مقابل کاهش هزینههای دستمزد مستقیم و هزینههای مواد
مستقیم.
- رفتار متقابل عملکرد در داخل واحد تجاری، حتی بیشتر از آنکه مدیریت از ارتباط بین قسمتها منافع اساسی داشته باشد.
- پیدایش پایگاه دادههای مرتبط و زبانهای نسل چهارم، که سازماندهی سریع دادهها را ممکن میسازد (وجود سیستمهای اطلاعاتی و مکانیزه جدید).
مطابق با نظریه cooper و Kaplanه(۱۹۹۱) هزینهیابی بر مبنای فعالیت، شکل تکامل یافته از روش دو مرحلهای سیستم هزینهیابی مدرن است که منابع سازمانی را براساس فعالیتها تفکیک کرده سپس جهت تسهیم هزینهها، به فعالیت انجام شده هر یک از آنها، از محرکها استفاده میکند.
برخلاف سیستم هزینهیابی سنتی که هزینههای سربار را به شکل نادرست تسهیم میکند، سیستم هزینهیابی بر مبنای فعالیت، هزینهها را با استفاده از محرکهای منابع استفاده شده و محرکهای هزینه که فعالیتها و اهداف الگوی مصرف را مبتنی بر علت وابستگی موثر آنها مشخص میکند، تخصیص میدهد، در سیستم هزینهیابی فعالیت، سه بنیان اصلی وجود دارد: منابع، فعالیتها و موضوعات هزینهها.
تواناییها و ضعفهای هزینهیابی بر مبنای فعالیت
در مواقعی که هزینههای مستقیم مصرف شده، دربرگیرنده ۴۰ تا ۶۰درصد کل هزینههای تولیدی باشد، سیستمهای هزینهیابی سنتی در سطح وسیعی استفاده میشوند.
مهمترین مشخصات سیستمهای هزینهیابی سنتی، به شرح زیر است:
- هزینههای مواد مستقیم و دستمزد مستقیم که مستقیما قابل تخصیص به تولیدات باشند.
- سربارهای تولیدی و غیر تولیدی، هزینههای غیر مستقیم تلقی شده و با استفاده از نرخ سربار از پیش تعیین شده به تولیدات تخصیص داده میشوند. متداولترین مبنای مورد استفاده برای تخصیص هزینههای سربار به تولیدات، ساعات کار مستقیم است.
همچنین با تغییر در ساختار هزینههای واحد تجاری، ضعفهای سیستم هزینهیابی سنتی، بیشتر و بیشتر آشکار میشود. از جمله اینکه سیستم هزینهیابی سنتی نمیتواند مرجع پشتیبانی تصمیمگیری مدیریت باشد. همچنین هزینههای سربار، بین تولیدات مشترک است، بنابراین برخی از تولیدات با توجه به مبالغ هزینه شده برای تولید آنها سهم بیشتری از آنچه که از هزینههای سربار دارند را به خود اختصاص میدهند.
این سیستم هزینهیابی، بیشتر بر روی هزینههای تولید متمرکز شده است، در حالی که از هزینههای بازاریابی و فروش و دیگر هزینههای تولید سهمی به تولیدات یا مشتریان اختصاص نمییابد.
وقتی که واحدهای تجاری دریابند که هزینهیابی بر مبنای فعالیت میتواند نقاط ضعف سیستم هزینهیابی سنتی را برطرف کند، سیستم هزینهیابی بر مبنای فعالیت بیشتر مورد استفاده قرار میگیرد.
از طرفی هزینهیابی بر مبنای فعالیت، روشهای محاسبه دقیقتری را برای تخصیص هزینهها به فعالیت و تولیدات فراهم میآورد.
هزینهیابی بر مبنای فعالیت با تهیه مناسب اطلاعات بهای تمام شده و ایجاد شفافیت در چگونگی اعمال رفتارهای کنترلی (نظارتی)، سیستم پشتیبان تصمیمگیری بهتری را برای مدیریت به وجود میآورند.
هزینهیابی بر مبنای فعالیت، برای قیمتگذاری بر مبنای بهای
تمام شده، ترکیب محصول، تصمیمات ساخت یا خرید، اطلاعات بهتری را ارائه میکند.
با این وجود طرفداران هزینهیابی بر مبنای فعالیت موافقند که هزینهیابی بر مبنای فعالیت
بی نقص نبوده و دارای نواقصی از قبیل موارد زیر است:
- هزینهیابی بر مبنای فعالیت ممکن است به آسانی برای کل تولیدات قابل اجرا نباشد.
- رابطه علت و معلولی بین فعالیتها و تولیدات همیشه به طور واضح قابل تعیین نیست.
- تجزیه و تحلیل جزئیات حسابها و فرآیند جمعآوری دادهها، فرآیند زمانبری است.
- هزینهیابی بر مبنای فعالیت ایستا (ساکن) است، بدین معنی که هر تغییری در فرآیند کاری مستلزم بازسازی مدل هزینهیابی بر مبنای فعالیت است.
هزینهیابی بر مبنای فعالیت، توضیحاتی را در راستای این که چگونه فرآیند کاری بر روی هزینهها تاثیر میگذارد، فراهم نمیآورد.
هزینهیابی بر مبنای فعالیت به عنوان مدل کاربرد منابع
Cooper و Kaplan (۱۹۹۲)۲ بر معایب سیستم هزینهیابی مرسوم در مورد اندازهگیری صحیح هزینه منابع استفاده شده برای دستیابی به بازده فعالیتها مثل تولیدات یا خدمات تاکید میکنند.
در عوض آنها بحث میکنند که سیستمهای هزینهیابی بر مبنای فعالیت مدلهایی هستند که کاربرد منابع را منعکس کرده و به طور ضمنی ظرفیت منابع بلااستفاده را در داخل واحد تجاری برای دوره زمانی معین مشخص میکنند.
اندازهگیری ظرفیت بلااستفاده حلقه انحرافی بین هزینه منابع استفاده شده که به وسیله مدل هزینهیابی بر مبنای فعالیت اندازهگیری شده است و هزینه منابع تامین شده یا در دسترس را که به وسیله صورتهای مالی ادواری واحد تجاری گزارش شده است، تهیه میکنند.
معادله زیر ارتباط نشان داده شده فوق را انعکاس میدهد و باید برای تمامی فعالیتهای عمده انجام شده از محل منابع واحد تجاری تعیین شود.
هزینههای فعالیتهای بلااستفاده+هزینه فعالیتهای استفاده شده=هزینه فعالیتهای به کار گرفته شده.
چگونگی طراحی مدل هزینهیابی بر مبنای فعالیت
طراحی یک سیستم هزینهیابی بر مبنای فعالیت شامل دو مرحله است: مرحله اول به تجزیه و تحلیل فعالیت زمانی که هزینه منابع با استفاده از محرک منابع به فعالیتها تخصیص مییابد، ارتباط دارد. مرحله دوم به تسهیم هزینههای فعالیت با استفاده از محرکهای هزینه که به نسبت فعالیت استفاده شده، بستگی دارد.
تجزیه و تحلیل فعالیتها
سیستم هزینهیابی بر مبنای فعالیت بر فعالیتهای انجام شده در سازمان به منظور تامین نیاز مشتریان متمرکز است.
مرحله تجزیه و تحلیل فعالیتها با شناسایی منابع و هزینههای آن شروع میشود و مرحله عملی بعدی شناسایی فعالیتها است.
مرحله پایانی تجزیه و تحلیل فعالیتها اختصاص هزینه منابع به فعالیتها و بررسی منابع مصرف شده به وسیله هر کدام از فعالیتهای انجام شده است.
شناسایی منابع
منابع تجاری شامل افراد، ماشینآلات، کامپیوترها، تجهیزات، تکنولوژی، ملزومات مصرفی و مجموع حقوق و دستمزد مندرج در دفاتر کل و روزنامه، حسابهای پرداختنی و دیگر سیستمهای مورد عمل در موسسه است.
یک قدم اساسی در این مرحله، تعیین عناصر هزینه است که میتوان از دفتر کل یا صورت حساب سود و زیان استفاده شده در حسابداری صنعتی موسسه به دست آورد. هر یک از هزینه منابع یا عناصر هزینه در لیست باید مطابق با فعالیتی که با آن تخصیص مییابد، محرک منابع داشته باشند.
تعیین فعالیتها
بیشترین روشی که طراحان سیستم هزینهیابی بر مبنای فعالیت برای تعیین فعالیتها استفاده میکنند، اخذ اطلاعات از روسای بخشها در مورد فعالیتهای عمدهای که در بخشهای آنها اتفاق میافتد و در مورد مسوولیت زیردستان، زمان و تلاشهای انجام شده برای وظایف محوله است. فعالیتها بهترین معرف استفاده از یک منبع فعال است. برای مثال میتوان به ایجاد صورت لیست مواد نگهداری صورت لیست مواد و دریافت مواد خام اشاره کرد. وقتی مدل هزینهیابی بر مبنای فعالیت طراحی شود، فعالیتها به شکل مرسوم تعیین میشوند که پس از مدتی استفاده، سیستمهای مرسوم ممکن است توسط مجموعه فعالیتهای تعیین شده استاندارد پشتیبانی شوند.
محاسبه بهای تمام شده فعالیت
هزینه منابع با روشهای مختلفی به وسیله فعالیتها به مصرف میرسند، بنابراین قدم مهم در تجزیه و تحلیل فعالیتها تعیین هزینههای فعالیت است. هزینههای فعالیت با استفاده از محرکهای هزینه فعالیت برای تشخیص سربارهای تولیدی و غیرتولیدی کارخانه به فعالیتها تعیین میشود.
متداولترین منابع اطلاعاتی سربارها شامل اطلاعات سیستم حسابداری موسسه، صورت سود و زیان، دادههای حقوق و دستمزد کارگران و دفتر داراییهای ثابت (مربوط به موضوع هزینه استهلاک) است.
در ارتباط هزینهیابی بر مبنای فعالیت پیشنهاد شده توسط Cokinsب(۱۹۹۲) بهتر است فعالیتها برای رسیدن به تخصیص آسان هزینه منابع سربار به فعالیتها، به وسیله ماشینآلات و فعالیتهای انجام شده به وسیله افراد به نحو مطلوبی تقسیمبندی شود.
در مواردی که تعیین محرکهای منابع برای برخی از منابع مشکل باشد، میتوان از روش درصد تقریبی استفاده کرد. در غیر این صورت میتوان گفت که مبانی محرک مبالغ به طور غیرمنطقی تعیین شدهاند.
با تخصیص منابع به هزینه فعالیتها، مرحله اول طراحی یک مدل هزینهیابی بر مبنای فعالیت به پایان میرسد. پس از این مرحله، توجه طراح سیستم بر روی مرحله دوم طراحی، یعنی ردگیری دوباره هزینههای فعالیت به اهداف هزینه از قبیل، محصولات و خدمات جلب میشود.
محرکهای هزینه فعالیت
دومین مرحله فرآیند هزینهیابی، شامل انتخابات محرکهای هزینه فعالیت است که ارتباط بین اهداف هزینه به فعالیتهای انجام شده به وسیله موضوعات هزینه است.
هدف این مرحله، تخصیص هزینه فعالیتها به اهداف هزینه است و راه دستیابی به این هدف، انتخاب محرکهای هزینه فعالیت دقیق است.
محرکهای هزینه فعالیت، اندازههای کمی هستند که نشان میدهند چه نسبتی از فعالیتها به وسیله تولیدات و خدمات مشتریان یا سایر اهداف به مصرف رسیدهاند.
سیستم هزینهیابی فعالیت
نه تنها از محرکهای سطح واحد محصول سنتی استفاده میکند، بلکه از سیستم هزینهیابی سفارش کار و محرکهای هزینه حفظ مشتری نیز بهره میبرد.
برای هر یک از فعالیتهای تعیین شده در مرحله اول مدل، طراح محرک هزینه فعالیت منحصر به فردی را انتخاب میکند به علاوه طراح باید منابع اطلاعاتی در مورد کمیت محرک هزینههای فعالیت برای هر یک از اهداف هزینه را پیدا کند. در حال حاضر چنین اطلاعاتی میتواند با هزینه کمتر، از طریق سیستم یکپارچه اطلاعاتی واحد تجاری جمعآوری شود.
طبقهبندی محرکهای هزینه
Kaplanو (۱۹۹۸)و cooper (۱۹۸۹)۸، سه طبقهبندی محرکهای هزینهای را که میتواند در یک مدل هزینهیابی بر مبنای فعالیت انتخاب شوند، به شکل زیر تعیین کردهاند:
۱ - محــرک معــاملاتی:
کمهزینهترین طبقهبندی محرکهای هزینه است، به این دلیل که محرک معاملاتی میزان زمانی که یک فعالیت انجام شده است را انعکاس میدهند و وقتی که فعالیتها در همان دامنه به وسیله اهداف هزینه به مصرف رسیدهاند، استفاده میشود.
۲ - محرکهای دوره: استفاده از محرکهای معاملاتی وقتی که میزان فعالیتها نیاز به اهداف هزینه متفاوتی دارند و به صورت قابل ملاحظهای از یک موضوع هزینه به موضوع هزینه دیگری متفاوت باشند، باعث تحریف در اهداف هزینه گزارش شده، میشود. در چنین مواردی، انتخاب صحیح، انتخاب محرکهای دوره است، ولی به دلیل اینکه این مدل مستلزم دنبال کردن دورهای است که در آن دوره هر کدام از فعالیتها اجرا شده است پیادهسازی آن ممکن است گرانتر باشد.
۳ - محرکهای شدید: هر زمانی که یک فعالیت انجام میشود، منابع استفاده شده به طور مستقیم به حساب آن فعالیت منظور میشود.
Cooper یک سری از عوامل را که در مرحله طراحی مدل هزینهیابی بر مبنای فعالیت در نظر گرفته میشوند، تجزیه و تحلیل میکند. وی دو دسته از عوامل را به صورت زیر تعریف میکند:
۱ - عواملی که در انتخاب میزان محرک هزینه مورد نیاز به وسیله سیستم هزینهیابی بر مبنای فعالیت، یاری میکند.
۲ - عواملی که به انتخاب دقیق و مناسب محرکهای هزینه کمک میکنند. اولین دسته شامل چهار نوع از عواملی است که استفاده ترکیبی از محرکهای هزینه را تعیین میکند:
- سطح دقت مطلوب در اطلاعات بهای تمام شده: حداکثر سطح دقت (اطمینان) نیازمند انتخاب محرک هزینه بیشتری است.
- تنوع محصول: فعالیتها به نسبت متفاوتی به وسیله موضوعات هزینه به مصرف میرسند، بنابراین برای درجه تنوع بالا، باید محرک هزینه بیشتری انتخاب شود.
- هزینههای مرتبط با مجموع فعالیتها: میزان محرکهای هزینه به طور متناسب با میزان فعالیتهایی که نشاندهنده درصد عمده هزینههای انباشته شده هستند، افزایش مییابد.
- تنوع حجم: وقتی محصولات به صورت گروههای متفاوتی تولید میشوند، مستلزم استفاده از محرکهای متعدد هزینه است.
دومین گروه عوامل شامل موارد زیر هستند:
هزینه اندازهگیری: انتخاب محرک هزینه بستگی به هزینه مرتبط با محرکه هزینه دارد. بنابراین حداقل هزینه شانس بیشتری برای انتخاب محرک هزینه دارد.
برای محرک هزینهای که طلاعات آن به سرعت قابل دسترسی است هزینه اندازهگیری کاهش مییابد.
محرکهای معاملاتی محرکهایی با حداقل هزینه هستند، به این دلیل که اطلاعات مربوط به معاملات در هر زمانی که فعالیت انجام شد حاصل میشود.
ارتباط متقابل: محرکهای هزینهای که به صورت دقیق میزان مصرف فعالیت به وسیله موضوعات هزینه را محاسبه میکنند، در مدل هزینهیابی بر مبنای فعالیت مورد استفاده قرار میگیرد.
اثرات رفتاری: محرکهای هزینه انتخاب شده در سیستم هزینهیابی بر مبنای فعالیت در دامنهای که افراد محرک هزینه انتخاب شده را به عنوان ابزاری برای اندازهگیری عملکردشان در نظر میگیرند بر رفتار کارگران موثر خواهد بود.
پس اگر اثرات رفتاری این محرک برای موسسه زیان بار نباشد محرک هزینه انتخاب میشود.
در واقع آن چیزی که محرکهای هزینه و میزان دقیق محرکهای هزینه را برای هر فعالیت تعیین میکند، قدم نهایی در مرحله محرکهای هزینه فعالیت برای یافتن بهای تمام شده محصول، مشتری یا خدمات با جمع هزینه کلیه فعالیتهای انجام شده به منظور دستیابی موضوع اهداف مربوطه است.
طراحی یک مدل بهینه هزینهیابی بر مبنای فعالیت
Cooper در تشریح مفهوم یک سیستم بهینه هزینهیابی آن را به این شکل تعریف میکند:
سیستمی که جمع هزینههای اندازهگیری و هزینه اشتباهات (هزینههایی که با اتخاذ تصمیمات ضعیف مبتنی بر بهای تمام شده نادرست در ارتباط هستند) را به حداقل میرساند.
هدف یک مدل هزینهیابی بر مبنای فعالیت داشتن دقیقترین سیستم هزینه نیست، بلکه هدف آن طراحی یک مدل هزینهیابی بر مبنای فعالیت براساس هزینه - فایده است.
ایجاد سیستم هزینهیابی بر مبنای فعالیت به صورت مناسب، سیستم سادهای است که در برگیرنده۵۰-۳۰ فعالیت بوده و از برآوردهای مطلوب و محرکهای معاملاتی متنوعی استفاده میکند.
چنین سیستمی در هزینههای فعالیت و هزینههای فرآیندها از ۵ تا ۱۰درصد دقت برخوردار خواهد بود.
برعکس، تلاش برای ایجاد یک سیستم هزینهیابی بر مبنای فعالیت با بیش از ۱۰هزار فعالیت و محرکهای زیاد یا محرکهای هزینه مستقیم منظور شده به هر فعالیت انجام شده برای هر محصول و خدمت به مراتب منجر به ایجاد سیستم هزینهیابی گرانتری خواهد شد.
در نتیجه ایجاد چنین مدلی به دلیل این که هزینه اداره چنین سیستمی، از منافع داشتن تصمیمات صحیح و در نتیجه دقت اندک اطلاعات هزینه بیشتر خواهد بود، مطلوب نیست.
رویکردهای گوناگونی برای طراحی و اجرای یک سیستم هزینهیابی بر مبنای فعالیت وجود دارد.
اندازه شرکت و نتایج مطلوب قبل از برگزیدن یک سیستم هزینهیابی بر مبنای فعالیت باید مورد توجه قرار گیرد.
رویکرد اصلی این است که هزینهیابی بر مبنای فعالیت در ترکیب با سیستم حسابداری واحد تجاری مورد استفاده قرار میگیرد و ممکن است که سیستمهای سنتی نیز در حال اجرا باشند. در مواردی که اطلاعات خاصی مورد نیاز است، بدون ایجاد توقف در اطلاعات جاری و سیستم مالی مورد عمل مدل هزینه بر مبنای فعالیت، به عنوان یک سیستم مکمل مورد استفاده قرارمیگیرد.
این وضعیت به عنوان قدم اول به سوی ادغام کامل هزینهیابی بر مبنای فعالیت، در مورد شرکتهای کوچک و بزرگ اتفاق میافتد.
قابلیت سودآوری محصول با استفاده از هزینهیابی بر مبنای فعالیت
مدلهای هزینهیابی بر مبنای فعالیت مدرن در برگیرنده دو دیدگاه است، دیدگاه هزینهای و دیدگاه فرآیندی در حالی که دیدگاه فرآیندی اطلاعاتی را در مورد دلیل انجام کار و چگونگی انجام بهتر آن فراهم میکند، دیدگاه هزینهای، اطلاعاتی را درمورد هزینههای منابع، هزینههای فعالیت و هزینههای تولید برای مشتری نشان میدهد. اطلاعات تهیه شده به وسیله دیدگاه هزینه در تجزیه و تحلیل تاکتیکی و راهبردی استفاده میشود. یکی از این تجزیه و تحلیلها ارزیابی قابلیت سودآوری محصول است.
مشکلات موجود در تجزیه و تحلیل بهای تمام شده محصولات
تخصیص هزینههای محصولات دارای مشکلات زیر است:
مجموعه دادههای مرتبط با محصولات: بسیاری از موسسات اظهار میکنند که سیستم حسابداری آنها از تخصیص هزینههای بازاریابی، توزیع و خدمات مشتریان، به مشتریان مختلف ناتوان است.
فقدان سوابق مربوط به منابع: موسسات اسناد منابع لازم برای منابع مصرف شده توسط محصولات را در اختیار ندارند.
دادههای مربوط به زنجیره ارزش: به دلیل این واقعیت که سیستمهای اطلاعاتی برخی از موسسات نمیتوانند با همدیگر ارتباط برقرار کنند، مجموعه هزینهها از بخشهای مختلف زنجیره ارزش، به منظور محاسبه هزینهها به وسیله محصولات مختلف مورد استفاده قرار گرفتهاند.
تسهیم هزینهها: هزینههایی از قبیل هزینههای تبلیغاتی که به محصول خاصی اختصاص ندارند، بین محصولات مختلف تسهیم میشوند.
نتایج
۱ - طراحی یک سیستم هزینهیابی بر مبنای فعالیت در برگیرنده دو مرحله تخصیص هزینهها است و کانون توجه مدل هزینهیابی بر مبنای فعالیت، فعالیتهای انجام شده در داخل سازمان به منظور تامین بر نیاز مشتریان است.
۲ - انتخاب محرکهای هزینه باید مبتنی بر مبنای هزینه- فایده شود.
۳ - هدف مدل هزینهیابی بر مبنای فعالیت دقیقترین سیستم هزینهیابی بودن نیست، بلکه هدف سیستم هزینهیابی اطلاعات دقیقتری نسبت به سیستمهای سنتی انعکاس میدهد.
۴ - محاسبه هزینههای انگیزش مشتری مشکل است، زیرا موسسات منابع مستند مورد نیاز برای ردیابی مصرف مشتریان از منابع در اختیار ندارند.
۵ - سربار اداری و سربار فروش در جهت رسیدن به اهداف هزینهها، مطابق روش تسهیم هزینههای تولیدی سرشکن میشود.
مدیرمالی شرکت موتورسازان
ارسال نظر