مدیریت کردن اخراج‌ها

نویسنده: استیور رابینز

مترجمان: منصوره واثق، امید شکیبا

در جریان اخراج نیروی کار، نه تنها احساسات افرادی که می‌روند، بلکه آنها که می‌مانند نیز درگیر می‌شود. کسانی که می‌روند برای یافتن شغل جدید نیاز به کمک دارند، اما کارکنانی که از ریزش در امان ماندند نیز به قوت قلب درباره آینده شغلی خود و فهم اهداف راهبردی پشت پرده اخراج‌ها نیاز دارند. راهکارهای زیر به شرکت‌ها کمک می‌کند جریان اخراج‌ها را به گونه‌ای مدیریت کنند که از شان افرادی که می‌روند کم نشود و به آنها که می‌مانند اطمینان دهد تصمیمات کوچک‌سازی خودسرانه گرفته نشده است. همچنین به افراد بازمانده حس مثبتی نسبت به سازمان، خوش‌بینی نسبت به آینده شغلی و تعهد به کار برای فردایی بهتر می‌دهد. به یاد داشته باشید کارکنانی که از رفتار نامناسب شرکت نسبت به همکاران اخراج شده رنجیده و از جهت‌گیری شرکت ترسیده‌اند، کارکنان مولدی نیستند.

همیشه و به همه اطلاع‌رسانی کنید

مدیران فکر می‌کنند نباید کارکنان‌شان بفهمند چه وقت اوضاع خوب پیش نمی‌رود. آنها نمی‌خواهند کارکنان‌شان دلسرد شوند. اما کارکنان احمق نبوده و می‌فهمند کی اوضاع خراب است. حتی اگر مدیران ارشد اوضاع را خوب جلوه دهند، اهداف نامشخص، کمبود منابع پروژه‌های در دست اجرا و دیگر نشانه‌ها گواهی بر چیز دیگری می‌دهد. نخستین قدم در مشارکت و متعهد کردن افراد نسبت به حل مشکلات، به بحث گذاردن وضعیت شرکت است.

کاهش شکاف اطلاعاتی کارکنان

اگر کارکنان اطلاعات کاملی از ضرورت اخراج داشته باشند، شوکه نخواهند شد. به این منظور باید اطلاعات بازار و رقبا را بدانند. اگر ضرورت ندارد اخراج افراد را اعلان نکنید. البته با دروغ گفتن یا تصویر شاد و غیرواقعی از اوضاع نشان دادن دو ماه قبل از اخراج، اعتماد را سلب نکنید. همین که افراد بفهمند به آنها دروغ گفته شده، جلب اعتماد ناممکن است.

نخست عاجل‌ترین اطلاعات را بدهید

وقتی این پرسش در ذهن هر کسی است که «آیا اخبار بدی در پیش رو هست؟» آنها را در جریان قرار دهید. تا زمانی که به حیاتی‌ترین پرسش آنها پاسخ داده نشود به مباحثی مثل رقابت، نیروهای بازار یا محیط مالی توجه نمی‌کنند.

هرگز انجام امور سخت را واگذار نکنید

چالش‌انگیزترین جای مساله، مطلع ساختن افراد از برکناری‌شان است. این ماموریت سخت را به واحد منابع انسانی نسپارید. بسیاری از افراد اول به مدیرشان وفادارند بعد به سازمانشان. مدیر آن شخص باید این کار را انجام دهد. شرکت‌ها باید جدول زمانی واقع‌بینانه به مدیران بدهند تا بر اساس آن با افراد برکنار شده از کار، گفت‌وگوهای تک‌به‌تک داشته باشند.

پیام را شخصا و با احترام بیان کنید و گوش فرا دهید

گذاشتن یادداشتی روی کامپیوتر فرد با این مضمون که «امروز این را روشن نکنید» راه مناسبی برای دادن خبر اخراج او نیست. به طور خصوصی او را در جریان قرار دهید و فرصت واکنش به وی بدهید. کارکنان واکنش‌های مختلفی دارند، برخی می‌خواهند داد و فریاد کنند، بعضی احتیاج به فکر کردن دارند و عده‌ای می‌خواهند دلیل اخراجشان را بدانند. آماده باشید به هر فرد با توجه به نیازش برای رسیدن به وضعیت روحی باثبات کمک کنید. سپس با سرعت ممکن آنها را مجبور کنید به جای فکر کردن به وضعیت کنونی، به آینده فکر کنند. پیام اصلی باید این باشد «چگونه می‌توانم کمکت کنم؟»

خدمات مشاوره شغلی بدهید

پرسشی که هر کس بعد از اخراج می‌کند اینکه «حالا باید چه کار کنم؟» افراد کمی رزومه کاری آماده داشته و برای یافتن شغل جدید تمام قوایشان را جمع می‌کنند. سرویس‌های مشاوره به آنها کمک می‌کند روی پایشان بایستند. این خدمات در بدترین شرایط روحی افراد، به آنها کمک کرده و به آنها و کارکنان باقیمانده پیام می‌دهد با کارکنان قبلی مثل انسان رفتار می‌شود نه صرفا اقلامی در ردیف‌های بودجه‌ای. به افراد فرصت دهید خود را جمع و جور کرده و بی‌درنگ شروع به حرکت به سمت آینده کنند. اخراج کارکنان در پایان هفته کار اشتباهی است؛ چرا که تا شروع هفته بعد که باید به دنبال کار بروند، هیچ کاری نداشته و در نگرانی به سر خواهند برد. مصاحبه‌های خروج هم می‌تواند مفید باشد، اما بهتر است به عهده بنگاه دیگری گذاشته شود، چون کارکنان راحت‌تر اطلاعات با ارزش را به شخص بیرون از شرکت خود بازگو می‌کنند. حتما از آنها این سوال را بپرسید «نظر شما درباره چگونگی مدیریت اخراج‌ها چیست؟» این سوال به آنها کمک خواهد کرد تا از نظر روحی تخلیه شوند و نکات خوبی نیز در جهت بهبود فرآیند اخراج‌ها آشکار می‌سازد. روز بعد از اخراج‌ها، هیچ کس حوصله کار کردن ندارد. باید به افراد زمان داد با شرایط کنار بیایند. بپذیرید که (حداقل) یک روز کاری‌تان هدر می‌رود پس تلاش کنید روحیات افراد زودتر با شرایط سازگاری پیدا کند.

از بقیه کارکنان نیز حمایت کنید

کارکنانی که می‌مانند نسبت به آینده شرکت دچار شک و تردید می‌شوند. آنها می‌خواهند بدانند چگونه شغل‌شان تغییر خواهد کرد. آیا علاوه‌بر کار خودشان باید مسوولیت کار همکاران قبلی را نیز برعهده گیرند؟ یا بر آن اساس اهدافشان عوض خواهد شد؟ وضعیت مالی شرکت دقیقا به چه صورت است؟ آیا اخراج‌های دیگری در راه است؟ این تردیدها از نقش اصلی آنها شروع و به تیم کاری‌شان و نهایتا تمام شرکت کشیده خواهد شد. باید با تشکیل جلسات توجیهی، نگرانی افراد را از بین ببرید.

مدیران ارشد باید در مرکز سازمان و در دسترس باشند

مدیران ارشد باید در دسترس مدیران و کارکنان برکنار شده باشند. شرکتی بدون اینکه مدیرانش را برای گزارش‌دهی خبرهای ناگوار تعلیم دهد، یکی از شعباتش را تعطیل کرد. مدیر و کارکنان آن شعبه برای ملاقات مدیر ارشد جمع شدند، اما او پیدایش نشد، بلکه برای مدیر آن شعبه با پست بسته‌های انفصال خدمت را بدون هیچ توضیحی فرستاد. تلاش مدیر برای پیدا کردن مدیر ارشد از طریق تلفن،

در حضور کارکنان بی‌نتیجه ماند و او مجبور شد بسته را باز کند و اعلان کند «امروز آخرین روز کاری من در شرکت است و من به خود می‌بالم که همه شما را با خود خواهم برد.» لحظه سختی بود و فورا همه از دل‌سنگی مدیر ارشد منزجر شدند. تک‌تک کارکنان اخراجی به مبلغانی بدگو در بازار آن شرکت تبدیل شدند. ماه‌ها و حتی سال‌های بعد، آن جریان برای همه گفته می‌شد. برعکس، مدیر ارشد دیگری متن آماده شده را به مدیران داد تا برای خواندن آن آمادگی داشته باشند. این متن

در برگیرنده موضوعات مربوط به بیمه سلامت و دیگر مزایا ازجمله گزینه‌های موجود در خدمات مشاوره بود. بلافاصله بعد از اینکه هر مدیر خبر را به کارکنانش می‌داد، آنها را به مرکز مشاوره هدایت می‌کرد. این روش به آنها در جهت‌یابی آینده و جست‌وجوگران شغل که زندگی جدیدی را شروع کرده‌اند، کمک می‌کرد.