مترجم: هوتسا عسکری نسب

منبع: MindTools

آیا زمان خود را به بهترین نحو مدیریت می‌کنید؟ اگر فکر می‌کنید مانند دیگران هستید باید بدانید که پاسخ بسیاری از افراد به این پرسش مثبت نیست.

شاید مجبور باشید تا دیر وقت کار کنید تا پروژه‌ها در زمان موعود به اتمام برسد یا احتمالا طی هفته با بحران‌های متفاوتی روبه‌رو می‌شوید که همه استرس‌زا و سبب تضعیف روحیه هستند. تقریبا بسیاری از افراد به مزایای مدیریت زمان واقف هستند اما شناسایی آنچه این موضوع را خدشه دار می‌کند، عدم تشخیص اشتباهات انجام شده از سوی افراد است که این مساله آنان را با مشکل مواجه می‌کند. اگر بتوان زمان را به‌خوبی مدیریت کرد نه‌تنها به طرز باور نکردنی در کار سازنده می‌شوید، بلکه میزان استرس هم کاهش می‌یابد. زمان خود را به انجام پروژه‌های جالب و با مزیت‌های عالی اختصاص دهید که موجب تفاوت واقعی در حرفه‌تان می‌شود. به‌طور خلاصه، شادتر زندگی کنید و از لحظات لذت ببرید!

در این مقاله، به بررسی رایج‌ترین اشتباهات مدیریت زمان، استراتژی‌ها و نکاتی می‌پردازیم که با استفاده از آنها می‌توان بر اشتباهات خود غلبه کرد. این ۱۰ اشتباه عبارت است از:

اشتباه 1. سهل‌انگاری در داشتن فهرست انجام کارها

آیا تا به حال از اینکه باید کار مهمی را انجام می‌دادید و آن‌را فراموش کرده‌اید، احساس ناخوشایندی داشته‌اید؟ در این صورت، احتمالا برای اولویت‌بندی در کارهایتان از لیست انجام کارها استفاده نکرده‌اید یا اگر هم استفاده کرده‌اید، به‌طور موثری از آن بهره نبرده‌اید! ترفند استفاده از لیست انجام کارها، به‌طور موثر بستگی دارد به اولویت‌بندی کارها در فهرستی که تهیه می‌کنید. بسیاری از افراد از سیستم برنامه‌نویسی «A-F» استفاده می‌کنند. از A برای موارد با اولویت بیشتر و F برای اولویت‌های کمتر استفاده می‌کنند همچنین می‌توان از روش‌های دیگر مانند A تا D یا اعداد برای اولویت‌بندی و ساده‌تر کردن کار، استفاده کرد. اگر در فهرستی که تهیه می‌کنید پروژه‌های بزرگی وجود داشته باشد، اگر دقت لازم را به عمل نیاورید امکان دارد محتوای آن مبهم و بی‌اثر باشد. برای مثال، ممکن است یادداشت کرده باشید «از بودجه پیشنهادی شروع کن». اما این آیتم شامل چه چیزهایی می‌شود؟ اشاره نکردن به جزئیات موجب به تعویق انداختن یا از دست دادن مراحل مهم کارها می‌شود. پس، مطمئن شوید که کارهای بزرگ یا پروژه‌ها را به مراحل مشخص و عملی تفکیک کنید تا کارهای مهم، فراموش نشود. اگر تعداد زیادی پروژه بزرگ در دست دارید که باید فورا همه آنها انجام شود می‌توانید از برنامه‌های عملی استفاده کنید. (برنامه عملی بر سه اصل تعیین وظایف، افق زمانی برای انجام وظایف و مشخص شدن نیرو‌های انسانی برای انجام کارها استوار است.)

اشتباه 2. نداشتن اهداف شخصی

آیا برای ۶ ماه آینده خود هدفی تعیین کرده‌اید؟ برای سال آینده و ۱۰ سال آینده خود چطور؟ اگر برنامه خاصی ندارید، پس زمان آن فرا رسیده تا برای خود اهداف شخصی داشته باشید! قرار دادن اهداف شخصی، برای مدیریت کردن زمان به طرز صحیح، ضروری است، زیرا داشتن اهداف در زندگی، مقصد و تصور درستی درباره کارها به شما می‌دهد. زمانی که هدف خاصی را دنبال می‌کنید، می‌توانید اولویت‌ها، زمان و منابع را برای رسیدن به هدف خود مدیریت کنید. داشتن اهداف همچنین به شما کمک می‌کنند که چه کارهایی، ارزش وقت صرف کردن را دارند و چه چیزهایی مانع تمرکز و حواس‌پرتی می‌شوند. برای اینکه بدانید چگونه اهداف هوشمندانه و موثری برای خود داشته باشید حتما تئوری داشتن هدف از دکتر «ادوین لاک» را مطالعه کنید. در این تئوری یاد خواهید گرفت چگونه انگیزه و اهداف کاملا مشخصی داشته باشید. همچنین کتاب تئوری بیگ بنگ اثر «اریک هزلتاین» را مطالعه کنید که درباره نحوه تمرکز روی اهداف بلندمدت بدون در نظر گرفتن اهداف کوتاه‌مدت است. ممکن است از خواندن کتاب انفجار بزرگ هم لذت ببرید، این کتاب به شما چگونگی تمرکز روی اهداف بلندمدت را بدون اینکه از اولویت‌های کوتاه‌مدت غافل شوید، آموزش می‌دهد.

اشتباه 3. نداشتن اولویت

فرض کنید به شدت مشغول کار هستید، درست در همین موقع، دستیارتان وارد اتاق می‌شود و شدیدا به کمک شما برای حل مشکل بحرانی که با آن مواجه شده، نیاز دارد. از طرفی هم مطمئن هستید که به یک نظر درخشان برای رقابت بازاریابی، دست پیدا کرده‌اید اما در حال حاضر به‌دلیل وقوع چنین موضوع اضطراری، رشته افکارتان پاره شده است. گاهی اوقات، چگونگی اولویت‌بندی به‌ویژه هنگام مواجهه با سیلی از کارهای ظاهرا ضروری، دشوار است. با این حال، اگر قصد دارید زمان خود را بهتر مدیریت کنید، لازم است چگونگی اولویت‌بندی کارها را به‌طور موثری، بیاموزید. ماتریس اولویت‌بندی کارها (جدولی است که با کمک آن اولویت کارها تعیین می‌شود)، به شما کمک خواهد کرد تا به طرز موثری اولویت بندی داشته باشید و مشخص کنید آیا کار دارای بازده زیاد و با اولویت بالا است یا کم ارزش. اگر متوجه اختلاف این دو شوید مطمئنا زمان خود را طی روز به مراتب بهتر مدیریت خواهید کرد. همچنین می‌توانید در جلسه‌های آموزشی کوتاه‌مدت، «چگونگی اولویت بندی به‌منظور افزایش مهارت‌های خود» نیز شرکت کنید.

اشتباه 4. عدم مدیریت صحیح موارد حواس پرتی

بسیاری از افراد، مدت دو ساعت از زمان خود را طی روز به علت مواردی که موجب حواس پرتی شان می‌شود از دست می‌دهند. به این موضوع فکر کنید که اگر زمان به عقب بر می‌گشت در این فرصت از دست رفته، چه کارهایی می‌توانستید انجام دهید! مهم نیست که منشأ حواس‌پرتی‌ها، نامه الکترونیکی، گپ و گفت‌های آنلاین، درخواست کمک همکاران در شرایط بحرانی یا تماس‌های تلفنی از سوی مشتریان باشد، تمام موارد حواس پرتی، مانع پیشرفت شما می‌شوند. با داشتن تمرکز و درگیری ذهنی صد در صد روی انجام کارها و بی‌توجهی به مسائل اطراف، در مسیر موفقیت، که رضایت از کار و کوشش لذت‌بخش است، گام برمی‌داریم. اگر قصد دارید برنامه‌های روزانه را به‌خوبی مدیریت کنید و بهترین کارآیی را داشته باشید، لازم است در جریان راه‌های چگونگی به حداقل رساندن موارد حواس‌پرتی قرار بگیرید و آنها را به‌طور موثری مدیریت کنید. برای مثال، هنگامی که باید تمرکز داشته باشید، سیستم‌های گفت‌وگوی آنلاین را غیر فعال کنید و به افرادی که اغلب باعث عدم تمرکز و حواس پرتی شما می‌شوند هم موضوع را گوشزد کنید. حتی در زمان مواجهه با موضوع‌هایی که موجب حواس پرتی شما می‌شوند، بهتر است مهارت تمرکز خود را ارتقا دهید.

اشتباه 5. به تعویق انداختن

به تعویق انداختن کارها، زمانی اتفاق می‌افتد که انجام کارهایی را که بهتر است در حال حاضر روی آنها تمرکز کنید، به تعویق می‌اندازید و همواره به این دلیل که هنوز انجام کاری را شروع نکرده‌اید، احساس گناه و وحشت می‌کنید. هنگامی که موفق به انجام و تکمیل کاری، در زمانی معین نمی‌شوید، در نهایت مشکلاتی برای شما پیش می‌آید. در ابتدا می‌توانید با دادن تست «تعویق»، متوجه شوید که آیا به تعویق انداختن، مشکلی در زندگی شما به شمار می‌رود که اگر این چنین باشد لازم است راه‌هایی را به‌منظور مبارزه با این مشکل بیاموزید. برای مثال، راهکار مفیدی که در این زمینه می‌توان به آن اشاره کرد این است که برای شروع یک پروژه کافی است فقط به مدت ۱۰ دقیقه روی آن تمرکز کنید. اشخاصی که از انجام کار‌ها طفره می‌روند و آن را به تاخیر می‌اندازند، اغلب احساس می‌کنند باید هر کاری را از شروع تا پایان، کامل انجام دهند و داشتن چنین توقع بالایی، باعث احساس شکست و اضطراب آنها می‌شود. در عوض باید زمان کمی را برای شروع کار، اختصاص دهند. به همین سادگی! همچنین استفاده از برنامه‌های عملی نیز مفید است و به شما کمک می‌کنند تا پروژه‌ای بزرگ را به گام‌های کوچک‌تر تفکیک کنید تا بتوانید راحت‌تر آنها را مدیریت کنید. بنابراین درک بهتری از تمام کارهایی که برای تکمیل پروژه نیاز است، خواهید داشت و می‌توانید کارهای کوچک را در یک زمان کامل کنید. انجام این کار از بروز احساس شکست در ابتدای انجام یک پروژه جدید جلوگیری می‌کند.

اشتباه 6. پذیرفتن بیش از حد وظایف

آیا فردی هستید که هنگام گفتن جواب «نه» به دیگران تحت فشار قرار می‌گیرید؟ اگر چنین شخصیتی دارید، احتمالا پروژه‌ها و تعهدات بسیاری در دست دارید که بیشتر زمان و انرژی شما را می‌گیرند و منجر به عملکرد ضعیف، استرس و روحیه پایین شما می‌شود یا ممکن است مدیر دقیقی باشید که بر مدیریت یا انجام همه کارها به دست خود اصرار می‌کنید زیرا به هیچ فرد دیگری به جز خود، اعتماد چندانی ندارید (این مشکل مختص مدیران نیست بلکه برای هر فرد دیگری، می‌تواند اتفاق بیفتد!) در هر صورت اگر در زمان محدودی، انجام وظایف بیش از حدی را بپذیرید، اعتبار خود را با انجام کارهای عجولانه و نامرتب زیر سوال می‌برید. برای جلوگیری از چنین پیشامدی، هنر ظریف گفتن «بله» را به اشخاص و گفتن «نه» را یاد بگیرید. این مهارت به شما کمک می‌کند تا ضمن اینکه حریم و موقعیت کاری خود را حفظ می‌کنید در گروه نیز وجهه موجه و قابل قبولی داشته باشید. اگر شخصی به پشتوانه جواب‌های مثبت شما، درخواست‌های مکرری از شما دارد، یاد بگیرید چگونه در شرایطی که اتفاقات سریع رخ می‌دهند، به سرعت فکر کرده و واکنش نشان دهید و حتی در شرایط دشوار و تحت فشار هم خونسردی خود را حفظ کنید.

اشتباه 7. مشغولیت

داشتن مسوولیت و محدودیت به دلایل مختلف، برای مثال نداشتن مهلت کافی، ایمیل‌های فراوان، انبوهی از فایل‌هایی که نیاز به بررسی دارند و همچنین عجله برای رسیدن به جلسات، برخی افراد را دچار شتاب‌زدگی و عجله می‌کند. عادت به‌کار زیاد که منجر به ایجاد استرس می‌شود، به ندرت به این معنا است که شما فرد توانمند و کارآمدی هستید. سعی کنید کارها را در کمال آرامش انجام دهید و بر چگونگی مدیریت زمان به نحو احسن تمرکز کنید.

اشتباه 8. انجام چندکار به طور همزمان

برخی مدیران معمولا برای اینکه به انجام تمام وظایفشان برسند به‌طور همزمان چند کار را با هم انجام می‌دهند؛ برای مثال، هنگامی که تلفنی با مشتریان صحبت می‌کنند به نوشتن ایمیل هم مشغول هستند. درحالی‌که فکر می‌کنند این روش خوبی برای استفاده از زمانی است که در اختیار دارند اما در حقیقت این روش، ۲۰ تا ۴۰ درصد از زمان آنان را بیشتر می‌گیرد تا کارهای در فهرست را به اتمام برسانند و نتیجه کار هم، وجود ضعف در هر دو کار است، ایمیل‌ها دارای اشتباهات بی‌شماری هستند و مشتریان هم از مدیران به‌دلیل عدم تمرکز در کار، رضایت خاطر ندارند. بهتر است انجام چند کار به‌طور همزمان را کنار بگذارید و در عوض روی انجام یک فعالیت تمرکز کنید و کارها را به نوبت و یکی پس از دیگری انجام دهید. به این ترتیب، شاهد کیفیت بالاتر کارها خواهید بود.

اشتباه 9. نداشتن زمان استراحت

اگر بتوان به مدت ۸ تا ۱۰ ساعت بی‌وقفه کار کرد تا کار را در زمان مقرر به اتمام رساند، بسیار با ارزش است. اما بدون هیچ‌گونه استراحت و تجدید نیرویی، داشتن تمرکز و ارائه کار با کیفیت عالی، امکان‌پذیر نیست. بنابراین، زمان استراحت را با اتلاف وقت اشتباه نگیرید. با استراحت کافی می‌توانید کارهای با ارزشی انجام دهید همچنین خلاقانه فکر کنید و عملکرد موثری داشته باشید. دادن استراحت به خود در حین انجام کار دشوار است بنابراین از پیش برای خود، برنامه‌ریزی استراحت در نظر بگیرید یا برای یادآوری زمان استراحت، ساعت را تنظیم کنید. به پیاده‌روی کوتاهی بروید، یک فنجان قهوه بنوشید یا فقط پشت میز کار، تمرکز کنید. پیشنهاد می‌شود هر ساعت یا دو ساعت یک بار، به مدت پنج دقیقه استراحت کنید و مطمئن شوید زمان کافی برای صرف ناهار دارید زیرا در صورت گرسنگی، کیفیت کار پایین خواهد آمد.

اشتباه 10. برنامه‌ریزی زمانی اشتباه برای انجام کارها

آیا فردی هستید که صبح‌ها از بالاترین حد انرژی برای انجام کارها برخوردار هستید یا بعدازظهرها هنگام غروب خورشید؟ همه افراد دارای ریتم‌های مختلف هستند به این معنا که در ساعات متفاوت از روز، کارآیی و انرژی یکسانی ندارند. می‌توانید از زمان خود بهترین استفاده را ببرید و کارهای مهم‌تر را در بهترین زمان‌های کاری خود انجام دهید و کارهای کم‌اهمیت‌تر را که برای انجام آنها به انرژی کمتری نیاز است (مانند پاسخگویی به تماس‌های تلفنی که موفق به برقراری ارتباط نشده‌اند و چک کردن ایمیل‌ها) در زمان استراحت و ساعات خلوت، انجام دهید.

نکات مهم: یکی از موثرترین روش‌های بهبود بهره‌وری شناخت و اصلاح اشتباهات، مدیریت زمان است. با صرف زمان و غلبه بر اشتباهات، تاثیر شگرفی در بهره‌وری خواهید گذاشت. همچنین شادتر هستید و به همان نسبت، استرس کمتری را در زندگی شخصی و حرفه‌ای خود تجربه خواهید کرد.