مترجم: دردانه داوری*

قسمت اول و دوم این مقاله روزهای بیست‌وچهارم تیرماه و هفتم مردادماه در همین صفحه به چاپ رسید. این مقاله پنج قسمتی است و امروز، بخش سوم آن را می‌خوانید. این مقاله یک راهنمای عملی برای درآمدزایی در تشکل‌های غیردولتی است و در قسمت نخست آن به تعریف جایگاه و وظایف متولیان درآمدزایی و نیازهای آنها برای ایفای نقش خود اشاره شد.

در قسمت دوم به تاثیر برداشت عمومی از فعالیت یک تشکل غیردولتی، تعریف مخاطبین تشکل‌های غیردولتی و چگونگی جلب حمایت آنها پرداخته شد.این قسمت نیز به طور کلی دربرگیرنده یک راهنمای عملی برای درآمدزایی در تشکل‌های غیردولتی از طریق ارسال مستقیم تقاضا به افراد است.

ارسال نامه از طریق پست و درخواست کتبی برای جلب کمک مالی غالبا یکی از کامیاب‌ترین روش‌های درآمدزایی در تشکل‌های غیردولتی بوده است. اما پیش‌نیاز این فرآیند تهیه فهرست جامعی از مخاطبانی است که در هدف قرار دارند. این فهرست، «فهرست گرم (WARM List)» اطلاق می‌شود.

فهرست گرم مختص هر تشکل قابل تعریف است و دربرگیرنده نام افرادی است که سابقه کمک به آن تشکل را دارند.از سوی دیگر، «فهرست سرد (cold list)» فهرستی از نام افرادی است که تاکنون به تشکلی کمک مالی نکرده‌اند.

بانک اطلاعاتی مخاطبان یک تشکل، بعد از مدتی تبدیل به یک سرمایه ارزشمند برای آن تشکل می‌شود.

بنابراین برای تهیه آن باید با رویکردی نظام‌مند آغاز به کار کرد و از تجربه‌های سایرین بهره برد.

فراموش نکنید هر بار از طریق مکاتبه با کسی ارتباط برقرار می‌کنید، عملا به نوعی برای خود تبلیغ کرده و بر روی نامتان سرمایه‌گذاری کرده‌اید. چرا که نامه شما به هر مقصد که ارسال شود، توجه افرادی غیر از مخاطب مستقیم شما را به خود جلب خواهد کرد و حداقل ایشان را با نام شما آشنا خواهد کرد. بنابراین عملا با جامعه آماری بزرگ‌تری ارتباط برقرار می‌کنید و به مراتب تاثیر‌گذارتر از زمانی عمل خواهید کرد که پوستری به دیوار زده‌اید یا تبلیغی در جایی پخش کرده‌اید. اما اقدام به ارسال نامه پیش نیازهایی دارد که عبارتنداز:

*در دسترس داشتن نام و آدرس افرادی که به اندازه کافی پول دارند که به یک تشکل کمک کنند و در صورت جلب نظر، علاقه‌مند به کمک خواهند شد.

*دارا بودن ایده‌های نو و جذاب برای تشویق افراد به حمایت مالی از فعالیت‌های تشکل شما.

*ادراک نسبت به فلسفه کمک به تشکل‌های غیردولتی.

*داشتن وسع مالی برای مکاتبه آبرومند با سایرین.

برخی نکات

مانند همه رویکردهای درآمدزدایی، در این روش نیز باید به برخی نکات کلیدی توجه داشت. تجربه نشان می‌دهد افراد برای نگاه کردن به نامه‌های دریافتی و تصمیم برای بازکردن آنها فقط چند ثانیه وقت صرف می‌کنند. بنابراین باید تدابیری برای جلب توجه آنها اندیشید. ظاهر نامه و به ویژه پاکت آن باید زیبا باشد. همچنین باید در مخاطب این احساس را ایجاد کند که نامه مختص وی تهیه و ارسال شده است. متن نامه نیز باید کوتاه، واضح، مبرهن و جذاب باشد.

پاسخ دهی به نامه برای مخاطب شما، حتی‌المقدور تسهیل شده باشد، مثلا یک پاکت نامه تمبردار و دارای آدرس‌های دو طرف در کنار نامه خودتان در پاکت اصلی نامه گنجانده شده باشد. زمان ارسال نامه نیز از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. نامه‌های حامل پیام درخواست حمایت مالی باید زمانی از سال ارسال شوند که احتمال پاسخ‌دهی مخاطبان شما حداکثر باشد. بسیاری از افرادی که احتمال دارد در فهرست گرم شما قرار گیرند، خود دارای کسب و کار هستند. به عنوان مثال پایان سال مالی زمان مناسبی برای ارتباط برقرار کردن با ایشان نیست. همچنین برای مخاطبان بالقوه، دوران پس از تعطیلات -که اکثر آنها از سفر برگشته‌اند یا به بهانه‌های مختلف پول بیشتری خرج کرده‌‌‌اند- زمان مناسبی برای توجه به درخواست‌های کمک مالی یک تشکل نیست، زیرا آنها غالبا در آن دوران بیشتر دغدغه مدیریت هزینه دارند.

از سوی دیگر، باید به فرآیند نامه‌‌نگاری برای جلب حمایت مالی، زمان مقتضی اختصاص داده شود. زمان پیشنهادی تشکل‌هایی که از این روش برای برقراری ارتباط با حدود ۲۰۰۰مخاطب استفاده کرده‌‌اند، دو ماه است. نهایی شدن یک متن مناسب برای چنین نامه‌ای و گرفتن تاییدیه دست‌‌اندرکاران و صاحبنظران تشکل بر روی آن، بیش از بیست روز به طول می‌انجامد. پرینت گرفتن نامه‌‌های اختصاصی، به امضا رساندن و داخل پاکت قرار دادن نامه‌ها نیز به همین اندازه طول می‌کشد. در نهایت برای پرینت آدرس بر روی پاکت‌های نامه و پست آن نیز بیست روز زمان نیاز است. (توجه داشته باشید که تشکل‌های غیردولتی به طورنسبی از نیروی اجرایی معدودی برخوردار هستند.) و اما وقتی نامه‌ها ارسال شد، رسیدگی به دریافت‌ها نیز رازهایی دارد که باید بدان توجه داشت. پرواضح است که ثبت دقیق تاریخ، میزان و سایر مشخصات کمک‌های مالی صورت گرفته در بانک‌های اطلاعاتی، ترجیحا کامپیوتری، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. نکته مهم دیگر، پاسخ‌دهی سریع به جواب‌های دریافتی است.

چرا که سرعت عمل تاثیر روانی بسیار مثبتی بر روی مخاطبین خواهد داشت. همواره به یاد داشته باشید که حامیان مالی تشکل‌ها افراد بسیار مهمی هستند و تشکل شما وابسته به کمک‌های آنها است. بنابراین باید بر روی نحوه رفتار با ایشان وقت و انرژی صرف شود و با برخورد بسیار محترمانه و تشکرآمیز در آنها رضایت ایجاد شود.

افرادی که نامشان در فهرست گرم شما قرار دارد، به مثابه دوستان ارزشمند تشکل شما هستند. بنابراین باید به بهانه‌های مختلف و از طرق مختلف با آنها ارتباط برقرار کرد و آنها را در جریان فعالیت‌های تشکل قرار داد. بدین ترتیب است که می‌توان امیدوار بود ایشان همراهی خود را با شما حفظ کنند. به اهدای کمک‌های بیشتری بپردازند و در نهایت، تبدیل به حامیان مالی شما شوند. برخی از بهترین راه‌ها برای حفظ ارتباط مستمر عبارتند از ارسال خبرنامه، برگزاری گردهمایی به بهانه‌های مختلف،‌ تسهیل دعوت به مراسم ملی و امثالهم.

اما حقیقت آن است که به هر حال به علل مختلف، درصدی از افراد طی زمان از فهرست گرم تشکل شما حذف خواهند شد. لذا از یک سو به بهانه جایگزین کردن افراد خارج شده و از سوی دیگر برای افزودن به فهرست گرم، باید همواره در هر فرآیند نامه‌نگاری، یک فهرست سرد تهیه کرد و مخاطبان جدید را هدف قرار داد. در غیر این صورت، کم‌کم در اطراف خود حامی مالی نخواهید داشت.

*مدیرعامل شرکت مشاوره مدیریتی درسا اندیش

منبع: www.vso.uk/Publications