گارو هوانسیان‌فر*

این سری نوشتار یک بحث طولانی است که از این پس در شماره‌های بعدی روزنامه دنیای اقتصاد دنباله مطالب آن را مطالعه خواهید کرد. بنابراین، در صورت تمایل، می‌توانید دنباله مطالب این نوشتارها را در آینده پیگیری کنید. البته این نوشتارها لزوما پشت سرهم نخواهند بود و در بین آنها مطالب دیگری را نیز خواهم نوشت ولی این مطالب یکی از اصلی‌ترین موضوعات نوشتارهای مرا تشکیل خواهند داد زیرا ضرورت نوشتن آنها را به‌طور جدی حس می‌کنم. این نوشتارها که در مورد کنترل‌های داخلی است، موارد مختلفی است که در شرکت‌ها مشاهده کرده‌ام و لازم می‌بینم که به اطلاع سایر اشخاص علاقه‌مند برسانم (البته بدون ذکر نام شرکت‌ها و نوع فعالیت آنها). چنانچه خوانندگان گرامی مایل باشند، می‌توانند درخواست‌های خود را در مورد مطالب خاصی که آنها علاقه‌مند هستند تجربیات خود را در مورد آنها بنویسم، به صورت تلفنی، E-mail، فکس یا سایر طرق به من اطلاع دهند و من در حد توان به خواسته‌های آنها پاسخ مثبت خواهم داد.

این نوشتار‌ها می‌تواند نه تنها برای صاحبان و مدیران شرکت‌ها مفید واقع شود، بلکه می‌تواند برای افراد مختلف در شرکت‌ها، حسابرسان، دانشجویان و مولفان و مترجمان کتب نیز سودمند باشد.

طی سال‌ها حسابرسی، مشاوره مالی و طراحی سیستم‌های مالی در شرکت‌ها و صنایع مختلف خصوصی، به موارد مختلفی برخورد کرده‌ام که آنها را برای آگاهی خوانندگان گرامی می‌نویسم تا در صورت تمایل و در صورت مشاهده چنین مواردی در شرکت‌های خود، اقدامات مقتضی را به عمل آورند.

یکی از مهم‌ترین موارد در کلیه شرکت‌ها، وجود کنترل‌های داخلی مناسب است. با وجود کنترل‌های داخلی مناسب و کافی، از بسیاری از سوء‌استفاده‌ها جلوگیری می‌شود و در نهایت هم می‌توان اطمینان حاصل کرد که صورت‌های مالی که در اختیار صاحبان سرمایه و مدیریت و سایر استفاده‌کنندگان قرار داده می‌شود، تا حد بسیار بالایی قابل اتکا و اطمینان است بنابراین سعی می‌کنم به کلیه کنترل‌های داخلی لازم در شرکت‌ها در نوشتارهای خود بپردازم.

این بار می‌خواهم به تقسیم وظایف در شرکت‌ها بپردازم. یکی از اساسی‌ترین کنترل‌های داخلی در هر شرکتی، تقسیم وظایف است. یعنی وظایف انجام امور شرکت به نحوی تقسیم شود که کاری را یک نفر از ابتدا تا پایان به تنهایی انجام ندهد.

کارها باید طوری بین افراد در شرکت‌ها تقسیم شود تا هر شخصی قسمتی از یک کار را انجام دهد و بقیه کار توسط شخص یا اشخاص دیگری انجام گیرد تا اگر اشتباه یا موردی (چه عمدی و چه سهوی) در انجام آن کار وجود دارد، توسط یکی از انجام دهندگان آن کار کشف و به مسوولان مربوطه گزارش شود. هر قدر شرکت‌ها از نظر فعالیت بزرگ باشند، تقسیم کار را می‌توان به سادگی و بدون انجام هزینه‌های اضافی در آن شرکت‌ها به نحو مناسب و مطلوب عملی کرد. بنابراین، اولین قدم این است که فعالیت‌های هر شرکت را به قسمت‌های مختلف و جدا از هم تقسیم کرد به طوری که هر قسمت، بخشی از کل فعالیت‌های یک شرکت را انجام دهد و در هر قسمت، تا حد امکان تقسیم وظایف به نحو مطلوب صورت گیرد و هر شخصی قسمتی از یک کار را انجام دهد و بقیه آن کار توسط شخص یا اشخاص دیگری تکمیل شود.

البته تقسیم وظایف باید توسط اشخاصی صورت گیرد که در امر کنترل‌های داخلی تخصص کافی داشته باشند. اصولا ایجاد کنترل‌های داخلی در هر سازمان باید توسط اشخاص متخصص بیرون از آن سازمان صورت گیرد تا به هیچ وجه در ایجاد کنترل‌های داخلی نتوان راه‌های فرار از آنها را در نظر گرفت.

من، کنترل‌های داخلی هر سازمان را به صورت زنجیر بسیار بلندی تصور می‌کنم که دور آن سازمان را پیچیده است و این زنجیر دارای حلقه‌های بسیاری است و وجود هر کدام از این حلقه‌ها برای برقراری سیستم کنترل‌های داخلی ضروری است. قصد و هدف من از این نوشتارها، توضیح در مورد هر کدام از این حلقه‌های زنجیر بزرگ است.

کلام آخر و نتیجه گیری در مورد نوشتار شماره یک: ایجاد کنترل‌های داخلی مناسب و کافی در هر شرکت امری ضروری و اجتناب‌ناپذیر است و یکی از بزرگترین قدم‌ها در این رابطه، تقسیم وظایف در حد امکان بین قسمت‌های مختلف و کارکنان آن قسمت‌ها است. لازم است که شعار و عمل کلیه مدیران همیشه این باشد: کنترل‌های داخلی، کنترل‌های داخلی و کنتر‌ل‌های داخلی.

به خوانندگان گرامی و عزیز پیشنهاد می‌نمایم که در صورت تمایل، این نوشتارها را به ترتیب شماره بایگانی کنند، زیرا در مواردی لازم خواهد بود که در نوشتار‌های بعدی، به قسمت یا قسمت‌هایی از نوشتارهای قبلی، اشاره نمایم.

* عضو پیوسته انجمن

حسابداران خبره مدیریت انگلستان