در این نوشتار مطالب در دو بخش ارائه می‌گردد، بخش اول ضرورت بودجه‌ریزی در شرکت‌های بیمه و بخش دوم تهیه بودجه قابل انعطاف به عنان یک نظام بودجه‌بندی کارا در شرکت‌های بیمه. حمیدرضا شماخی*

بخش اول:

بودجه به عنوان برنامه مالی یک واحد تجاری اهمیت فراوانی در نیل به اهداف و استراتژی‌های سازمان دارد.

اگر هدف اصلی یک واحد تجاری کسب درآمد بیشتر و نهایتا سود بالاتر باشد، باید میزان هزینه‌ها و مقدار وجه نقد مورد نیاز برای نیل به این اهداف تعیین شود. (تحلیل هزینه فایده cost benefit analysis).

بودجه امکان کنترل هزینه‌ها و مسوولیت‌سنجی مراکز هزینه و نهایتا تعیین میزان‌ تحقق اهداف یک واحد تجاری را فراهم می‌کند.

لازمه بودجه‌بندی مناسب وجود اطلاعات دقیق، آمار و مستندات به‌روز و دستیابی به موقع به اطلاعات است.

شرکت‌های بیمه به عنوان یکی از مهم‌ترین موسسات مالی و اعتباری کشور باید از نظام بودجه‌بندی مطلوب و متناسب با فعالیتشان برخوردار باشند. مقوله بودجه در موسسات خدماتی از قبیل شرکت‌های بیمه نسبت به سایر واحدهای تجاری، به دلایل زیر بااهمیت‌تر است.

۱. تنها محصول تولیدی (out put) یک شرکت بیمه به عنوان یک موسسه خدماتی تامین آسایش خاطر بیمه‌گذاران است. به دلیل ماهیت غیرفیزیکی و نامحسوس این محصول، بازاریابی در این صنعت اهمیت فراوان دارد.

تصمیم‌گیری در مورد خرید یک کالای نامحسوس نظیر بیمه‌نامه بسیار دشوارتر از خرید یک کالای فیزیکی با مختصات قابل مشاهده مانند خودرو است. لذا فروش محصولی مانند بیمه‌نامه نیازمند برنامه‌ریزی جامع و بخشی از آن برنامه‌ریزی مالی (بودجه) دقیق است.

۲. شرط دوام و بقای شرکت‌های بیمه برآورد میزان تعهدات خود در قبال بیمه‌گزاران و ایفای به موقع تعهدات است.

در بودجه‌بندی درآمدها و هزینه‌های شرکت‌های بیمه برآورد می‌شود و در صورت غیرقابل دسترس بودن و برآورد نادرست اقلام بودجه امکان تعیین این تعهدات میسر نمی‌باشد. بهتر است کنترل قبل از خرج (تامین اعتبار قبل از هزینه شدن) و حسابرسی هزینه‌های انجام شده همواره مدنظر قرار گیرد.

۳. در بودجه‌بندی جامع امکان برآورد سود بودجه شده و نهایتا تعیین حوزه مانور شرکت‌های بیمه (حاشیه فروش) از جهت تغییر میزان هزینه‌ها یا کاهش مبالغ حق بیمه‌ها بسیار موثر است و این منجر به حفظ سهم بازار شرکت‌های بیمه خواهد شد.

به نظر می‌رسد توجه به عوامل زیر شرکت‌های بیمه را قادر می‌سازد تا در بودجه و فرآیند بودجه‌بندی به وضعیت مطلوبی برسند.

۱ - به دلیل ماهیت بودجه‌بندی که مبتنی بر برآورد و تخمین است، هر چه این برآوردها مبتنی بر آمار و اطلاعات دقیق‌تر و مستندات بیشتر صورت گیرد، قابلیت اتکای بودجه نیز افزایش می‌یابد، بنابراین برای تهیه اطلاعات و آمارهای مستند و

به روز، علی‌‌الخصوص امروزه که تولید اطلاعات و آمار سرعت و تنوع چشمگیری یافته است، ایجاد سیستم‌های جامع اطلاعات کامپیوتری حسابداری بیش از پیش ضروری به نظر می‌رسد.

۲ - برآورد دقیق در زمان تصویب بودجه و ایجاد نظام حسابرسی و ضمانت اجرایی کافی برای نحوه هزینه‌شدن اعتبارات مصوب و عدم مصرف هر وجهی در سرفصل خود باعث می‌شود در مصرف بودجه التزام عملی به رعایت اعتبار مصوب به وجود نیاید.

۳ - تهیه بودجه نقدینگی و نسبت‌های مالی، با توجه به اهمیت زیاد وجوه نقد در عملیات بیمه‌گری و ایفای تعهدات شرکت‌‌‌های بیمه ضروری به نظر می‌رسد.

۴ - تهیه بودجه مقداری تولید در مورد بیمه‌نامه‌های صادره و خسارت‌های پرداختی تجزیه و تحلیل عمیق‌تر را امکان‌پذیر می‌کند.

۵ - استفاده از تجزیه و تحلیل‌های حسابداری مدیریت در تصمیم‌گیری‌ها سرمایه‌ای از قبیل تصمیم به ساخت یا خرید، اجاره یا خرید دارایی‌های ثابت در بودجه‌‌بندی سرمایه‌ای و تهیه نسبت‌های مالی مربوط به آن منجر به اخذ بودجه‌های صحیح در بخش هزینه‌های سرمایه‌ای از قبیل بودجه خرید زمین، ساختمان، تاسیسات، اثاثیه و وسایط نقلیه می‌شود.

۶ - با تهیه صورت‌های مالی اساسی بودجه شده امکان قابلیت مقایسه بودجه مصوب با عملکرد واقعی در صورت‌های مالی اساسی فراهم شده و تجزیه و تحلیل انحرافات نیز میسر می‌شود.

۷ - برای افزایش اعتبار و روایی بودجه تنظیمی، چنانچه بودجه‌بندی در قالب کمیته‌ای متشکل از نمایندگان مراکز هزینه و مسوول بودجه به صورت مشارکتی تهیه و تنظیم شود، استفاده از خرد جمعی در فرآیند بودجه‌بندی احتمال بروز خطا و اشتباه را کاهش خواهد داد.

۸ - در نهایت ساختار تشکیلاتی واحد بودجه بهتر است از قسمت اجرایی جدا شده و در کنار واحدهای طراحی و برنامه‌ریزی صرفا به کار برنامه‌ریزی و تجزیه و تحلیل انحرافات بودجه‌ای بپردازد.

بخش دوم- تهیه بودجه قابل انعطاف در شرکت‌های بیمه

با توجه به ضرورت تهیه بودجه در شرکت‌های بیمه، تنظیم بودجه قابل انعطاف، ابزاری مناسب در ایجاد نظام بودجه‌بندی در شرکت‌‌های بیمه است. بودجه قابل انعطاف بودجه‌ای است که برای چند سطح فعالیت تهیه شده و هزینه‌ها و درآمدهای حاصله از آن سطوح فعالیت با یکدیگر مقایسه می‌شود. برای تهیه بودجه قابل انعطاف در شرکت‌های بیمه می‌توان سطوح فعالیت را معادل میزان حق بیمه صادره برآورد کرد و براساس اطلاعات تاریخی و رفتار هزینه‌ها (هزینه‌های ثابت و متغیر) میزان هزینه در سطوح مختلف فعالیت برآورد شود.

هنگامی که عملکرد واقعی مراکز هزینه مشخص شد، می‌توان آن را با سطح درآمدها و هزینه‌های برآوردی مقایسه کرد.

میزان هزینه‌های تحقق یافته فقط در صورت حصول درآمدهای همان سطح فعالیت توجیه‌پذیر است. در صورت وجود هر گونه انحراف دلیل آن را پیگیری کرد. با ایجاد نظام بودجه‌بندی قابل انعطاف می‌توان یک سیستم حسابداری سنجش مسوولیت ایجاد کرد و سهم هر یک از مراکز هزینه را در موفقیت یا عدم موفقیت سازمان دقیقا مشخص نمود.

* فوق‌لیسانس حسابداری