با مدیری که همیشه ساز مخالف می‌‌‌زند چطور رفتار کنیم؟
مشاور عزیز،
من در واحد تولید یک شرکت مواد غذایی کار می‌‌‌کنم. رئیسم «جین» انسان خوبی است اما متاسفانه عادت دارد همیشه با هر پیشنهادی مخالفت کند. هر وقت درخواستی از او دارم، تا حرفم تمام نشده، یک «نه بزرگ» میگوید و انگار روی من آب یخ می‌‌‌ریزد.
اخیرا با همکارها، ایده تولید یک محصول جدید به ذهنمان رسیده که اگر به نتیجه برسد، کلی درآمد برای شرکت می‌‌‌آورد. ما می‌‌‌ترسیم آن را با جین مطرح کنیم چون مطمئنیم که مخالفت می‌کند، مخصوصا اگر بشنود که هزینه اجرای ایده، مجموعا ۳۰۰هزار دلار است. آیا راهی هست که بتوانیم او را متقاعد کنیم؟ با مدیری که دائما با درخواست‌‌‌ها مخالفت می‌کند چطور رفتار کنیم؟
پاسخ: دوست عزیز، ما در انجام شغلمان گاهی نیاز به تایید یا کسب اجازه داریم، مثلا برای اجرای یک استراتژی جدید یا همکاری با یک واحد دیگر یا به مرخصی رفتن. و این زمانی مشکل‌‌‌زاست که رئیس تو به همه درخواست‌‌‌ها «نه» بگوید.
کری فلین برت، مشاور منابع انسانی، زمانی را به یاد می‌‌‌آورد که خودش با چنین رئیسی کار میکرد.
او میگوید: «این رفتارش اجازه نمی‌‌‌داد پیشرفت کنم.» مدیرش، تمام تلاش‌‌‌های او را برای گرفتن پروژه‌‌‌های بزرگ‌تر و مسوولیت‌‌‌های بیشتر نقش بر آب میکرد. ما از زمانی که بچه‌‌‌ایم تا همین حالا در محیط کار، همیشه از نه شنیدن متنفر بوده‌‌‌ایم. معمولا جواب منفی را بیش از حد جدی یا به خودمان می‌‌‌گیریم و آن را تحقیرآمیز تلقی می‌‌‌کنیم یا حس می‌‌‌کنیم اگر نه بشنویم، دنیا به آخر می‌‌‌رسد. معمولا وقتی درخواستمان رد می‌شود، با ناامیدی به میز کارمان برمی‌‌‌گردیم و در سکوت، حرص می‌‌‌خوریم یا بدتر، کنترل از دستمان خارج می‌شود و عصبانیتمان را سر رئیس خالی می‌‌‌کنیم که البته اولش حس خوبی دارد اما بعدا به ضررمان تمام می‌شود.
ویلیام یوری، هم‌‌‌بنیان‌گذار دوره‌‌‌های مذاکره دانشگاه هاروارد میگوید: «بیشتر اوقات روی مقصر اشتباهی تمرکز می‌‌‌کنیم. وقتی چیزی که می‌‌‌خواهیم را به دست نمی‌‌‌آوریم، مانع اصلی، مدیر بدقلقمان نیست بلکه خودمان هستیم.»
او در کتاب جدیدش که به زودی منتشر می‌شود، امکان گرد هم آوردن افراد در زمان اختلافات را بررسی می‌کند.
او میگوید: «پس از نه شنیدن، به جای دلخور شدن، همدلی و کنجکاوی نشان دهید. از بیرون به ماجرا نگاه کنید. فکر کنید این یک نمایش تئاتر است و شما و رئیستان بازیگرانش هستید.»
او میگوید سپس در جواب بگویید: «متوجهم» و بعد، یک سوال با مضمون «آیا امکانش هست» یا «اگر» بپرسید. مثلا «اگر در ماه‌‌‌های بعد انجامش دهیم چطور؟» یا «چطور است از واحد بازاریابی بخواهیم زمینه همکاری با مشتری را فراهم کند؟» باید کشف کنی که دلیل مخالفت یا تردید رئیست چیست. به این منظور، بپرس «چرا نه؟» در اینجا لحن تو خیلی مهم است. باید کنجکاو به نظر برسی، نه پرخاشگر.
عبارت «چرا نه»، بخش انتقادی مغز را فعال می‌کند و معلوم می‌شود که چه چیزی دارد رئیست را اذیت می‌کند. عامل مخالفتش چیست؟
به این ترتیب، سرنخ‌هایی پیدا می‌‌‌کنی تا آن را برطرف کنی. اما سوال اینجاست که چرا رئیست همیشه ساز مخالف می‌‌‌زند. ممکن است ذاتا آدم بدبینی باشد یا شاید بیشتر از تو در جریان بودجه شرکت است. شاید هم می‌‌‌ترسد که مبادا از او جلو بزنی یا شاید نگران است که مدیران بالا درخواست را رد کنند. شاید هم فقط خسته است.
«تام کراوس»، مدیرعامل «دوناتوس پیتزا» که یک پیتزافروشی زنجیره‌‌‌ای در اوهایو است میگوید: «کار را برای مدیرتان آسان کنید. ابتدا یک سوال بله/خیر بپرسید که امکان رد کردنش وجود نداشته باشد. سوالتان باید گسترده باشد نه به شکل دستوری یا تجویزی. آن را به هدف یا مشکل بزرگ سازمان ارتباط دهید.» پارسال، تیم عملیات و نوآوری شرکت برای طرح درخواستشان از همین تاکتیک استفاده کردند. آنها می‌‌‌خواستند درباره چالش‌‌‌های کارکنان با تام صحبت کنند. هزینه‌‌‌های دستمزد افزایش یافته بود و کارکنان نمی‌‌‌خواستند بعضی از کارهای پخت پیتزا را انجام دهند. تیم معتقد بود که اگر بعضی از کارها را ماشینی کنند، مشکل حل می‌شود اما ابتدا این راه‌حل را مطرح نکردند. فقط می‌‌‌خواستند تام بپذیرد که «باید چاره‌‌‌ای اندیشید».
تام میگوید: «(اگر کسی با این رویکرد سراغم بیاید) نمی‌توانم نه بگویم.»
او در ادامه میگوید: «اگر از همان ابتدا، موضوع ماشینی کردن کارها را مطرح می‌‌‌کردند، احتمالا ناراحت یا عصبانی می‌‌‌شدم و می‌‌‌ترسیدم که مبادا ماشینی شدن امور، به روح و جنبه انسانی شرکت آسیب بزند.» چند ماه بعد، وقتی تیم دوباره سراغ تام رفتند و ماشینی را به او معرفی کردند که در هفت ثانیه، به پیتزاها سس می‌‌‌زد، او با آغوش باز، پذیرفت.
او میگوید: «این رویکرد آرام باعث شد تصمیم هیجانی نگیرم.» اگر درخواستی از مدیر خود داری، رویکرد «جلسه قبل از جلسه» را پیشنهاد می‌‌‌کنم. اگر در جلسه با حضور سایر کارمندها درخواستت را مطرح کنی، همه توجه‌‌‌ها به رئیس جلب می‌شود.
«پیتر مالفورد»، مدیر ارشد نوآوری شرکت مشاوره استراتژی BTS میگوید بهتر است قبل از آن، یک جلسه دونفره با او داشته باشی و ایده خود را در قالب یک پیش‌نویس یک صفحه‌‌‌ای به او ارائه کنی. در آن باید برای اثبات ایده‌‌‌ات، شواهد بیاوری و بگویی که روی چه کسانی تاثیر خواهد گذاشت. سپس از او بپرس: «چه شرایطی باید فراهم شود تا این ایده، واقعا هیجان‌‌‌زده‌‌‌تان کند؟» سپس درخواستت را به فازهای کوچک‌تر تقسیم کن. گفتی که نیازمند یک بودجه ۳۰۰هزار دلاری برای تولید یک محصولی. بهتر است این مبلغ را همان ابتدا درخواست نکنی. ابتدا هزینه اولیه را درخواست کن. مثلا هزینه قرارداد شرکت بازاریابی برای تخمین پایگاه مشتری که حدود ۵هزار دلار است. این‌جوری او فکر نمی‌‌‌کند در منگنه قرار گرفته بلکه حس می‌کند با در نظر گرفتن منافع شرکت، از حقایق پرده برمی‌‌‌داری. سعی کن اعتمادش را جلب کنی.
«مایکل کوئین»، مدیرعامل شرکت «ماینور نوبلز» میگوید: «سعی کنید قبل از طرح ایده، به او نشان دهید که در آن زمینه دانش کافی دارید. مثلا قبل از طرح ایده درباره هوش مصنوعی، از چند هفته قبل چند لینک و مقاله در این‌باره به او بفرستید تا اعتمادش جلب شود.» یا از خودتان بپرسید «رئیس به چه کسی اعتماد دارد؟»
سپس ایده را با آن فرد در میان بگذار و نظر او را در پیشنهاد نهایی خود لحاظ کن. وقتی رئیس ایده تو را می‌‌‌شنود، احتمالا سراغ معتمد خود می‌رود. و خوبی‌‌‌اش این است که تو از قبل، حمایت آن فرد را جلب کرده‌‌‌ای. به آن فرد تاکید کن که قصدت، دور زدن رئیس نیست بلکه به دنبال توصیه‌‌‌های ابتدایی هستی. «امی گالو»، نویسنده کتابی درباره همکاران بدقلق است.
او زمانی، رئیسی داشت که ایده‌‌‌های همه کارمندها را رد میکرد و پس از چند هفته، خودش آنها را اجرا میکرد. امی و همکارها ابتدا ناراحت می‌‌‌شدند اما بعد از مدتی گفتند: «حداقل ایده‌‌‌هایمان اجرا می‌شود.» او پیشنهاد می‌کند هنگام طرح یک ایده به رئیسی که احساس نا‌‌‌امنی می‌کند، به جای ضمیر «من»، از «ما» استفاده کنید. نه شنیدن، همیشه به معنای پایان گفت‌‌‌وگو و «ختم کلام» نیست.
منبع: Wall Street Journal
