شکل‌گیری گروه مدیریتی در عصر جدید بنگاه‌ها

نویسنده: ریوا لسونسکی

مترجم: سیمین راد

امروزه دو شیوه نوین برای مدیریت مسائل یک شرکت وجود دارند: (الف) انتخاب یک رییس برای هیات مدیره شرکت؛ (ب) انتخاب یک گروه مدیریتی بدون رییس. در روش اول، یک نفر صحبت‌های اعضای هیات‌مدیره را می‌شنود، تصمیم می‌گیرد و نتایج تصمیم‌ها را به گوش سایر اعضا می‌رساند، اما در روش دوم یک گروه تصمیم می‌گیرد و خود گروه نتایج تصمیم‌هایش را پی می‌گیرد. در اولی، هیات مدیره از کارمندان رده بالای شرکت، سهام‌داران، سرمایه‌گذاران و مدیران ارشد آن شرکت تشکیل می‌شود. اما در دومی، گروه مدیریتی می‌تواند از همه اعضای یک شرکت، کارمندان رده‌پایین یا رده‌بالا، حتی مسوولان نظافت و خدمات نیز تشکیل شود. در اولی، ضریب خطا بسیار بالا است؛ چرا که همه اعضای هیات مدیره یک هدف مشخص مالی دارند، اما در دومی مسائل مالی در کار نیست، همفکری و مشارکت بدون مسائل مالی وهمدلانه است و در نتیجه احتمال اشتباه بسیار پایین می‌آید. اغلب کسب و کارهای قدیمی از روش اول استفاده می‌کردند. جالب است که آنها معمولا هیات مدیره نیز نداشتند. بسیاری از کسب و کارهای اقتصاد کنونی نیز همچنان به روش قدیمی به حیات خود ادامه می‌دهند. هنوز هم بسیاری از شرکت‌ها از وجود هیات مدیره بی‌بهره هستند.

معمولا یک رییس یا یک مدیریت اصلی وجود دارد: او بر همه بخش‌های اداری، رفاهی، مالی، فنی، بازرگانی، بازاریابی، و خدمات نظارت کامل دارد. گروه مدیریتی، شیوه نوینی از مدیریت بر کسب‌وکار است که بدون توجه به مسائل مالی سعی در همفکری و مشارکت همه بخش‌های یک شرکت دارد.

اما باید رفته‌رفته بتوانیم با واقعیت جهان امروز اقتصاد، همراه شویم. اگر می‌خواهیم پیشرفت کنیم و زیر فشارهای اقتصادی نابود نشویم، باید تغییرات کلان مدیریتی را به کارمان وارد کنیم. نه تنها در بسیاری از شرکت‌ها یک رییس حکم می‌راند، بلکه در اغلب موارد هیات مدیره نیز ناکارآ و بی‌اثر است. ما نه تنها می‌خواهیم از سیستم تک‌مدیره یا حتی هیات‌مدیره خارج شویم، بلکه درصدد ایجاد سیستم مدیریت گروهی هستیم.

امروزه در آمریکا به این روشِ جدید «گروه مدیریتی» می‌گویند. یک هیات مدیره همواره از بالاترین اعضای یک شرکت یا سهامداران آن تشکیل می‌شود، اما یک گروه مدیریتی را نیروهای توانا، کاری، سازنده، تیزبین، باهوش و مولد آن ایجاد می‌کنند. تقریبا اکثر کسب‌وکارهای کوچک نیز کم‌کم به جمع گروه‌های مدیریتی اضافه می‌شوند و گروه‌های مدیریتی خودشان را می‌سازند. اخیرا برخی از شرکت‌های بزرگ علاوه بر هیات‌مدیره از گروه‌های مدیریتی موازی نیز استفاده می‌کنند.

تقریبا هر شرکتی به نوبه خودش به اهمیت گروه مدیریتی پی برده است. پس هر اتفاقی که در راه مدیریت کسب‌وکارهای آمریکایی باشد، گروه‌های مدیریتی آینده تعامل و سازندگی را در اقتصاد جهان به رخ می‌کشد. این روش آشکارا مزیت‌های بسیار زیادی دارد. ما در این مقاله تلاش می‌کنیم تا شش راه اصلی برای ایجاد یک گروه مدیریتی را پیشنهاد دهیم.

(۱) گروه مخصوص به خودتان را بسازید: در ابتدا نباید خیلی به خودتان سخت بگیرید. می‌توانید از اعضای کنونی شرکت شروع کنید و سپس نگاهی به بیرون از شرکت نیز داشته باشید. توانایی‌های افراد را با نگاهی باز بسنجید. قرار نیست افراد مسن و رده‌بالا در گروه مدیریتی عضو باشند. قرار نیست شما به عنوان مدیر کنونی شرکت در این گروه نیز انتخاب شوید.

این گروه مدیریتی دیگر همچون هیات مدیره عمل نمی‌کند، بلکه به صورت مشارکتی و جمعی بر حسب علایق و توانایی‌ها تصمیم می‌گیرد. پس ابتدا پرونده کاری هر یک از اعضا را در همه رده‌های کاری شرکت به دقت بررسی کنید. در نهایت می‌توانید بر مبنای قابلیت‌ها، توانایی‌ها، سابقه‌ها، پاداش‌ها و علاقه‌مندی‌ها گروه خودتان را تشکیل دهید.

(۲) به توانایی‌های افراد توجه کنید: به برگه‌های استخدامی و سابقه‌های کارمندانتان رجوع کنید. خوب این برگه‌ها را از نو مطالعه کنید. باید حوصله زیادی به خرج بدهید. نکات منفی را نادیده بگیرد و نکات مثبت را در برگه‌ای جدید یادداشت کنید. چه کسانی بیشترین امتیاز مثبت را کسب کرده‌اند؟ چه کسانی بیشترین توانایی‌ها را دارند؟ چه کسانی چندین مهارت مختلف را در خود دارند؟ این افراد می‌توانند به عضویت گروه مدیریتی شرکت شما درآیند.

(۳) ضعف‌هایتان را ارزیابی کنید: کدام بخش از شرکت شما ضعیف عمل می‌کند؟ این پرسش به شما کمک می‌کند تا هر بخش، هر فرد، هر وضعیت، و روی هم رفته کل شرکتتان را مورد ارزیابی قرار دهید. هر کارمندی نمی‌تواند در همه امور توانایی داشته باشد. شما باید بتوانید برای رفع ضعف‌هایتان ابتدا آن ضعف‌ها را شناسایی کنید.

گروه مدیریتی شما باید از کسانی تشکیل شود که توانایی ارزیابی ضعف‌های کسب‌وکارتان را دارند. آنها به خوبی باید بتوانند اشتباهات شرکت را گوشزد کنند. به همین خاطر، لزوما نباید یک کارمند رده بالا به عضویت گروه مدیریتی درآید. چه بسا مدیران رده بالا فقط اشتباهات کارمندان رده‌پایین را ببیند و از اشتباهات خودشان غافل شوند. درست به همین دلیل یک گروه مدیریتی کاملا با یک هیات مدیره متفاوت است.

(۴) به نظرات کارمندان بها دهید: فرض کنید گروه مدیریتی شرکتتان را از اعضای مختلف و گوناگون آن ایجاد کرده‌اید. می‌دانید چه تغییری رخ داده است؟ اکنون شما عملا بیش از پیش نسبت به کارمندان حس مسوولیت نشان داده‌اید. برخی از پایین‌ترین رده‌های شرکت به عضویت یکی از مهم‌ترین گروه‌های تصمیم‌گیری شرکت درآمده‌اند. آنها در این صورت احساس مسوولیت بیشتری خواهند کرد و شرکت را به خودشان نزدیک‌تر خواهند دید.

چه اتفاقی می‌افتد اگر یک کارمند بخش خدمات یا حتی ترابری به عضویت گروه مدیریتی درآید و در مورد مهم‌ترین مسائل شرکت حق رای داشته باشد؟ چه بسا نظر این کارمند بسیار ثمربخش‌تر از مدیران رده‌بالای شرکتتان باشد. گروه مدیریتی به همه اعضای شرکت مجال می‌دهد تا نظرشان را ابراز کنند و در روند کلی شرکت تاثیر مستقیم بگذارند.

(۵) اهداف شرکت را مشخص کنید: آیا اهداف شما شخصی هستند یا جمعی؟ در این مورد دو رویکرد مدیریتی وجود دارد: رویکرد اول می‌گوید که رییس شرکت باید به اهداف شخصی خود، خانواده، سرمایه، و زندگی‌اش بها دهد؛ زیرا شکست و پیروزی در کسب‌وکار فقط به مدیریت شرکت تعلق دارند. رویکرد دوم می‌گوید که شکست و پیروزی شرکت همزمان به رییس شرکت و همه کارمندانش تعلق دارند و هدف از کسب‌وکار موفقیت همه اعضای یک شرکت است. تعریف یک گروه مدیریتی برای شرکتتان به این معنا است که شرکت به همه کارمندان رده‌بالا و رده‌پایین‌اش تعلق دارد. در این صورت، همه اعضا برای پیروزی شرکت تلاش می‌کنند و همچنین همه‌شان برای جلوگیری از شکست شرکت کوشش به خرج می‌دهند.

(۶) گروه مدیریتی را آموزش دهید: پس از انتخاب اعضا باید جلسه‌ای برگزار شود. شما دیگر رییس این شرکت نیستید. شما بخشی از گروه مدیریتی این شرکت هستید. افراد گروه را باید بر مبنای سلایق و علایق و بر مبنای توانایی‌ها و مهارت‌ها دسته‌بندی کنید. سپس باید مسوولیت هر زیرگروه را مشخص کنید. هر زیرگروه وظیفه دارد تا به اعضای خودش آموزش دهد.

نقاط مثبت و منفی شرکت را به زیرگروه مزبور گزارش دهد، به نظرات کارمندان بها دهد، توانایی‌های افراد را مد نظر قرار دهد و برای موفقیت شرکت تلاش کند. به این ترتیب، حتی دیگر نیازی نیست که خودتان به کسی آموزش بدهید. زیرگروه‌های گروه مدیریتی می‌توانند با آموزش خودشان کل گروه را نیز آموزش دهند.

اما این شش نکته پایان راه نیست. گروه مدیریتی از اعضایی تشکیل نمی‌شود که برای مدتی طولانی عضو آن باشند. زیرا یک گروه مدیریتی همواره باید بتواند پویایی خودش را حفظ کند و اعضای جدیدی را وارد و خارج کند. اگر اعضا به درستی آموزش دیده باشند، آنگاه خودشان می‌توانند بسته به توانایی‌هایشان در مورد عضویت یا عدم عضویت‌شان در گروه مدیریتی ابراز نظر کنند.

به این ترتیب، گروه مدیریتی نقشی اخلاقی نیز ایفا می‌کند و همه کارمندان شرکت و بخش‌هایش را به سلامت روانی بالاتری ارتقا می‌دهد. همچنین، گروه مدیریتی از اعضایی تشکیل نمی‌شود که برای مدتی طولانی جلسه برگزار می‌کنند. چه بسا در طول شش ماه حتی نیاز به یک جلسه هم نباشد و اعضای زیرگروه‌ها به صورت فعال و پویا وظایفشان را انجام دهند. کسی در گروه مدیریتی حقوق اضافه دریافت نمی‌کند. حتی هیچ کسی در این گروه سرمایه‌گذاری نمی‌کند. گروه مدیریتی یک اتاق فکر است که جا را برای همه کارمندان یک شرکت (از رده‌های بالا تا پایین) باز می‌کند.