حتما به اسنادی برخورده‌اید که تعدادی حروف منقطع یا یکسری اعداد که در دید مخاطب فاقد هرگونه معنا یا یک وجه مشترک باشند متن آنها را تشکیل می‌دهد. بعضی از این اسناد برخلاف تصور از روش و قاعده‌ای خاص پیروی می‌کنند که با تلاشی اندک و مقداری شانس پژوهشگر می‌تواند رموز سند را کشف کند. رمزنویسی معمولا بنا بر مصلحت شکل می‌گیرد اساسا حکومت‌ها برای پیام‌ها و احکام و اوامر کوتاه و سری از این روش در اسناد بهره می‌جسته‌اند. رمزنویسی یک توافق است و نمی‌توان قاعده‌ای همه‌گیر و کلی برای آن تصور کرد. نشانه‌هایی که برای مکاتبات خفیه گذاشته می‌شود براساس یک توافق مشترک بین دو مرکز فرستنده و گیرنده تنظیم می‌شود. هر وزارتخانه و اداره به یک نحوی رمزنویسی می‌کند و پی بردن به مفهوم رموز تنها با رجوع به کتب مصنفه(کتب اصلی که رمزگذاری را ابداع کرده) آن امکان‌پذیر است. سه نمونه رایج رمزنویسی در دوره قاجاررا می‌توانم این‌گونه بیان کنم:

- رمزنویسی براساس حروف تهجّی

-رمزنویسی براساس نشان مخصوص

- رمزنویسی براساس پنجره‌های مخصوص

درخصوص سومی که کمی گنگ به‌نظر می‌رسد باید گفت در این روش کاغذ را روی پنجره مخصوص گذاشته و بعضی از حروف را بر آن منقش می‌کنند و جای بعضی دیگر از حروف سفید می‌ماند. این روش هم زمانبر و هم به‌دقت زیادی نیاز داشته و کمتر مورد استفاده قرار می‌گرفت. بیشترین مورد استفاده از رمز در اسناد قاجاری استفاده از حروف و اعداد بوده است و کتاب‌هایی در این خصوص با عناوین «مفتاح» تدوین شده که می‌توان بسیاری از این اسناد را از طریق این کلیدها مکشوف کرد.

منبع: پایگاه اطلاع‌رسانی انجمن مطالعات تاریخ قاجار