مدیریت تغییر و کنترل نگرانی
تغییر امری طبیعی و مطلوب است. واکنش‌های متفاوت نسبت به تغییر، غیرقابل پیش‌بینی اما قابل کنترل هستند.
مترجم: مریم صدیق‌زنده
تغییر امری طبیعی و مطلوب است. واکنش‌های متفاوت نسبت به تغییر، غیرقابل پیش‌بینی اما قابل کنترل هستند. مدیریت تغییر به تعبیری دیگر مدیریت ترس افراد است. پدیده تغییر طبیعی است اما واکنش‌های افراد مختلف غیرقابل پیش‌بینی و گاهی بی‌اساس و غیرمنطقی است. این واکنش‌ها قابل مدیریت هستند اگر مدیریت صحیح باشد.
تغییر
هیچ اتفاقی به اندازه تغییرات برای پرسنل شما ناراحت‌کننده نیست. هیچ چیزی به اندازه تغییرات، تاثیرات بالقوه سوء ندارد. تغییر، گاهی باعث از بین رفتن تولید و کاهش کیفیت می‌شود. اما از طرفی هم هیچ چیزی به اندازه تغییر، در حفظ و بقای تشکیلات سازمانی شما مفید و کارساز نیست. تاریخ پر از نمونه‌هایی است که موفق به تغییر در سازمان نشده‌اند و امروز دیگر وجود ندارند. راز مدیریت موفق تغییر از دیدگاه کارمندان، تعریف و تفهیم است.
مخالفت با اعمال تغییرات به دلیل ترس از ناشناخته و پیش‌بینی احتمال خسارت دیدن است. اولین نتیجه‌ای که از تغییرات به‌دست می‌آید مخالفت کارمندان است که علت اصلی این مخالفت، نوع تعبیر و تلقی آنها از این تغییرات است. دومین نتیجه تحولات، به نحوه مجهز شدن کارمندان و نوع آمادگی آنها در برابر و در کنار تغییر و تحولات است.
میزان مخالفت پرسنل بسته به نوع تعبیر آنها از تحولات، متفاوت است. آنها می‌خواهند بدانند این تغییرات چه تاثیری بر موقعیت آنها دارد.
استقبال کارمند از تغییر بستگی به میزان مخالفت وی و مهارت مواجهه و امنیت شغلی دارد.
شما به‌عنوان مدیر و راهبر وظیفه دارید میزان مقاومت‌ها را از همه جوانب کنترل و تا حد امکان به حداقل برسانید و این بدان‌معناست که نمی‌توانید برای اجرای تغییرات، اهداف خود را به زور پیش ببرید و به دیگران تحمیل کنید.
اهمیت تعریف نوع تغییر
اگر میز کار یک کارمند را به اندازه ۶ اینچ جابه‌جا کنید ممکن است اهمیتی ندهد. اما اگر منظور شما از جابه‌جا کردن ۶ اینچی، جا دادن یک میز دیگر برای کارمندی جدید باشد دیگر قضیه فرق می‌کند. نحوه برخورد بستگی دارد به اینکه کارمند اولی احساس کند استخدام کارمند جدید تهدیدی است برای موقعیت شغلی او یا اینکه نیروی جدید یک کمک برای بهتر انجام شدن کارهاست.
*پاداش و ترفیع، عموما یک تغییر خوب و مطلوب است. با این‌حال اگر کارمندی نسبت به توانایی خود در اداره شغل جدید تردید داشته باشد ممکن است به‌شدت مقاومت کند و برای نپذیرفتن ترفیع هزار و یک دلیل بیاورد.
* عموما کارمندانی که در رده‌های بالا هستند مخالفتی نسبت به تغییرات نشان نمی‌دهند. زیرا هم پس‌انداز به اندازه کافی دارند و هم اینکه اگر شغل خود را در شرکت شما از دست بدهند، برای پیدا کردن شغل جدید مشکل زیادی ندارند. اما گاهی اگر احساس کنند که جست‌و‌جوی شغل جدید کاری مشکل و توان‌فرسا است مخالفت خواهند کرد و برعکس، ممکن است کارمند رتبه پایینی که برای روز مبادای خود اندوخته‌ای دارد حتی اگر درآمد پایینی هم داشته باشد مخالفت زیادی نکند.
* بهترین کارمند فروش شما هم در استخدام کارمند جدید واکنش مطلوبی ندارد. او همیشه احساس می‌کند کارمند جدید ممکن است ظاهر مناسبی برای بخش فروش نداشته باشد.
در صورتی که بخواهید نظر خود را تحمیل کنید شکست خواهید خورد. کارمندی که میزش جابه‌جا شده ممکن است مشکلاتی در تولید ایجاد کند. کارمندان درجه یکی که از ترفیع و احراز شغل جدید در هراسند اگر مجبور شوند ممکن است استعفا بدهند.
فروشنده درجه یک شما با تحمیل شدن کارمند جدید ممکن است افت کیفیت شدیدی در نحوه فروش خود داشته باشد. در عوض شما می‌توانید با تعریف و توجیه علت تغییر، مخالفت‌ها را مدیریت کنید.
نحوه تعریف و توجیه
در مرحله اول لازم است نحوه تغییر را با جزئیات برای کارمند خود تعریف کنید.
به روز شدن‌ها و توسعه را واضح و روشن ارائه دهید. در تغییر مکان میز یک کارمند، برای او توضیح دهید که چه تغییراتی در حال اتفاق است. به او توضیح دهید: «ما مجبوریم کارمندان بیشتری استخدام کنیم. میزان فروش ما ۴۰درصد افزایش یافته و ما قادر به جوابگویی تقاضای مشتریان نیستیم. حتی با اضافه‌کاری. مجبوریم برای جا دادن آنها، تغییراتی در محیط کار ایجاد کنیم.» حتی می‌توانید برای جابه‌جا کردن میزها از کارمندتان نظرخواهی کنید. مجبور نیستید نظراتشان را اجرا کنید اما این کار، تفاهم دوجانبه ایجاد می‌کند.
تعریف و توجیه مثل یک خیابان دوطرفه است. علاوه‌بر اینکه لازم است علت تغییر را برای کارمندان توضیح دهید، از کارمندتان بخواهید علت مخالفت خود را به شما بگوید.
تفاهم
* باید به افراد خود کمک کنید موضوع را درک کنند. آنها می‌خواهند بدانند این تغییرات در نهایت به چه نتیجه‌ای می‌انجامد و چه اتفاقی خواهد افتاد. اما علت تغییر را هم می‌خواهند بدانند. چرا این تغییرات انجام می‌شود؟ چرا همان وضعیت قبلی همچنان ادامه نمی‌یابد؟ چرا این تغییر در مورد من اتفاق می‌افتد؟
* آنها همچنین می‌خواهند بدانند چه چیزهایی تغییر نخواهند کرد. این قسمت‌های ثابت برای آنها می‌تواند پناه و پشتیبان باشد. مثل پناه محکمی که بتوانند در طوفان تغییرات به آن تکیه کنند و کمتر آسیب بینند.
* لازم است علت ترس آنها را بدانید. منشا نگرانی آنها مهم است. آیا تعبیر آنها از این تغییرات خوب است یا بد؟
مدیریت مشکلات
سعی نکنید بهانه تراشی کنید. با امیدواری به پیش‌بینی واکنش افراد، وقت خود را تلف نکنید. در عوض سعی کنید یک کانال ارتباطی میان خودتان و کارمندتان ایجاد کنید. در این صورت آنها اتفاقات جدید و علت آن را درک خواهند کرد. آنها از این روش استقبال خواهند کرد و هم قبل از تغییرات و هم بعد از تغییرات می‌توانند پرثمر و کارآمد باقی بمانند.
ارسال نظر